固定電話にとらわれない働き方の実現方法【自治体関係者必見】

2023年5月29日掲載

固定電話にとらわれない働き方の実現方法

社会のデジタル化が急速に進む中、自治体でも新しい働き方への関心が高まっています。本記事では自治体向けに開催したウェビナーをもとに、自治体が新しい働き方を検討するうえでの課題とその解決策をご紹介します。

高田諒馬

ソフトバンク株式会社
法人事業統括公共事業推進本部公共事業推進統括部事業企画部事業企画二課課長

自治体が直面している課題とは

新型コロナウイルス感染症の蔓延をきっかけとして社会のデジタル化は急速に進み、たとえ非対面であったとしてもこれまで以上に高い生産性で働くことが求められています。さらに、今後人口減少による働き手の不足が想定されていることから、自治体での生産性向上は急務となっています。

生産性向上に向けた働き方として、テレワークや、サテライトオフィス勤務、モバイルワークの推進などが挙げられます。これらは若手社員への魅力ある職場づくりや、産前産後・育児休業から復帰した女性の働く環境としても重要な位置付けとなっています。

しかし、多くの自治体ではテレワークの導入が進んでいないのが現状です。理由としては、窓口業務、紙中心の業務、そして電話業務という３点が挙げられるかと思います。そのうちの紙中心の業務については、昨今、オンライン申請が進んでいることもあるので、ノートPCやタブレットの配備、ペーパーレス会議の推進などによって解決できると考えています。今回はもう１つ、電話業務の解決策についてご説明していきます。

固定電話にとらわれない働き方はあるのか？

自治体の電話業務に関しては、お客さまからの問い合わせはもちろん、職員どうしのやり取りも内線電話が中心かと思います。職場・自席でないと仕事がしづらい環境であるという問題を解決しない限り自治体がテレワークを導入するのは難しいのではないでしょうか。それでは、業務の中心となっている固定電話にとらわれない働き方はあるのでしょうか？それには業務用スマートフォンの配備とともに、今注目されている「クラウドPBX」が必要になると考えています。

そもそもクラウドPBXとは？

PBXとは電話網を構成する機器を指します。従来は、各庁舎に物理的なPBXを設置する必要がありましたが、クラウドPBXではインターネット上に設置されたPBXを使うことになります。これまでのPBXを用いた電話環境では、異動時期やレイアウト変更の際には、さまざまな電話関連の変更作業を全て業者に依頼をして行う必要がありました。クラウドPBXでは各種設定変更がWeb上で完結できるので、時間や費用の圧縮により管理者の運用負荷軽減につなげることできます。これまでのように納期や多額な費用もかかりませんし、インターネットに接続できる環境さえあればよいのでBCP推進の一つとしても有効だと考えられるのです。