消防団の報告業務をデジタル化します
「消防団ワークス」は、消防団員の事務作業の大幅な負荷軽減及び活動の充実強化に寄与するスマートフォンアプリです。
消防団員の活動実績の報告だけではなく、資材や車両点検業務を行うことができます。
また、手入力業務と集計業務を簡素化し業務効率化を実現することで正しい実績把握が可能になります。
消防団の報告事務をデジタル化する「消防団ワークス」は2023年度 GOOD DESIGN AWARD グッドデザイン賞を受賞しました。
「消防団ワークス」は、消防団の報告事務をアプリケーションによりデジタル化し、消防団員の大幅な負荷軽減及び活動の充実強化に寄与するスマートフォンアプリです。
「消防団ワークス」ができること
「消防団ワークス」は、消防団員の活動実績の報告業務をデジタル化するだけではなく、
本業務ではない ”付随業務”の効率化 に必要な機能を幅広くカバーするため 消防団員の負担を大幅に軽減 することができます。
活動実績報告
スマートフォンアプリで簡易に活動事案作成/出欠確認/実績報告から承認を実施することができます。
車両・資機材の点検
班ごとの点検項目をカスタマイズすることが可能で、不具合箇所等の写真を添付することもできます。
現地チェックイン
各団員の出動実績を位置情報※で取得し、出動実績を可視化することが可能です。
スマートフォンの位置情報は、端末内で破棄され、判定結果のみをサーバへ送信、保管します。位置情報のサーバへの直接送信、保管はいたしません。
コミュニケーション機能
訓練・行事の周知、参加者の把握、各種情報共有など、活動時のコミュニケーションツールとして活用できます。
サービス連携
『消防団管理システム』※との連携により、報酬計算、表彰管理、団員管理が可能になります。
消防団管理システムは、テクノ・マインド株式会社が提供するサービスです。
消防団にデジタル化が求められる背景
消防団員は普段本来の仕事がありながら、火災や大規模災害発生時に現場へ駆けつけ、
その地域での経験を活かした消火活動・救助活動を行う非常勤特別職の地方公務員です。
近年さまざまな災害の多発している中で地域に密着して活動を行う消防団の重要性は高まっています。
地域の消防団が抱える課題
消防団では、高齢化、人員の減少、報酬支払いプロセスの不透明さによる不正受給など、従来からさまざまな問題を抱え取り巻く環境は厳しい状況になっていました。
消防庁からの通達により対策を講じてるものの、紙ベース、つまり手作業での事務作業が増えたことで団員の作業負担が増え、新たな課題が発生しているのが現状です。
現在の主な課題
- 手作業の事務増加
報酬などの個人への直接支給の徹底に向けて、作業負担が増え、作業ミス、報告漏れが発生してしまう。 - 管理者への負荷
各団体によって事務作業や報告方法などのルールが明確化されていないため、管理者への負担が大きくなってしまう。
消防団の活動における 「報告事務負担の軽減」 や 「プロセスの明確化」 を実現 するためデジタル化が求められています
「消防団ワークス」実証実験における成果
2021年に行った「消防団ワークス」の実証実験※では、実際に各地域で活動する消防団（約250名）にご参加いただき、実際に「消防団ワークス」を使用していただきました。
2021年度に行われた地方自治体とソフトバンク株式会社での取り組み
実証実験の結果と現場からの声（一部）
事務処理に費やしていた時間※1を 大幅削減 することができ、負担の軽減と活動の充実強化をすることができました！
実際に「消防団ワークス」を使用した消防団員のうち、7割以上の方から 高評価 をいただきました！※2
- 記述のミスが減った
- 確認がしやすい
- 使いやすい、見やすい…など
報告処理に係る時間比較（１か月（約3,500 件）あたり）実証実験後のアンケートより抜粋
「消防団ワークス」は消防団の活動における業務の デジタル化 に大きく貢献します
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お客さま導入事例
神奈川県横浜市
横浜市の消防団では、活動実績や資機材の管理報告が紙ベースで処理されており、その提出や管理にかかる手間が消防団活動における大きな負担になっていました。
そこで、消防団関連事務の負荷軽減を目指し、同市消防局・デジタル統括本部が連携して消防団支援アプリ「消防団ワークス」を開発。アプリ導入の結果、1ヵ月あたり7,500枚必要であった紙の報告書が0枚になるなど、事務手続きが大幅に削減され、消防団活動における負担が軽減されました。
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