法人マーケティング部門では、法人の経営層向けに最新のソリューションを展示する施設を運営しています。施設内で投影する資料やカタログ資料などの制作を派遣社員の2人のデザイナーが担当しています。
制作物を完成させるまで関係者への確認作業が多く発生しますが、ビジネスチャットやWeb会議ツールを使用し、作業効率を高めています。
新しいコンテンツをスピーディに仕上げる
制作物の構想段階から関係者への確認をこまめにとり、完成形イメージにズレが生じないようにします。ビジネスチャットを使って関係者の意見を吸い上げ、制作物へ反映。大容量のファイルはクラウド上のドライブに保存し、そのリンクをチャットで共有。制作物の確認作業はペーパーレスで効率的に行われるようにしています。
職場ではWeb会議ツールの「Zoom」や「Google MeetTM」が浸透し、関係者全員が使い方に慣れていてスムーズです。Zoomでは修正したい箇所を画面上で囲ったり、思いついたアイデアを書き込んでもらうこともできます。Zoomを活用することで意思疎通がはかどっています。
画面共有、チャット、アンケートとQA、バーチャル挙手機能を使って活発な議論が進められるWeb会議ツールを今すぐ導入しましょう。
タスクの進捗をクラウド上でリアルタイムに共有
デザイナー2人のタスク管理にはクラウド上で共同編集ができるGoogle スプレッドシートを使用。ここにそれぞれが作業進捗を入れておけば、上司もリアルタイムで作業状況を把握できます。
「従来なら上司に見せるためにPC内で編集・保存したファイルを毎回メール送付する必要がありました。クラウド上のファイルに直接書き込むだけですむのは便利です」と言います。
資料の作成から会議まで、パフォーマンスを最大化させる具体的な方法を確認しましょう。
感染症対策がとれていて安心な職場
緊急事態宣言下中は在宅勤務となりましたが、PCとスマートフォン、VPN接続を用意し、オフィスにいるのと変わらない環境で業務を継続しました。急ぎの資料変更の依頼がよくあるので、チャットとメールと電話で連絡が取り合えるスマートフォンは有効でした。
緊急事態宣言が解除されたので今後は出勤も再開します。ビルの入館ゲートでは通過する人の体表温を測定し、マスク非着用の人や体表温の高い人に警報を鳴らす仕組みが導入されています。感染症対策に配慮されているので、出勤再開も安心です。
顔認証を活用した入退室管理でオフィスの環境改善を今すぐはじめましょう。
新しい発想を受け入れる職場だからこそ、成果を最大化
どの作業もペーパーレスです。デザインの確認にわざわざ紙で印刷してペン入れするという作業がありません。「印刷することが時間と労力の無駄だったと気づかされました。もうアナログな業務環境には戻りたくないです」と語ります。
展示施設では壁面全体がサイネージになり、透明なガラスの扉にも資料を投影する仕掛けです。先駆的な仕事だから指示を受けて普通にデザインするだけでは足りません。関係者同士でより良く見せるためのアイデア・意見交換がオンラインで活発に行われています。常にチャレンジする気持ちが刺激され、仕事の結果を大きく左右します。
働きやすさを実感できる職場は、一段高い仕事へ挑戦するモチベーションを醸成します。これからも働き方の効率化を推進し、魅力のある業務環境を実現していきます。
（文：村上）
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