書類作成や専門知識のアップデートに追われ
会計士・税理士は顧客の書類を扱う業務の性質上、事務所に出社して作業を行っています。顧客からの多様な要求や法律・規制の変化に対応するため、忙しい仕事の合間を縫って専門知識を磨いています。リモートワークを導入し通勤や訪問の移動時間を減らすだけでも、少し余裕が生まれるのではないでしょうか。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、Zoomやビジネスチャットなどのオンラインツールの利用が広まった今、士業事務所においてもリモートワークを取り入れるチャンスといえます。
ここでは、働き方最適化に取り組まれている辻・本郷ITコンサルティング株式会社の協力のもと、士業事務所におけるよくある課題と、その対処法について紹介します。
士業事務所における、よくある課題
出社を前提とした業務が多い
顧客案件ごとに書類を作成したり手作業でデータを入力する業務が多いうえに、紙の書面は会社で保管管理するため持ち歩くことはできません。顧客からの相談が事務所の固定電話にかかってくるため、オフィス出社せざるを得ないのが現状です。
紙の書類がボトルネックに
紙書類が多くなるとデータの転記作業やミスがないかの確認作業が増加します。印刷にかかるコストも増えます。重要な書類を紛失しないように注意したり、保管スペースも必要です。資料の枚数が増えると検索が難しくなり、効率的な情報の取得が困難になります。このような煩雑なプロセスが業務時間を増やし、生産性低下の要因となります。
実務のナレッジが共有されていない
顧客の期待や法改正対応に的確に応えるために実務的なスキル磨きが欠かせません。しかし、顧客対応のケースが事務所内で共有されず有益なナレッジが蓄積できていないという課題があります。OJTでは実務を通してノウハウを覚えることができますが、指導する側も指導される側も時間や場所を拘束されてしまうデメリットがあります。
すぐに実践できる！
会計士・税理士の働き方改革
顧客とのコミュニケーションをオンラインに移行してみる
これまでは対面での打ち合わせや、事務所の固定電話から通話、事務所からFAXを送受信することが当たり前でしたが、今ではリモートワークも浸透してきました。もちろん信頼性を高めるという観点から、事務所で業務を行う必要性もあるでしょう。しかし、初対面の相手でなければ、面談や簡単な打ち合わせはオンラインでも十分に対応可能です。事務所だけでしか業務ができないという環境では、仕事がはかどりません。情報漏えいの防止やセキュリティ対策も万全にしたうえで、従来の働き方を変えていきましょう。
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書類やワークフローを電子化してみる
紙で作成していた契約書や書類を電子化してみませんか。ペーパーレス化を進めることで、紙の印刷費、郵送費、印紙代、書類を保管するスペースを削減でき、事務所にいないと仕事が進まない状態から解放されます。電子化された書類は検索が容易です。必要な情報を探すスピードも上がるでしょう。
紙の契約書は製本、押印、郵送、保管までに数日かかります。押印のために出社しなければならないこと、事務的な作業に工数がとられてしまうことは、契約行為の多い士業事務所にとっては大きな負担です。電子契約は契約締結の所要時間や工数を削減できるのでぜひ取り入れていきましょう。
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実務で使える最新トピックスや知識を効率よく学ぶ
DX化や法改正の対応など、会計人が顧問先から求められる価値はどんどん複雑・多様化しています。プロとして新しい情報のキャッチアップはもちろんのこと、丁寧でわかりやすい説明も求められるでしょう。実務で使える知識を継続的に学び、ヒアリング力や説明力も高めていかなければなりません。
こうしたナレッジは短期間では得にくいため、実務に役立つ良質なコンテンツをまとめて提供しているオンライン講座の利用がおススメです。スマホアプリでどこでも視聴できるため、スキマ時間を活用して効率よく学ぶことができます。一度で理解できなかったり忘れてしまっても、いつでも復習できます。
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昨今では「インボイス」「電子帳簿保存法」対応等により税制に加えてシステム面での周辺知識も身に付ける必要があり、学習すべき範囲が広がっています。NEXTAプレミアムでは「事例に裏打ちされた学習コンテンツ」をコンセプトに、知識一辺倒ではない実践的な講座が提供されています。ぜひご活用ください。
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