ビジネスアプリケーションの種類やメリット・デメリットを知って、業務効率化に活用しよう

ビジネスアプリケーションの種類やメリット・デメリットを知って、業務効率化に活用しよう

(2021年3月24日掲載)

目次

ますます種類が増えているビジネスアプリケーション。上手に活用すると、情報や時間などのロスがなくなり、業務効率化、社内コミュニケーション活性化につながります。生産性を高めるためには、数多くあるアプリケーションのなかから、目的に応じてどのアプリケーションが使いやすいのか、導入前に確認すべきポイントを押さえておかなければなりません。本稿では、ビジネスアプリケーションの概要とメリット・デメリットを確認した上で、ビジネスで効果的に活用するためのヒントを探りましょう。

ビジネスアプリケーションとは

ビジネスアプリケーションとは、スマートフォンに限らず、さまざまなデバイスで使われるビジネス向けのアプリケーションの総称です。代表的なものに、幅広い業種で使われているマイクロソフト社のWord、Excel、PowerPointなどがあります。その他にも、請求書作成、名刺管理、コミュニケーションなど、さまざまな目的に応じたビジネスアプリケーションが存在します。近年では、スマートフォンやタブレット端末といったモバイル端末が普及し、ビジネスにも積極的に活用されるようになったことで、多種多様なビジネスアプリケーションが開発され、利用されるようになりました。

ビジネスアプリケーション活用のメリット

日常の業務にビジネスアプリケーションを活用すると、さまざまなメリットを得ることができます。具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

業務効率化につながる

ビジネスアプリケーションは、利用シーンに応じてさまざまな種類があります。例えば、部署ごとに業務に特化したビジネスアプリケーションを使えば、従来は従業員が手作業で行っていたスケジュール管理、情報共有、名刺管理、経費精算などの業務をPCやモバイル端末で容易に管理・操作できるようになります。目的に応じて活用することで、業務効率化が期待できます。

仕事の場所を選ばない

モバイル端末でビジネスアプリケーションを使えば、場所を選ばずに業務ができるのもメリットです。例えば、外出先での待機時間や取引先から別の取引先へ移動する間などにも仕事 を進められるため、時間を効率的に活用できます。また、ビジネスアプリケーションは、クラウド上にデータを保管するものが多いため、通信環境があれば、どこにいても顧客の名刺や請求処理などの業務に必要なデータを確認することができます。

テレワークに役立つ

新型コロナウイルス感染症の流行によりテレワークが広がっていますが、テレワークを導入する際にもビジネスアプリケーションの活用は欠かせません。ビジネスアプリケーションを活用することで、従業員はそれぞれ離れた場所にいても、スムーズな情報共有が可能になり、コミュニケーションが取りやすくなります。

シンプルな使い方

手順が多く、操作が難しいと逆に業務効率が悪くなってしまい、アプリケーションを使う意味がなくなってしまいます。ビジネスアプリケーションは操作手順が分かりやすく、画面を見ただけで理解できるようになっているものがほとんどです。

ビジネスアプリケーション活用のデメリット

便利で業務効率化に役立つビジネスアプリケーションですが、デメリットもあります。導入を検討する際には、デメリットも把握し注意しておきましょう。

利用者がダウンロードする必要がある

ビジネスアプリケーションは利用者が自らダウンロードをしてはじめて使うことができます。またビジネスアプリケーションの多くは、自動でアップデートすることはありません。利用する本人が自動アップデートをするように設定をしておくか、最新版が公開された時点でアップデートする必要があります。こうした点を使う部署や社内で共有しておかなければなりません。

開発するとなると時間・資金のコストがかかる

ビジネスアプリケーションのなかには無料版、有料版が提供されていることが多いです。有料版は月々一定の利用料を支払うだけですぐに使うことができ、無料版に比べ機能やセキュリティの面で充実している場合が多いため、すぐに効果を実感しやすいと言えます。

一方で、自社でオリジナルのアプリケーションを開発するとなると、開発費がかかります。この開発費がすぐに売り上げや業務効率化で得られる利益に直結するとは限りません。また、アプリケーションが使い勝手の良いものに仕上がるまでには、その分時間と労力をかける必要があります。

ビジネスアプリケーションの紹介

では、具体的にどのようなビジネスアプリケーションがあるのでしょうか。不便を感じている日々の業務を効率よく進めるために、利用シーン別に主なアプリケーションの特長を理解しておきましょう。

