紙ベースの事務処理が消防団活動の大きな負担に

横浜市には20の消防団があり、およそ8,000名の方々が消防団員として活動しています。消防団が行った日々の活動や資機材点検の結果は、消防団から消防署へ報告を行う必要があります。しかし、横浜市では紙を使用した報告を行っており、報告書のとりまとめや提出のためにかかる移動が大きな負担になっていました。
当時の状況を、横浜市西消防団 第二分団分団長 片沼氏は次のように語ります。

「私の分団では70人前後の報告を行うことになりますが、事案ごとに書類を2部作成するために4名の団員がそれぞれ1時間かけていました。また、月末に分団で集計するために1時間半程度、さらに消防署に提出した後の確認作業で1時間半程度が必要で、合計7時間程度を活動報告の対応に費やしていました。また、紙ベースでの報告のため、書類の受け渡しや移動時間なども別途かかっていました」（片沼氏）

また、片沼氏によると、資機材に異常があった場合も、修理報告依頼書を作成してから報告を行うため対応までに時間がかかり、その間に災害が起こると資機材が使用できないという懸念も大きかったといいます。

デジタル化に対する現場の不安に寄り添いつつ進めたアプリ導入

横浜市消防局は、団員との意見交換会や、市内の消防団長で構成される消防団長会議などの結果を踏まえて、令和3年3月に消防団関連事務をデジタル化するべく動き始めました。令和5年4月に本格運用開始となるまでの過程について、横浜市消防局 消防団課 三村氏は次のように振り返ります。

「検討は、他都市の導入状況や、すでに市販されているアプリの調査から始まりました。アプリの要件は、①消防団事務の処理フローに合致する、 ②事務処理をメインの機能としながらも、災害情報配信や水利情報(消火栓や防火水槽の位置)の取得といった一部の災害対応領域をカバーできるという2点でしたが、そのようなアプリは市場に存在しないことが判明。
要件を満たすアプリを開発するため、横浜市の共創フロント（公民連携に関する相談・提案窓口）を通じて、民間事業者と共に実証実験を行い、アプリの仕様書を作成。この仕様書に基づいて、入札を行い、消防団支援アプリ「消防団ワークス」が開発されました」（三村氏）

こうして開発された消防団支援アプリ「消防団ワークス」ですが、平均年齢が50歳である消防団員の中にはスマホの操作が苦手な団員もいたことから、現場への導入にあたっては不安の声もあがっていたといいます。

「紙ベースに慣れているので、今のままでいいじゃないかという抵抗感はどうしてもある」と語るのは、消防団ワークス導入に関して消防局と伴走していた横浜市 デジタル統括本部の洲崎氏。