2024.11
クラウドPBXとスマートフォンで内線網を構築
外出先でも円滑なコミュニケーションを実現

会社概要と本庁舎移転で直面した課題

　由緒ある歴史と魅力あふれる街、宮城県大崎市。

「大崎市は、2017年に世界農業遺産に認定された大崎耕土や837年に開湯し地元住民にも愛されている鳴子温泉など、豊かな自然と歴史的な文化財を持つ地域です。ササニシキの魅力を受け継ぐ『ささ結』などの地元の特産品も豊富で、観光地としても多くの人々に親しまれています」（石川氏）

　同市では、以前から固定電話中心の電話システムを使用しており、オンプレミスのPBXを運用して、庁内の固定電話で業務をすることが当然となっていたことから、職員は特に現状を大きな問題だと感じていなかったそうです。しかし、本庁舎移転とPBXの更新時期がちょうど重なったことから、あらためて電話システム全体の構成を整理し、見直しを検討し始めました。同時に「なぜ生活で携帯電話を使っているのに、職場では固定電話を使い続けているのか」という指摘を受け、初めて職場の固定電話システムが、通信技術的に大きく遅れをとっていることに気づき、課題を認識。このタイミングで内線電話システムを大幅に刷新しようと考えたそうです。

「新本庁舎建設とPBX更新時期であるというタイミングに、様々な会社からの提案を聞く中で、ソフトバンクさんから携帯電話を使って職場の電話環境を構築する提案を受け、それまで全く想像もしていなかった『携帯電話で内線システムを組む』ということを具体的に検討し始めることになりました。固定電話に比べて柔軟性が高く、コスト削減にもつながる携帯電話による内線システムはメリットしかなく、またDXを推進するためのプラットフォームとして期待できることから職員にとって革新的であり、電話システムを一新するという大きなチャレンジでしたが、導入に向けて検討を進めることにしました」（今野氏）

導入までのプロセス

　検討から導入まで約1年間にわたり、新システムの利便性や効果の理解を深めるための打合せや内部検討などを徹底して行ったそうです。

「職員には『使い勝手は何も変わらない』という安心感を伝え、固定電話から携帯電話への移行に伴う不安を解消しました。実際に想定していたとおり、運用開始後の日常業務に大きな影響は何もありませんでした」（今野氏）

　また、既存の予算内で導入することも重要視していたため、コストを抑えるための策を検討しました。小規模拠点を含め、市の合併により未整理だった固定電話回線の運用・管理体制を見直して構成の最適化を図り、その結果、既存の固定電話での構成時の更新費用やシステム運用経費総額とほぼ同額で、スマートフォンを利用した新しい電話環境を構築することに成功しました。

「コスト面やサービス内容で満足でき、FMC構築経験が豊富、かつ携帯電話の通信設備を所有し、機器から保守までトータルして責任を持った対応ができるという点で、我々の要求を全て満たしてくれるソフトバンクさんのサービスを選択しました」（今野氏）

サービス導入の効果、改善点

「ConnecTalk」の導入によって大きく業務の効率化を実感しているそうです。

「スマートフォンをレンタル契約にしたことで、端末故障時には無償交換してもらえています。以前は固定電話が故障した際には都度予算化や購入が必要だったのですが、その必要がなくなり手間が省けて助かっています。また、通話定額プランの契約であるため、通話料を気にせずに使用できています。固定電話だと、年度更新時には内線電話の番号変更や配線の引き直しを業者に依頼することが大きな負担となっていたのですが、自分たちで更新の設定ができるようになったので、年度更新作業にかかる手間やコストが大幅に軽減されました。スマートフォンはアドレス帳の機能がとても便利で、職員間の連絡がスムーズになりました。職員の名前をスマートフォン内で検索してすぐに電話をかけられるというのは、固定電話ではできなかったことなので、内線番号や配置図を調べる手間が省けています」（今野氏）

　スマートフォンが貸与されていないときは、外出している職員への連絡ができず、緊急時には個人携帯を使って連絡をすることもあったそうです。

「業務に個人の携帯電話を使う必要もなくなり、セキュリティ上も安心で管理しやすくなったのでよかったです」（今野氏）

　スマートフォンはBCPにもとても有効活用できているとのこと。

「本市の固定電話システムでは、回線が途絶えてしまうと連絡をとることができなくなっていましたが、今回の構築では回線の冗長化をするなどして電話システムの強靭化を図っています。また、災害発生時には災害対策本部を設置するのですが、これは幹部職員で意思決定が行われる組織体であるため、状況把握と情報共有のスピードが大事です。職員がスマートフォンを持って災害発生現場に行き、被災場所の状況を動画などでリアルタイムに共有できるため、市として迅速かつ適切な対応を取ることが、これまでより容易にできるようになり、市民の安全を確保するための体制強化ができました」（今野氏）

今後の展望

　従来の職場の電話システムを大きく一新し先進的な取り組みに挑戦し続ける大崎市は、今後さらにDX化推進を強化していくとのこと。

「内線電話システムを固定電話からスマートフォンに変えたことは、業務を考える上での通信プラットフォームが変わるという大変大きな変化であり、本市では、この機会を逃さずに様々な業務改善に生かしていきたいと考えています。例えば、外国語対応のアプリを導入することで、観光客や外国人住民とのコミュニケーションを円滑に行えるようにして、より一層地域を活性化させたいと考えています。また、災害時に迅速な対応を取れるように情報共有システムをさらに充実させ、整備していきたいと考えています」（今野氏）