利用率の低かったオンプレミスのグループウェアを Google Workspace に刷新。多様な働き方に対応できるようになり利用率が大幅に向上。

グループウェアに求めることが時代の流れとともに変化

愛知県名古屋市に本社を置く中日新聞社は、中部地方から関東や北陸にかけて７紙を展開しています。さらに、中日新聞や東京新聞、東京中日スポーツの電子版（中日新聞は購読者向け中日プラス会員限定）、GIGAスクールに関連した電子サービス、大相撲名古屋場所といったイベント主催など地域に根ざした幅広いサービスを手がけています。

同社は2006年に事務業務の改革推進を掲げ、その⼀環でオンプレミス型グループウェアを導入。同時にワークフローのシステムも導入し、各種申請処理の効率化に成功しました。しかし、世の中が「働き方改革」という全社的な業務効率化へシフトしていく中、以前のグループウェアの課題が浮き彫りになってきたと同社の業務系システム計画全般を統括する佐藤氏は語ります。

「以前のオンプレミス型グループウェアとワークフローシステムは事務業務の効率化を目的に2006年に導入しました。その目的に対する効果はあったのですが、当然ながら日常的に使うのは事務部門の社員に偏っており、その数は全社員の３分の１程度。カレンダー機能やファイル共有機能など社員どうしのコラボレーションを促進する機能はあったもののインターネットメール機能がない（別サービスとして存在）など、社外とやり取りの多い取材部門や営業部門の利用は定着していませんでした。しばらくはそのまま利用していましたが、働き方改革など多様な働き方を推進していく時代に変化し、以前のグループウェアでの対応が困難になってきたため、あらゆる職種・業務を支援するグループウェアに刷新すべきと考えるようになりました」（佐藤氏）

そこで同社は2018年からグループウェア刷新の検討を開始。当初候補になっていた４つのサービスの中に Google Workspce はなかったと今回の Google Workspace 導入のプロジェクトマネージャーを担った𠮷川氏は振り返ります。

「候補の１つ目が、ベンチマーク的な位置付けで既存グループウェアの最新版を継続利用する、２つ目が既存グループウェアの継続利用に加えてスマートフォンでもアクセスできるサービスと連携、３つ目がビジネスチャットツールのLINE WORKS、４つ目がMicrosoft 365 でした。

Google Workspace を検討するようになったきっかけはソフトバンクさんからの提案です。別軸でソフトバンクさんからスマートフォンを導入するプロジェクトが動いており、スマートフォンの活用の幅を広げるという意味で Google Workspace を提案してもらいました」（𠮷川氏）