法人に適した音声サービスとは？ 固定電話番号を柔軟に利用する方法

固定電話

以前は、メタル回線を用いた電話サービスやNTT加入電話のみを指していました。現在では、IP電話やインターネット回線を利用した電話の普及に伴い、携帯電話ではない設置型の電話のことを固定電話と呼ぶようになりました。

固定電話は、大きく分けてメタル回線を用いたものと、光回線を用いたものに分けられます。 従来のメタル回線を利用した加入電話やISDNサービスには地域に紐づく0AB~J番号（東京の03番号や大阪の06番号など）が割り当てられ、FTTH等を利用したIP電話サービスには050からはじまる番号が割り当てられていました。現在では、一定の品質基準を満たしたIP電話サービスにおいて、メタル回線と同様に0AB~J番号の利用が可能になっています。

ビジネスでは、オフィス内にPBX（構内交換機）やビジネスフォンで使われるような主装置（小型のPBXのようなもの）を設置して内線や外線電話を管理し、割り当てや通話転送、保留など各種機能を使えるようにしていることが多いです。

FMC(Fixed and Mobile Convergence)

FMCとは、「固定通信と移動体通信の融合」を意味しています。 固定電話機と携帯電話間で内線通話ができるほか、固定の電話機で受話した電話を携帯電話へ転送するなど、携帯電話と固定電話をシームレスにつなぐことができるサービス（機能）のことです。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、お客さまのオフィスに設置していたPBXをクラウド化し、IPネットワーク経由でPBX機能を提供するサービスのことです。これまではオフィス内にオンプレミス型のPBXを設置して複数の電話回線を集約し、内線同士の接続や外線と内線の接続を制御していました。この機能をクラウド上で利用できるようにしたものです。

クラウド連携の音声サービス

音声通信を制御・処理するシステムをクラウド環境で利用する、いわゆるSaaS型のサービスを指します。上記のFMCやクラウドPBXの機能を搭載しており、PC・スマートフォン・タブレットなどのマルチデバイスに対応し、ネットワークがあればどこでも利用できるのが特長です。

さまざまな企業がサービスの提供をしていますが、例えば、ソフトバンクが提供する「UniTalk」もそうしたサービスのひとつです。UniTalkは、Microsoft社が提供するコミュニケーションツールのMicrosft Teams に通話機能を拡張するクラウドボイスサービスです。このサービスはグループウェアと通信インフラを組み合わせて、音声サービスを提供しています。詳しくはこちらの資料をご確認ください。

法人で求められる音声コミュニケーション機能とは

では、法人が音声コミュニケーションにおいて必要とする機能とはどういったものでしょうか。確認していきましょう。

１. 固定電話番号は利用できるか

固定電話番号（会社の代表電話番号など）があることにより信頼性を高め、取引先の安心感につながる場合もあります。法人において、固定電話番号が利用できることが要件のひとつになることもあります。

２. 場所に関係なく、社内・社外と受発信できるか

場所にとらわれずに音声コミュニケーションが可能になれば、在宅勤務や外出時でも顧客や取引先への対応ができるようになります。クラウド連携の音声サービスを利用すれば、社内はもちろん外出先でも内線通話でき、会社の固定電話番号でも発信ができるようになります。

３. 快適なユーザビリティか

既存の音声サービス（オンプレミスのPBXや固定電話機など）を新たに設置するサービスに一元化できるか、効率化が図れるかの確認もしておきましょう。複数のサービスや煩雑な機能が存在するようになると使いづらいくなり、効果的に利用されない可能性があります。 利用者目線でコミュニケーションサービスを選定し、移行プランを検討する必要があります。

４. メンテナンスや維持コストを節約できるか

便利さとともににコストも重要です。特定の機器を設置したり回線敷設が新たに必要だと、メンテナンスの都度費用が発生してしまいます。オフィスのレイアウトや座席の変更のたびに設定変更の依頼が必要かどうかも、事前に確認しておく必要があるでしょう。

新しいサービスを導入することで削減可能なコストもあります。例えば簡単な設定であればWebから自社で対応できるため外注不要だったり、スマートフォンを利用して固定電話番号を受けることができれば、回線敷設工事が不要となるケースもあります。導入前後のさまざまなコストをしっかりと把握し、見極めることが重要です。

５. 契約や解約が柔軟に対応できるか

柔軟に利用できるかも重要なポイントです。契約から利用開始までにどのくらい時間や工数がかかるのか、都合によって機能の追加や見直しなどが発生した場合の対応できるか、退職や拠点閉鎖にともない音声サービスの解約対応を柔軟にできるか、などの確認も必要です。

固定電話、携帯電話、IP電話のメリット

法人で利用される固定電話や携帯電話、IP電話の３つについて、それぞれの音声コミュニケーションの特長も確認しておきましょう。

固定電話

固定電話番号が提供されることが最大の強みです。固定電話は基本的に利用する場所に回線を配して利用することになるので、存在していることを証明するものにもなっています。企業にとって固定電話を持っていることが「信用」を裏付けるひとつの要因ともいえます。

また、契約プランにもよりますが、固定電話の通話料は携帯電話に比べると安く設定されてる場合が多いです。

携帯電話

携帯電話端末では、一斉メールの配信や共有の電話帳機能などが提供されています。スマートフォンの場合には各種アプリが利用できることも大きなメリットです。

また、法人の携帯電話はレンタルサービスが提供されている場合もあります。レンタルサービスを利用した場合、資産計上する必要もありません。保守や管理のサービスを受けられるため、端末管理の合理化にもつながるでしょう。

IP電話

IP電話は050からはじまる電話番号が割り当てられるという印象が強いですが、光ファイバーを利用しているIP電話やクラウド型でも地域に紐づいた固定電話番号が使用できるものもあります。

旧来の固定電話では当たり前であった、距離に依存した通話料金体系ではなく、「全国一律料金」で提供されている場合が多く、従来の電話料金と比較すると安価に設定されています。

まとめ

ほとんどの人が携帯電話やスマートフォンを持つようになった現在でも、業種や職種によっては固定電話番号の対応が必須となるシーンがあります。働き方改革など働く環境が多様化した現代においては、固定電話番号を維持しながら柔軟に利用することができるようになってきました。

場所にとらわれず業務できることや運用コストが下げられること、運用管理が合理的になることなどを考えると、クラウド連携の音声サービスの有用性は明らかです。 導入検討時には自社にあった機能を持つサービスか、運用体制が整った企業が提供しているかなどなどを把握しなければなりません。

ソフトバンクでは、携帯電話やスマートフォンはもちろん、前述したUniTalkやConnecTalkなど各種音声サービスを取り揃えています。各企業の状況にあわせてご提供が可能ですので、お気軽にご相談ください。