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近年、多くの企業で人手不足が進む中、単純作業に時間を取られてしまい、なかなか業務効率が上がらないという課題が浮き彫りになっています。RPAを活用し単純作業を自動化することは人手不足の解決策の1つです。本稿ではRPAの活用で何ができるのか説明します。
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、「プロセスを自動化するロボット」という意味です。ロボットといっても工場の製造ラインで活躍する産業用ロボットとは異なり、オフィス内のPC上で行われる業務を自動化するソフトウェアロボットです。RPAを活用し単純作業を自動化することで生まれるメリットにはスケジュールの短縮や残業時間の削減などがあります。
人が行っていたデータ入力などの単純作業はRPAの活用で人の力を使わずにロボットに任せることができます。これにより単純作業に費やす時間はなくなり業務を効率よく進めることができます。また、人が1日に行うことができる作業量には限界がありますが、RPAは24時間365日休まず稼働できます。そのため、スケジュールの大幅な短縮や残業時間の削減を実現できます。
RPAはロボットが決められた手順に沿って業務を行うため、人的ミスを減らすことができます。人の手による作業はデータの読み間違いや入力ミスなど、注意していてもミスが生じてしまいます。RPAを活用すればこうした人的ミスを減らし、業務を正確に進めることが可能です。また、ミスを回避するためのチェックにかける人数も減らすことができ、人員の効率的な配置にも役立ちます。
RPAで単純作業を自動化することで時間を創出することができます。ある施設管理会社では、年間約6万件発生する事務作業をRPAで自動化し、2,000時間以上の業務時間を削減しました。RPAによって創出された時間でコミュニケーションを要する業務や企画、戦略、分析など人にしかできないクリエイティブな業務により注力できるようになりました。
RPAの活用で自動化を検討すると言っても、実際どんな業務を自動化できるの?と考える方も多いと思います。RPAは万能なロボットではなく「得意な業務」「不得意な業務」があります。
【転記作業】
【情報収集】
【送信作業】
RPAの不得意な業務は「自ら考えて動くこと」です。RPAは事前に設定した手順通りに正確に何度でも繰り返し稼働するため、設定した手順以外のイレギュラーな事態にどのように対応するべきか自ら考えて動くことはできません。よって状況に応じてフローが変わる業務や毎回異なる内容のルーティンワークはRPAで自動化することができません。また、「会社に有益な情報を収集」といった業務も行うことができません。これは「有益な情報」が何なのかRPAには判断がつかないからです。
【ルールが決まっていない業務】
【人の経験で判断が必要な業務】
【物理的な作業が必要な業務】
RPAは、特別なプログラミング能力やシステム開発が必要ない点から、マクロやシステム開発といった他の自動化ツールと比べると比較的導入がしやすいツールです。しかし、それでも導入から運用には一定の知識が必要になってきます。RPAを活用し自動化を進めたいと思った方の中には、自社で導入から運用まで対応できるのか懸念される方も多いかもしれません。そんな時は、他社の取り組みを確認し、どのような経緯から導入まで進めたのか。また、導入までの手順を確認し自社で取り組めることはないか確認することをお勧めします。
RPAで単純作業を自動化することで、これまでかけていた労力と時間を別の業務に充てることができ、人手不足の解消につながります。本資料では、RPAを導入するメリットと導入の手順を紹介します。
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