地域の安全を守るため多岐にわたる活動や訓練を行っている消防団。その一方で、出動後の活動報告を紙で作成し提出していたりと、アナログな事務作業に時間が割かれてしまっているのも実情です。そんな中生まれた、消防団員の事務報告作業をデジタル化し業務の負担を削減するアプリ「消防団ワークス」が、「2023年度グッドデザイン賞」を受賞しました。
アナログ作業だった消防団の活動報告をデジタル化。団員の負担を大幅軽減
私たちが暮らす地域の安全や安心を守るために活動している消防団員は、普段他の本業を持ちながら消防団活動を行っています。近年、消防団を取り巻く環境は厳しさを増しており、若年層の入団数の減少により高齢化が進んでいます。厳しい訓練や消防・防災活動などの負担の大きさから加速している「消防団離れ」ですが、本業務以外でも、出動報酬の元となる活動報告のプロセスにおいて作業負担が大きいことも課題となっています。その課題を解決するためにソフトバンクでは、「消防団ワークス」というアプリを通じて報告業務を行うことで作業負担を軽減するサービスを提供しています。
これまで消防団員は出動の度に手書きで報告書を作成し、紙ベースで申請を行っていました。さらには報告書を消防署に直接持参するなど、団員にとって本業務ではない付随業務の負担がとても大きくなっていました。消防団ワークスでは、負担となっていた付随業務をスマホから行うことで、作業時間の削減や業務の効率化を実現します。活動報告だけではなく、車両や資機材などの管理や点検報告、承認までの一連の作業や、団員同士のスムーズなコミュニケーションが可能な掲示板などさまざまな機能を搭載しています。
今回、グッドデザイン賞を受賞した評価ポイントについて審査委員からは、「消防団は地域にとって必要不可欠な、公益性の高い事業である一方、団員の自主的な参加により成り立つというボランティア的な性格を合わせ持つ。団員の減少や高齢化が全国的に進んでいる中、事務処理業務を最小化して訓練や巡回など本来の業務に集中できるようにするための仕組みを提供している。派手さはないかもしれないが、課題をしっかりと見据えた、地域社会にとって肝要なソリューションといえる」と評価され、今後の展開に期待してこの賞に選定されました。
また消防団ワークスアプリは、誰でも直感的に使えるデザインを目指して、実際に地域で活動する消防団員の声を反映したシンプルで使いやすい設計となっています。アプリのデザイン設計を担当した、法人事業統括 デジタルトランスフォーメーション本部 ビジネスプロモーション統括部の檜物は、「幅広い年齢層の方が所属する消防団にはスマホアプリの操作に慣れていない方も多くいると知り、ホーム画面を開けば各機能に遷移できるシンプルな作りを意識しました。消防団ワークスは単なる紙からアプリに運用を変えるためのサービスではなく、DXとして事務作業フローをデジタル活用できるように変えるサービスです。そのためさまざまなユースケースを想定して使いやすさを重視しながら設計をしました」とコメント。
今回の受賞を受けて、消防団ワークスのサービスを担当する法人事業統括 デジタルトランスフォーメーション本部 ビジネスプロモーション統括部の茂呂は、「今後は複数の自治体への導入と検証を進め、消防団の方々の活動を一層サポートする機能を強化・改修しながら地域の防災力の飛躍的な向上を目指していきます。消防DXを通じて革新的なソリューションを提供することで、消防団の皆さまの活動をより効果的に支援していけたらと思います」と今後の展望についてコメントしました。
左：消防団ワークスを担当する茂呂、右：アプリデザイン設計を担当した檜物
（掲載日：2023年10月23日）
文：ソフトバンクニュース編集部
消防団の報告業務をデジタル化するアプリ「消防団ワークス」
「消防団ワークス」は、消防団の報告事務をアプリケーションによりデジタル化し、消防団員の大幅な負荷軽減および活動の充実強化に寄与するスマートフォンアプリです。
