コロナ禍を通じてコミュニケーションやワークスタイルが多様化したことで、アフターコロナと言われる今でも、より働きやすい業務環境が求められています。
オフィスにいなくても電話対応ができる、自宅でもオフィスの電話が取れる、といった電話業務に関することや、オフィス移転や組織の変更に伴うPBX管理の手間をなんとかしたい、といったPBXに関するお悩みを解決するために、最近導入する企業が増えている「クラウドPBX」についてご紹介します。

「クラウドPBX」とはどういうものか？

そもそも「クラウドPBX」とは一体どういうものなのかと言うと、これまで構内交換機によって構築していた電話機能をクラウド上に構築し、インターネット回線を経由して利用できるようにしたものです。

具体的にどういう状況で使われるものか、お客さまの業務環境をイメージしてみましょう。テレワークやフレックスタイム制度など、柔軟な働き方やコミュニケーションが必要とされるようになり、オフィスの電話業務に関してさまざまなお悩みごとが発生しているかと思います。

・外出先や自宅でオフィスの電話を取りたい
・電話の取り次ぎを簡単にしたい
・機器の管理や運用をシンプルにしたい
・導入コストを削減したい
・通話コストも削減したい

このようなお客さまのお困りごとを解決できるとして「クラウドPBX」が注目されています。
「クラウドPBX」を詳しく説明する前に、まずはこれまでの電話環境から見ていきましょう。

「PBX」とは？

企業にとって欠かせないコミュニケーションツールである「電話」を利用するためには、外線、内線の発着信や転送などの機能が必要となりますが、この機能を担っているのが「PBX（構内交換機／主装置）」という機器です。
PBX（Private Branch eXchange：構内交換機）とは、企業内の電話交換機のことであり、電話回線を使って内線・外線・転送を行う装置です。複数の電話回線を集約し、内線どうしの接続や、外線と内線の接続をコントロールするなど、電話機能の全てを管理する役割を担うことから「主装置」とも呼ばれています。従来のオフィスの電話システムと言えばこうしたPBXが主流で、オフィスごとに設置、利用されています。

PBXについて詳しくはこちらで説明しています。

PBXには種類があり、従来のアナログPBXのほかに「クラウドPBX」と「IP-PBX」があります。

「クラウドPBX」とは？

オフィスに設置して、複数の電話回線を集約したり、内線どうしの接続や外線と内線の接続を制御するといった役割を担っていたPBXの機能をクラウド上に構築したものが「クラウドPBX」になります。「クラウドPBX」はインターネット回線を利用して利用することから、場所を問わず、コストをかけずに電話環境を構築することが容易となります。

「IP-PBX」とは？

「IP-PBX」とは、LANケーブルを使ってインターネット回線に接続して利用するPBXです。
インターネット回線を利用する点は「クラウドPBX」と同じですが、PBX機器をオフィスに設置するか、もしくは自社サーバにソフトウェアをダウンロードして利用することになるので、機器設置費用やサーバ設定費用など導入コストが高価です。

では、「クラウドPBX」によって実際どのように変わるのでしょうか？

「クラウドPBX」のメリット

PBXのメンテナンスが不要

物理的なPBXをオフィスに設置せずクラウド上で電話機能を構成するため、PBX本体の経年劣化による交換、破損や保守切れなどのリスクを回避でき、さまざまなメンテナンスが不要となります。

設定変更が簡単

オフィスの移転や組織変更などに伴うレイアウト変更の際、その都度、業者へ連絡をして、電話機や電話回線の増減変更、配線作業などの依頼をしなければなりませんでしたが、「クラウドPBX」であればいつでも担当者がWeb上で設定変更可能です。

コスト削減

拠点ごとにPBXを設置をしないため、機器の購入や設置に伴う工事が発生しない分、コストを削減できます。また、固定電話の代わりにスマートフォンやPCを使用することで、移転や拠点増設の際にもレイアウト工事や配線工事が不要になり、コストを抑えられます。

いつでもどこでもオフィスの電話番号で通話が可能

固定電話と携帯電話を連携させ、携帯端末をオフィスの内線電話として活用するサービス（FMC：Fixed Mobile Convergence 固定電話と携帯電話の融合）を利用することによって、オフィスにいなくても携帯電話やスマートフォンなどから代表電話での発着信ができるようになります。インターネット回線を経由して外線機能が使えるので、外出先や営業先、自宅にいてもオフィスにいるかのようにお客さまと通話できます。

電話の取り次ぎ業務を効率化

PCやスマートフォンを用いて内線化（※FMC連携）できるので、かかってきた外線電話を外出中の担当者へ直接転送可能となります。いったん電話を切って担当者へ連絡し直すといった取り次ぎ業務の効率化ができます。

内線化で通話料を削減

オフィスから外出先の社員にかける外線や電話取り次ぎで対応していた外線を内線化することによって、通話料が無料となり、コスト削減ができます。

スピーディに導入可能

自社で環境を整備する必要がなく工事が不要なので、比較的短い日数で導入できます。

「クラウドPBX」のデメリット

通話品質がインターネット環境に影響されることがある

インターネット回線を利用して通話するものでは、ネットの環境によって通話品質が変わります。Wi-Fiなどネット環境が不安定な場合は、音声が途切れてしまったり、聞き取りにくいと感じる場合もあります。また、携帯電話のVoLTEという回線を利用することで高品質な通話を可能にしたサービスもあります。無料トライアルがあれば実施してみて音声を事前確認するのがベストです。

月額費用が発生する

月額費用が全くかからないわけではありません。物理的なPBXを用いて電話環境を構築する場合と比べて導入コストを抑えることが可能ですが、運用コストがどのくらいになるのかあらかじめ料金シミュレーション等で確認しておくことが必要です。

FAXが使えない場合がある

FAX通信はアナログ回線を利用していることがほとんどのため、「クラウドPBX」を導入すると今までのFAX機が使えなくなってしまう場合があるので、事前に確認が必要です。

発信できない番号がある

「クラウドPBX」から110番や119番などの緊急通報ができません。緊急通報は「クラウドPBX」経由ではなく、携帯電話回線などから発信する必要があります

回線に制限がある

「クラウドPBX」はサービスごとに利用できる回線に制限があります。大きく分けて２種類、「IP回線」と「光回線」に分類され、利用する「クラウドPBX」によっては、希望の回線を利用できない場合もありますので注意が必要です。

導入するタイミングに注意

ビジネスフォンのリース契約期間やPBXの保守期限等が残っているタイミングで「クラウドPBX」に移行すると、違約金や残債で高額なコストが発生する可能性があります。「クラウドPBX」を導入する際は、現在の契約を確認する必要があります。

クラウドPBXを具体的に検討される方はこちらもご参照ください。

自社にあった「クラウドPBX」の選び方

このように「クラウドPBX」を導入することによって電話に関するさまざまな業務を効率化することができます。冒頭にあるようなお悩み、お困りごとも改善できる可能性がありますが、お客さまそれぞれに最適な環境は異なるので、状況や用途、目的に応じて検討されてみてはいかかでしょうか。なお、既存のPBXを併用しながら部分的に「クラウドPBX」に環境を移行するスモールスタートも可能です。
実際にどのようなサービスがあり、どのサービスがお客さまにとって最適なのかは、ぜひ「クラウドPBXで柔軟で効率的な電話環境を実現」を参照してご検討ください。

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