菅内閣の発足以降、デジタル庁の設置や行政手続きにおける押印廃止などが宣言され、日本のデジタル化が急速に進もうとしています。民間企業においては、紙と印鑑による契約業務をデジタルによって置き換えようとする「電子契約」の導入が進んでいるところです。「電子契約」は今、業務効率化やコスト削減を課題にもつ企業のみならず、BCP（事業継続計画）の観点からも注目されています。
これから導入をお考えの企業さまに、「電子契約」のメリットをわかりやすくご紹介します。
電子契約とは
作成した電子文書をインターネット上のファイル交換で契約を結ぶ方式であり、押印の代わりに電子文書へ会社名を打ち込むことで電子署名が付与されます。 電子署名とは、電磁的記録に付与する、電子的な証拠であり、紙文書における印章やサインに相当する役割をはたすものです。
電子署名と合わせ、契約時にはタイムスタンプが記録されます。 タイムスタンプとは、刻印される時刻以前にその電子文書が存在していたこと、及び、刻印された時刻以降、文書が改ざんされていないことを証明するものです。
電子契約のメリット①
契約締結までの日数を大幅削減
紙を使用することにより発生していた押印・製本・郵送業務がなくなるため、契約締結までの期間を短縮化できます。
従来の紙と印鑑の契約では、契約締結まで関係者が多いほどリードタイムが長くなります。「承認を依頼した上司が出張で不在」「書類管理してくれている事務員さんが休暇中」のために手続きが滞った経験はありませんか。
「電子契約」ではインターネット上で手続きが進んでいくため、相手が不在で帰りを待つ、担当者を探すというロスがなく、大きな時間削減につながります。
電子契約のメリット②
印紙不要・コスト削減効果が大きい
紙と印鑑による契約で発生する人件費・郵送代は、普段は目につきにくいコストですが、1通あたり約700円（※1～※3の条件で試算）以上のコストがかかっています。電子契約の場合はこれら人件費・郵送費を減らす効果も期待できます。
また、紙で課税文書を作成すると印紙税がかかりますが、電子契約では印紙税がかからないため印紙コストを削減できます。「電子契約サービス」を導入した場合、初期費用や利用料金がかかりますが印紙代に比べて安価にすむ場合が多く、大きなコストメリットが期待できます。
- ※1郵送費：レターパックで郵送した場合の金額
- ※2人件費：印刷、郵送、回収、保管を時給2,000円の人が8分間かけておこなった場合の金額
- ※3その他：封筒・用紙・印刷・保管（7年間）などの金額
電子契約のメリット③
セキュリティ強化につながる
データ暗号化技術により情報漏えいや改ざんを防ぐ
紙は暗号化ができないので人目に触れやすく、情報が漏洩してしまう可能性があります。電子契約だと送受信も保管も暗号化されていて、通信の盗聴や傍受を防ぐことができる上に、第三者によるデータの加工から守ることが可能になります。また書類の郵送だと到着後に封筒を紛失することもありますが、その心配もなくなります。
災害などによる紛失リスクから大切な情報を守る
データは常に自動バックアップしています。データとして保管されているため、仮に事務所が地震や台風などの被害を受けても大切なデータは紛失する心配がありません。
「電子契約サービス」をご検討中のお客さまにおススメ
ソフトバンクからは、実績や使い勝手に優れた「電子契約サービス」のご紹介が可能です。
質問やご相談がございましたらお気軽にお問い合わせください。