企業に差し迫った課題の解決策としてテレワーク※に注目が集まっています。この記事ではテレワークが注目される3つの理由と、実施前にチェックしたい3つの点をご紹介いたします。
- テレワークとはスマートフォンやPCなどの情報通信技術を活用し、時間や場所を有効に利用する柔軟な働き方です。
2020年4月より、働き方改革関連法が中小企業にも罰則付きで適用となりました。残業削減に向けた解決策としてテレワークが注目されています。外出先からのテレワークを実現することで、移動時間が削減可能です。例えば営業社員が外出先に直行し、現地で作業をしてオフィスに戻らず直帰すれば、オフィスへの移動時間を削減できます。
残業時間の上限は原則として月45時間・年360時間
臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、以下を超えることはできません。
年720時間以内、複数月平均80時間以内（休日労働を含む）、月100時間未満（休日労働を含む）
- 上記に違反した場合には、罰則（6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科されるおそれがあります。
- 時間外労働の上限規制｜働き方改革特設サイト｜厚生労働省 ホームページより引用
URL：https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/overtime.html
2. 非常時における事業の継続
厚生労働省は非常時に備え、平常時からテレワークを積極的に行い働き方に慣れておくことを推奨しています。例えばテレワークを用いることで自然災害発生時は出勤しなくても自宅で業務が可能なため、企業は事業を継続できます。またウイルス感染の流行時には、他人との接触を防ぐことによって感染拡大を抑止します。
テレワーク導入の効果
- 災害発生時でも出勤することなく自宅で業務が可能なため、企業は事業を継続でき、事業利益の損害を最小限にとどめることができる
- 災害発生時に無理に通勤する必要がないため、従業員の生命を守ることができる
- パンデミック（感染症が世界的規模で流行すること）の発生時には、他人との接触を防ぐことによって感染拡大を抑止できる
BCP（事業継続計画）の策定・実現に関しては、非常時に速やかにテレワークが実施できるように、平常時からテレワークを積極的に行い、テレワークという働き方に慣れておくことが重要です。
- 厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック（PDF）」16ページより抜粋
URL：https://work-holiday.mhlw.go.jp/material/pdf/category7/01_01.pdf
3. 大規模イベント開催による交通混雑
イベント開催地に多くの観戦客が訪れ鉄道や道路が混雑すると、企業活動に影響がでることが予想されます。スポーツの祭典が開催される東京都では緩和に向けた取り組みの一つとしてテレワークを提唱し、都民や企業の取り組みを後押ししています。テレワークを用いることで従業員はオフィスへ出勤せずに働くことができ、交通の混雑に巻き込まれる心配がありません。
東京都は、東京2020大会期間中の交通混雑緩和も見据え、交通量の抑制や分散に向けた交通需要マネジメント（TDM）やテレワーク、時差Bizなどの取り組みを「スムーズビズ」として一体的に推進します。
- 東京都『新しいワークスタイルや企業活動の東京モデル「スムーズビズ」』より抜粋
URL：https://smooth-biz.metro.Tokyo.lg.jp
テレワーク実施に向けて準備すること
テレワークを効果的に行うために準備しておきたい3点をご紹介します。
1.社外でのPC業務環境
社外でPC資料の作成や共有を行うためには、先ずはインターネットに接続されたPCが必要です。移動先での使用も考えると、通信機能を搭載したPCが便利です。また、PCで作成した資料を離れた社員どうしでやりとりするためには、資料を快適に共有できる仕組みも必要となります。メールに添付できるファイル容量には限りがあるため、ファイル共有サービスも合わせてご利用いただくと便利です。
2.離れた社員どうしの密な連絡手段
社員どうしが離れてしまうと、意見交換や情報共有が難しくなります。電話は必ずしも相手が応答できるか分からず、メールの返信は時間がかかりがちです。テレワークの実施時でもテンポよく連絡できる手段として、チャットの利用が広がっています。さらに、ビジネス用に開発されたチャットサービスがあり、社員間のやりとりを離れていても活性化できます。個人のチャットサービスを業務利用すると、情報漏洩やプライバシーの問題が生じる場合があるので、ビジネス用の利用をお勧めします。
3.正確な勤怠管理
テレワークを実施する際、社外で働く従業員の勤怠管理が必要です。時間外上限規制に対応するために、テレワーク中の勤怠を正確に記録する必要があります。記録にはスマートフォンで利用できる「勤怠管理システム」が便利です。従業員も、管理者も記録や確認が簡単にかつ正確になるだけでなく、勤怠管理システムによってはアプリ（システム）をGPS位置情報と合わせて勤怠記録を残すこともできます。
