Teams、SharePoint Online、Outlook の情報検索時間や手間を削減し、生産性を向上させる方法

2026年3月12日更新
2024年10月17日掲載

本記事はSBテクノロジー株式会社（SBT）が執筆・公開した記事を、ソフトバンク株式会社との合併（2026年4月1日付）に伴い転載したものです。文中の「当社」「SBテクノロジー」などの記載ならびにサービス名称などの内容は、初出掲載時点の情報が含まれます。
元記事リンク： https://www.softbanktech.co.jp/special/blog/sbt_sbt/2023/0011/

Microsoft Teams（以下、Teams ）、SharePoint Online（以下、SharePoint ）、Outlook は、現代のデジタルワークプレースにおいてますます重要性を増しており、企業のコミュニケーション、コラボレーション、情報共有の中心的な役割を担っています。
しかし利用が広がる一方で、多くの企業やユーザーが情報過多（Information Overload）という問題に直面しています。日々膨大に蓄積されるチャット、ファイル、メールの中から目的の情報を素早く探し出すことは容易ではなく、結果として従業員の生産性の低下を招く恐れがあります。

そこで本ブログでは、この課題を解決する新たなアプローチとして、検索効率を大幅に高める「FastMark（ファストマーク）」をご紹介します。

Teams、SharePoint、Outlook におけるFastMarkを開発した背景

冒頭に少し記載しましたが、Teams や SharePoint、Outlook を日々使っていると、チャットやファイルが多数共有され蓄積していく中で、やるべきタスクの抜け漏れや必要な情報を探すことに時間がかかってしまうことが多くなります。
実際に当社で社内アンケートを行ったところ、Teams ユーザーの92%がファイルやメッセージを探すのに手間を感じているという結果が出ました。特にチャットの送受信回数が多いユーザーほど、情報検索に時間がかかっている傾向が見られます。重要な会議資料、お客さまとのやり取り、プロジェクトの進捗状況など、必要な情報にすぐにアクセスできないことは、業務の遅延や機会損失につながる恐れがあります。

社内アンケート結果

この課題を解決するために、社内で実証実験を行いながら開発したのが今回ご紹介するお気に入り機能の「FastMark」です。
FastMarkは、Teams アプリとして提供され、Teams、SharePoint、Outlook 上の重要な情報を簡単に登録、整理、検索することができます。
「FastMark」という名称には、素早く自分のお気に入りフラグを立て、検索する手間を削減できる、という意味が込められています。

Teams、SharePoint、Outlook におけるFastMarkの使い方

FastMarkの最大の特長は、シンプルさと柔軟性にあります。FastMarkを使用すると、ユーザーは直感的な操作で、重要なチャット、SharePoint のページ、Outlook のメールなどをお気に入りに登録することができます。この操作は、本に付箋を貼るように簡単にできるので、ITスキルに自信がないユーザーでも問題なく使いこなすことができます。

Teams からのFastMark操作

SharePoint からのFastMark操作

Outlook からのFastMark操作

FastMarkの主な機能は以下の通りです。

簡単な操作で情報をお気に入りに登録

マウス操作だけで重要な情報に素早くフラグを立てることができます。これにより、必要な情報に後から簡単にアクセスできるようになり、情報検索にかかる時間と労力を大幅に削減することができます。

キーワード検索やフィルタリング機能で情報を素早く発見

膨大なデータの中から必要な情報を絞り込むための検索機能とフィルタリング機能が搭載されています。キーワード、日付、送信者などの条件を指定することで、目的の情報に効率的にアクセスすることができます。

期限ごとにアイテムの色が変化し、タスク管理を容易に

タスクやプロジェクトの締め切りを視覚的に管理することができます。期限が近づくにつれてアイテムの色が変化するため、重要なタスクを見逃すことなく、的確なスケジューリングを行うことができます。

FastMarkを導入して、その効果がすでに数字に表れています。社内アンケートでは、FastMarkの利用により、1人あたり月2時間、年間で24時間もの時間削減効果が確認されています。これは、従業員一人一人の生産性向上に大きく貢献するだけでなく、企業全体としての時間とコストの削減にもつながります。

まとめ

FastMarkは、Teams や SharePoint、Outlook の情報検索時間や手間を削減し、生産性を向上させる機能です。重要なメッセージやファイルを素早く特定し、整理することができるだけでなく、検索やフィルタリング機能、期限管理など、さまざまな便利機能を提供します。また今後の開発により、さらなる進化を予定しています。
FastMarkはすでに多くのお客さまに導入いただいており、高い評価を得ています。情報検索にかける時間と手間を大幅に削減し、個人の生産性向上に貢献します。ぜひ Teams、SharePoint、Outlook で利用できるタスク管理サービス「FastMark」をお試しください。

※FastMarkは、当社の別サービス「OnePortal Modern」をご契約のお客さまに付帯機能として無料でご提供しています。

https://www.softbank.jp/business/service/cloud/microsoft-365/campaing

AIによる記事まとめ

Teams・SharePoint・Outlook の情報過多を解消する Teams アプリ「FastMark」。重要なメッセージやファイルをワンクリックでお気に入り登録し、キーワード検索・フィルター、期限の色分けで管理。直感的な操作で情報検索時間を削減でき、社内調査では1人あたり月2時間（年24時間）の工数削減効果が確認されたことが説明されています。

※上記まとめは生成AIで作成したものです。誤りや不正確さが含まれる可能性があります。