勤怠管理

KING OF TIME

PCとインターネット環境があれば、簡単に勤怠管理ができるアプリケーションです。

誰でも簡単に使えて、スマートフォン・PC・生体認証・ICカードなども打刻手段として利用することが可能です。また、残業の申請や承認をPCや携帯電話から行うことも可能です。会社の就業ルールに合わせて普通残業、休日残業、割増残業の時間帯を設定できるので、勤怠の打刻時間が承認された段階で残業区分別に集計されます。

どこにいても活用できる打刻機能や残業申請は、従業員にとって利用しやすく便利な機能です。

そして、管理者の業務効率化にも大きなメリットがあります。打刻時間や労働時間の集計結果、概算人件費をExcel、CSV、PDF形式で出力ができるので、紙やタイムカードで行っていた勤怠管理の集計作業が大幅に軽減できます。また、勤怠データを利用して給与計算の作業工程も効率化できるほか、従業員の業務量の調節や、労働時間の見直しなどにつなげることも可能です。

ジョブカン勤怠管理

タイムレコーダー機能や管理機能を備えたクラウド型勤怠管理システムです。従業員の出退勤時刻の記録方法は、同名のスマートフォンアプリを使ったICカードによる打刻、指静脈を専用機器で読み取る生体認証打刻、LINEやSlackなどとの連携による打刻が用意されています。従業員がいずれかの方法で打刻して出退勤すると、その状況は管理者のPCの管理画面に反映され、リアルタイムで管理できます。「ジョブカン給与計算」などの給与ソフトと連携させて給与計算することも可能。その他にも、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理といった豊富な機能を備えていて、管理者にとって必要な機能だけを自由に組み合わせて使えるため、自社の業務内容や規模に応じたカスタマイズが可能です。

スマレジ・タイムカード

タイムレコーダー機能と勤怠管理機能をベースに、シフト管理、休暇管理、日報管理、プロジェクト管理、給与計算などのさまざまな機能を備えたクラウドサービスです。Webブラウザで利用できるサービスですが、iPadやiPhone、各種PCに対応した同名のアプリもあります。出退勤時の打刻は、従業員が端末のWebブラウザまたはアプリから簡単に記録できる仕組みです。打刻時のパスコード入力、出退勤時の写真撮影による本人確認、GPSを使った位置情報の記録など、不正防止機能が充実しているのが特長と言えるでしょう。管理者が複数の拠点で働く多様な勤務形態の従業員を管理しなければいけない企業に適しています。

経費計算・請求書作成

STREAMED

領収書やレシート、通帳といったデータ化可能な証憑(しょうひょう)をデータ化できるクラウドサービスです。領収書などを撮影するだけでデータ化できるスマートフォンアプリもあります。

PCから利用する場合、利用者が同サービスに対応したスキャナーで領収書などをスキャンして19時までにアップロードすれば、翌日までにデータ化して納品してくれます。AI-OCR(AIによる高精度文字認識)をオペレータが人力で補完するため、AI-OCRのみのサービスに比べ、より正確にデータ化できます。Misoca

利用者がPCの画面でフォームに入力するだけで、請求書・見積書・納品書を簡単に作成・管理できるサービスです。従来のExcelを使ったPCでの請求書作成に比べ、作業時間を1/3程度に削減することができます。さらに画面をクリックするだけで、作成した請求書の郵送代行・メール送付、PDF発行も可能です。スマートフォンなどのモバイル端末で請求書作成できる同名のアプリも用意されています。

レシートポスト

クラウド型のペーパーレス経費精算システムです。PCブラウザ版と同名のスマートフォンアプリを連携させて使う仕組みになっています。経費を申請したい利用者がスマートフォンで領収書を撮影するだけで、自動的にExcelやCVS形式にデータ化されます。申請者が経費をまとめて申請する手間も、経理担当者が経費を入力してデータ化する手間も、大幅に削減することができます。

コミュニケーション

LINE WORKS

「ビジネス版LINE」です。PCはもちろんモバイル端末でも利用できます。「LINE」と同じようなチャット機能やインターフェースなので、幅広い利用者になじみがあり、操作を覚えやすいのが利点です。スタンプ機能を活用すれば、和やかな雰囲気でコミュニケーションをとることができます。チャットやメールのほか、音声・ビデオ通話機能、アドレス帳、ホーム(掲示板)、カレンダー、ファイルを保存・共有できるDrive、アンケートなど、毎日の業務をより便利にする多彩な機能を備えています。

WowTalk

モバイル端末やPCから安全なネットワーク内でチャットができるコミュニケーションアプリです。掲示板機能より情報共有や無料通過を利用した連絡も可能です。操作がシンプルなのでビジネスチャット利用が初めての人でも、操作にストレスが少ないです。コミュニケーションの範囲を管理することもできるので、関係者以外への誤送信を抑制することも可能。そのほか、音声通話やビデオ通話にも対応しているのでWeb会議にも利用できます。

