「電話」のための出社を無くすには
2021年4月27日掲載
感染症拡大防止の有効手段として注目されるテレワークですが、2020年12月24日に内閣府が公表した「第2回 新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」によると、就業者のテレワーク実施率は全国平均で21.5％でしかなく、導入企業の少なさが明らかになっています。 その要因の１つに「固定電話」が障壁となりテレワークを実施できないというケースもあるようです。
昔ながらの固定電話が社員の不満を生んでいる
テレワークを導入したのに、固定電話の対応をするために出社が必要となるケースがあります。すると、「テレワークする人と出社する人の間の不公平感」「テレワークしている社員への電話の取り次ぎが煩雑」などの理由から、思い切ったテレワークへの完全移行を決断できない状況に陥ってしまいます。 そのため、テレワークを導入するには「電話環境」を見直して、社外で受電できる体制をつくることが必要になるのです。
「どこでも働ける環境」と「業務効率化」が必要
社外から会社あての電話を受電するためには、主に「電話転送サービス」と「クラウド音声サービス」の2つの方法が考えられます。
電話転送サービスは転送先が1つの端末に限定されることが多いのですが、クラウド音声サービスなら複数人の携帯電話に一斉に転送できるため、テレワーク環境下での電話対応にはこちらがおススメです。
ユーザにとってのメリット
- クラウド音声サービスは、ネットワークに繋がっていればどこでも利用できるのが大きな特長です。また、携帯電話だけでなく、PC・スマートフォン・タブレット端末などのマルチデバイスに対応しているサービスもあり、受電するデバイスを切り替えることで、働く場所にあわせた電話対応が可能です。
- 内線機能が使えるサービスの場合、オフィスの内線番号と携帯電話番号を使い分ける必要がありません。連絡先を統一することで、電話取り次ぎなどの社員間コミュニケーションがスムーズになります。
- BtoCビジネスなどで携帯電話番号を相手に伝えることが適切でない場合でも、オフィス外から会社の固定電話番号で発信できるサービスがあります。
- IVR（自動音声応答）機能を活用できるサービスでは、電話したい部署を発信者が選択できるため、取次業務の負担が軽減されます。
管理者にとってのメリット
- 電話番号の追加・内線番号の変更・保留音の設定など、さまざまな環境設定をWeb上で一元管理できるため、管理者自身で柔軟に対応することが可能になります。
- クラウドサービスのため、常に最新の状態に機能がアップデートされていきます。新しい機能の追加・変更もWeb上で簡単に設定できるサービスが多いです。
- PBXや物理回線が不要となるため、外部に作業を依頼していた開設工事・メンテナンス・維持費用などのコスト削減を見込めます。
- 社内外を問わず内線通話が利用できるサービスの場合、連絡業務の効率化や通話コストの最適化に繋がります。
- 感染症流行時や災害時において、自宅から電話対応が可能になるため、事業継続性の確保（BCP）や事業基盤の強化に有効です。
スムーズな導入のコツは、運用方法を変えないこと
電話対応の方法が大きく変わってしまうと、さまざまな業務に混乱が生じる恐れがあります。できるだけ運用方法を変えずに利用開始できるように、サービスの導入を検討する際には下記の3つのポイントを確認しましょう。
①固定電話番号を利用できるか
携帯電話が普及した今でも、固定電話の番号は企業の信用を裏付ける役割を果たしています。顧客や取引先への安心感につながることから、固定電話番号を利用できるか否かは重要なポイントです。
②社外でも電話取り次ぎと内線通話が可能か
要件に応じて特定の部署や担当者に取り次ぐ際に、社外にいる人達の間で簡単に電話転送できる機能があるか確認しましょう。 また内線機能があることで、相手の居場所に応じた連絡先の使い分けが必要なくなります。
③ユーザが簡単に利用できるか
既存の固定電話とクラウド音声サービスを比較して、ユーザ目線で使いやすいか確認しましょう。複数のツールや高度な機能が存在すると、利用をはじめるまでの心理的なハードルが高くなり、効果的に活用されないことがあります。
Dialpadなら中小企業でも導入が簡単
さまざまなクラウド音声サービスの中から最適なサービスを選ぶ際には、「簡単に導入できるかどうか」も、中小企業においては重要な検討ポイントになります。
「Dialpad」は、既存のデバイスに専用のアプリケーションをインストールするだけで、簡単に利用をはじめられるクラウド音声サービスです。 またGoogle™ アカウントでログインすることで、音声通話やビデオ通話、メッセージなどの多様なコミュニケーションを、共通のインターフェースを通じて利用することが可能になります。
利用開始までのハードルが少ないサービスを選ぶことで、導入に関わる人員が限られた中小企業においても簡単にテレワーク環境を構築できるようになります。この機会にクラウド音声サービスの導入を検討してはいかがでしょうか。
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野邊 慎吏