PCをChromebook™ に置き換えて、業務のクラウド化と端末管理の負担軽減に成功

Google のサービスを活⽤した、「紙」からの脱却

ACGでは、⾼齢者・障がい者を対象とした医療・介護サービスの提供を⾏う⼊居施設や訪問看護・介護、通所サービスをはじめとした、幅広い事業を⼿掛けています。

介護・福祉業界は慢性的な⼈⼿不⾜という課題があり、できるだけ業務の無駄を省きスタッフの負担を減らすことが求められていますが、同社では紙を使った業務が多かったため、部署間の連携や施設内でのデータ共有が⾮効率的だったといいます。

「紙を使うと情報にタイムラグが⽣じ、フロアが複数ある施設では上の階と下の階でデータの整合性が取れないということがありました。例えば、脈拍や体温などのバイタルデータを定時に測定して異常値がある場合は再度測り直すのですが、紙の場合は即座に異常値を確認できません。ほかにも、バイタルデータの推移を⾒たり、軸を変えてデータを確認するといった必要性から、属⼈的なデータ加⼯が知らないところで無数におこなわれており、紙での業務に限界を感じていました」（堀之内⽒）

こうした紙によるデータ共有の課題を解決するため、データのデジタル化と業務のクラウド化をスタートしたACG。当初は無料で使えるGoogleのサービスを利⽤して現場レベルで取り組んでいましたが、便利なツールや帳票を部署間で共有するようになり、次第に全社的な動きになっていきました。

「最初はGoogle の無料アカウントを個⼈で作って、Google スプレッドシートやGoogle フォーム、Google App Script を活⽤した情報共有に取り組みました。現場からでもスマートフォンでバイタルデータを⼊⼒できるのでデータのやり取りが格段に速くなり、次第にGoogleのサービスから離れられなくなりました」（⼭⽥⽒）

しかし、無料版は従業員個⼈に紐づいているアカウントのため、このまま取り組みを進めることには課題がありました。管理側のコントロール下で確実にアカウントを削除できないため、スタッフが退職した後に本来消すべき情報がそのまま残り続けるリスクがあります。こうしたアカウント管理の観点からGoogle Workspace の導⼊が検討されるようになりました。

「もう⼀つの課題として、会社から貸与しているスマートフォンに前のアカウント情報が残っていると、次の⼈に貸与する際にアカウントの削除や追加がとても⼿間でした。特に医療福祉業界は現場の⼈員が流動的なため、これらの作業に多くの時間がかかっていました。Google のサービスの利⽤が今後もさらに拡⼤するのであれば会社としてアカウントを管理できるサービスを導⼊しようと判断し、GoogleWorkspace の導⼊を決めました」（⼭⽥⽒）

GoogleWorkspace を直感的に使えるChromebook

Google Workspace の導⼊によって業務効率化とアカウント管理の厳正化を実現したACGですが、スタッフ⼀⼈⼀⼈がGoogle のアカウントを意識して社内インフラを利⽤する必要が出たために、現場では混乱が⽣じました。ITに馴染みのないスタッフにはクラウドサービスの概念を説明することが難しく、新旧のアカウントの区別ができないなど、なかなか理解は進まなかったといいます。新しいアカウントへの移⾏を徹底するための⽅法を模索する中で堀之内⽒が辿り着いたのは、Chromebook の利⽤でした。

「Chromebook という⽬に⾒える機器とアカウントを結び付けて説明することで、アカウントの考え⽅がとてもシンプルになると感じました。Chromebook は起動すると、過去にログイン履歴のあるスタッフのメールアドレスと写真が並び、そこから⾃分のアカウントを選択してGoogle Workspace のパスワード⼊⼒をする⽅式になっています。Chromebook はどの端末からでも⾃分のアカウント情報でログイン可能で、⼀度⼊ってしまえばどの端末でも同じ作業環境にアクセスできます」（堀之内⽒）