Slack

Slackはビジネスチャットのツールです。さまざまな情報をトピックやプロジェクト、チームごとのチャネルに整理しておくことができます。チャネルというのは、プロジェクトごとに複数の人がひとつの部屋で会話しているイメージで利用できるグループチャット機能です。あるプロジェクトに後から参加した人は、そのチャネルの過去ログを追うことができるので、プロジェクトの経緯を理解しやすくなります。

また、相手から急ぎで回答がほしいときに通知を出すこともできます。これらの基本的なチャット機能に加え、音声通話とビデオ通話機能も付いているので、チームのメンバーで資料を共有しながら話し合うといったWeb会議ツールのような使い方も可能です。「Google ドライブ」や「Office 365」をはじめ、2,200以上もの外部アプリケーションと連携できる点も強みです。普段使っているビジネスツールを「Slack」内で操作すれば、別のツールを開くまでの切り替えの時間が短縮されるため、業務の効率化につながります。

Microsoft Teams

基本は「Slack」と同様、チャット機能と音声通話、ビデオ通話、グループ通話機能などを備えたコミュニケーションツールです。マイクロソフトの製品なので「Office 365」と連携する機能を持っていることが特長であり、PCでもモバイル端末でも利用できます。多くの企業で使われているWordやExcelといったアプリケーションにTeams内で直接アクセスし、離れたところにいるメンバーとともに共同作業することも可能です。なお、クラウドボイスサービス「Unitalk」と連携させれば、Microsoft Teamsからオフィスの固定電話番号を使って発信・着信することも可能になります。

名刺管理

Sansan

利用者が専用のスキャナーで名刺をスキャン、またはSansanアプリで撮影することで、AIと人の手により99.9%の精度で名刺がデータ化されます。作成された名刺データはデータベース化されて企業・人物単位で自動的に集約され、社内で共有できるようになります。名刺データに、その人物に関する情報を登録することも可能。スマートフォンアプリを使えば社外でもデータを閲覧できるため、例えば営業部門の従業員が取引先を訪問する前に、商談相手の所属部署や肩書き、過去の相手とのやり取りをチェックするといった使い方もできます。

Wantedly People

名刺管理アプリケーションです。名刺をスマートフォンで撮影すると、すぐに読み込んでデータ化。同時に10枚までの撮影が可能です。また、名刺交換した人がビジネスSNSの「Wantedly」を使っている場合は、自動的にそのプロフィール情報と同期します。スマートフォンのアドレス帳と連携させたり、スマートフォンへの着信時に名刺情報を画面に表示させたりすることも可能です。さらに、名刺データの人物の企業や業界に関連するニュースを、提携するメディアからAIが選んで配信する機能も備えています。そのため、名刺交換した相手と会話する際に使える話題を簡単に見つけることができます。

プリント

かんたんnetprint

利用者が写真や文書などのファイルを登録すると、セブン-イレブンのマルチコピー機から出力できるアプリケーションです。メールで送られてきた文書を外出先で確認したくなったときや、取引先に持って行く資料を忘れたときなどに帰社しなくても印刷できます。PCから「netprint」のWebサイト上でファイルを登録して使うこともできます。

オンラインストレージ、ファイル転送

PrimeDrive

シンプルな操作でファイル送付・共有ができる法人向けのオンラインストレージです。高セキュリティが特長で、IPアドレスによるアクセス権限や利用デバイスの制限、緊急ロック、上長の承認後にファイル送信するワークフロー承認機能など、情報漏えいを防ぐための機能が充実。取引先とのファイル共有や重要度の高いデータの送受信にも安心して使えるサービスと言えるでしょう。マルチデバイス対応なので、スマートフォンやタブレット端末を使ってペーパーレス会議を実施したり、商談やプレゼンテーションで資料をプレビューしたりといった活用法も可能です。

Google ドライブ

Google が提供するオンラインストレージサービス。ビジネスユースの場合は、GoogleWorkspace の契約(有料)で利用できる

アプリケーションのなかに含まれています。 ファイルや写真などのデータを保存、共有でき、PC、スマートフォンなど、どんなデバイスからも簡単にアクセスできます。「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」といったGoogle提供のほかのアプリケーションとスムーズに連携でき、チームや部署のメンバーとリアルタイムで共同編集できる点も特長です。「Google ドライブ」上でWordやExcelなどの「Microsoft Office」のファイルを開いて操作したり共同編集したりすることも可能です。

Dropbox

チーム全員のコンテンツを1ヵ所に集約し共有できるストレージサービスです。ファイルはもちろん、クラウド上のコンテンツやWebサイトへのショートカットも保存できます。どこからでもアクセスでき、一括検索や「Dropbox」上での編集、ファイルの送信、共有も可能。共有相手の編集権限を制限できる機能や間違って削除したファイルの復元機能、デバイスの紛失・盗難時にデータを遠隔削除できる機能も備えていて、多くの企業で使われているサービスです。

Send Anywhere

スマートフォンどうしでファイルをやり取りするときや、モバイルデバイスからPCに画像データを送りたいときなどに便利な無制限ファイル転送サービスです。スマートフォン用のアプリケーションのほか、Webブラウザ版もあります。一般的なクラウドサービスでは、アップロードやダウンロードに時間がかかりがちですが、「Send Anywhere」では、速く効率的なネットワークを見つけて転送するため、よりスムーズにファイルを送受信できます。送信側の端末で発行された6桁のキーナンバーを受信する相手に伝え、相手が端末画面に入力するだけで転送できるという操作の簡単さも特徴です。

情報整理・共有

Evernote

手軽に記録した情報をクラウド上に保存できるメモツールです。テキストはもちろん、音声や画像なども保存可能。文書をスマートフォンで撮影し保存する機能や、スキャナーでスキャンして保存する機能も備えています。また、使っているデバイス全てで同期されるため、いつでも好きなデバイスからアクセスでき、アプリケーション内にあるデータをキーワードで検索して探すことができます。ビジネスパーソンにとって、取引先でヒアリングした情報や企画のアイデアをメモやノートに書き留めることは重要です。「Evernote」があれば、そういった作業を効率化し、記録した情報をよりスマートに活用することができるでしょう。

Stock

チーム内の情報共有とタスク管理ができる情報ストックツールです。チャットツールを使うと過去のチャットがどんどん流れていって追いきれないことがありますが、「Stock」の場合、テーマごとに関連の資料やメンバー同士のメッセージのやり取りといった関連情報が1ヵ所にまとめられるため、あとからでも必要な情報に簡単にアクセスできます。インターフェースが分かりやすく、操作がシンプルなのも魅力です。タスクは一覧で管理できる仕組みで、その日にこなすべきタスクがひと目で分かるようになっています。特に、ITツール初心者が多い職場に適したアプリケーションです。

CamScanner

紙の資料や手書きのメモ、ホワイトボードに書かれた文字などをスマートフォンで撮影するだけで簡単にデータ化できるスキャンアプリケーションです。データ化したスキャン画像は、見やすい状態に編集した上で保存できます。「Google ドライブ」や「Dropbox」「LINE」といったアプリケーションと連携できるので、社内で共有することも可能。さらに、画像データの文字部分を読み取ってテキストデータに変換するOCR機能も備えています。

Web会議(ビデオ会議)

Zoomミーティング

Web会議ツールとして広く知られているアプリケーションで、直感的でわかりやすいインターフェース、会議の主催者がメール送付したURLをクリックするだけでWeb会議に参加できるという手軽さが特長です。どのデバイスからでもミーティングを主催し、参加することもできます。

PrimeMeeting

PCやスマートフォンのほか、TV会議専用端末でも使えるビデオ会議(Web会議)サービス。ビデオ会議ならではの高品質な映像・音声と、場所を選ばず参加できるWeb会議のメリットを兼ね備えています。クラウド型サービスなので、システム導入コストや運用コストをかけずにビデオ会議を導入することができます。また、あらかじめIDを与えられた人しか参加できないID制ではなく、事前登録やIDなしで、契約したルーム(仮想会議室)に自由に参加者を招待できる点も特長です。社外からの参加も可能なので、急きょ、協力会社の関係者を交えて取引先と会議を開くといったこともでき、ビデオ会議活用の幅が広がります。

スケジュール・タスク管理

PROPELa

ナビゲーション機能付きのスケジューラーアプリケーション。予定が近づくと自動的に通知が送られ、出発時刻や到着時刻・移動時間といった目的地までの移動に必要な情報がまとめて画面に表示されます。さらに、画面上の地図をタップすれば「Google Maps」と連携し、目的地までのルートを表示します。


業務時間を見える化して、チームの時間の使い方を見直すために活用できるツールです。スマートフォンのアプリケーションやWebブラウザからタスクを完了するまでにかかった時間を記録し、グラフを作成して可視化します。チームのメンバーが今行っているタスクや1日の稼働時間も確認可能。特に、テレワーク中の時間・業務管理に役立ちます。

パスワード管理

1Password

Webサイトやサービスにログインする際のパスワードは、Webサイトごとに異なるものを設定すべきですが、実際には同じパスワードを使い回す人が多く、セキュリティ上の課題となっています。この課題を解決するのがパスワード管理ツールです。「1password」を使えば、Webサイトごとにランダムで強固なパスワードを設定でき、マスターパスワードひとつで全てのパスワードを安全に管理することが可能になります。パスワードが必要なWebサイトにログインする際には、マスターパスワードを入力するだけで、自動的にログインIDとパスワードが入力されます。

Keeper

サイバー攻撃からパスワードや個人情報を保護するためのパスワードマネージャです。アカウントごとに複雑で強固なパスワードを作成し、暗号化した上で保管・保護できます。パスワード入力が必要なWebサイトにアクセスする際は、指紋認証や顔認証で簡単にアクセス可能。スマートフォンやPCなど、複数のデバイスで同期されるため、どこからでもアクセスできる点も便利なポイントです。

パスワード管理帳(パスメモ )

複数のパスワードを、手帳にまとめるように一括管理できるシンプルなパスワード管理アプリケーションです。アプリケーションを開く際にマスターパスワードで認証することで、登録パスワードを保護することができます。登録されている複数のパスワードは、カテゴリ別にわかりやすく表示。タイトル、カテゴリ、利用頻度、登録順の4種でソートできるため、必要なパスワードを素早く検索して見つけ出せます。

ビジネスアプリケーション選定のポイント

上記で紹介したように、近年では、業務に役立つさまざまなアプリケーションが開発・提供されています。選択肢が多いのはよいことですが、目的に合ったビジネスアプリケーションを導入しないと、かえって非効率的になることもあります。ここでは、ビジネスアプリケーションを選ぶ際に重視すべきポイントを確認しておきましょう。

使いやすさ

豊富な機能は魅力的ですが、業務に不要な機能や使いこなせない機能が付いていても意味がありません。なかには機能が多いためにインターフェースや操作が複雑で使いにくいものや、動作が遅いものもあります。また、操作方法が難しいアプリケーションを選ぶと、従業員が操作を覚えるための研修やトレーニングにもコストをかけなければなりません。必要な機能をよく見極めた上で、操作しやすいアプリケーションを選ぶようにしましょう。

セキュリティの高さ

ビジネスアプリケーションを利用する場合、情報漏えいやマルウェアへの対策は必須です。無料で手軽に使えるアプリケーションのなかには、セキュリティ面が脆弱(ぜいじゃく)なものもあるので、セキュリティに定評のあるサービスや法人向けにセキュリティを高めたプランを検討するようにしましょう。

費用対効果

ビジネスアプリケーションの導入を検討する場合、使用料金と使い勝手の良さ、効果が見合うかどうかの見定めが肝心です。料金が高すぎるかどうかの判断は、どれだけ求める機能が使いやすく実行できるかを体験するしかありません。体験版などが用意されていることが多いので、ぜひ、試してみましょう。ただし、自社で何を改善するためにこのアプリケーションを使うのかという目的が明確になっていることが前提です。その事前準備と把握をした上で、アプリケーションの費用対効果を検証してみましょう。

ほかのアプリケーションやシステムとの連携

ほかのアプリケーションや既存システムとの連携も重要です。連携ができない複数のアプリケーションを使っていると、操作が煩雑になるため、かえって業務効率が下がってしまう可能性もあります。できる限り、社内や部署で使っているアプリケーションやシステムと連携できるものを選びましょう。

自社の課題を把握することで、ビジネスアプリケーションに求める機能が見えてくる

多くの企業が、業務効率化や生産向上を目的にビジネスアプリケーションを導入しています。種類が多く、類似の機能を持つものが複数あるため、情報収集を行い利用目的に合った最適なアプリケーションを選ぶことが重要です。まずは自社の課題を把握し、課題を解決するために必要な機能を備えたアプリケーションを探しましょう。アプリケーションの使いやすさやセキュリティ、導入・運用にかかる費用、すでに社内に定着している既存のアプリケーションとの連携性についても考慮しなければなりません。

自社内の課題を洗い出し、どのような機能があれば解決できるのかを見極めることは決して容易ではありません。数あるアプリケーションのなかから自社に合うものを的確に選定するには、最新のデジタル技術やアプリケーション開発の動向に関する知識が必要です。社内に知識のある人材がいない場合は、専門的な視点で解決方法を提示してもらえる相談相手を見つけることも解決策のひとつです。ソフトバンクには、最新のビジネスアプリケーションを活用するノウハウと、実際に業務効率化を実現してきた成功事例があります。まずはこうした専門企業への相談からはじめてみるのもいいでしょう。