中小企業の業務効率化はスマホ活用から！
～15の具体例とおすすめツール～【2025年版】

2025年8月29日掲載

中小企業の業務効率化はスマホ活用から！～15の具体例とおすすめツール～【2025年版】

近年、あらゆる企業において人材不足が深刻化しています。そんな中、テレワークやハイブリットワークなどの働き方改革が進められるなど、これまで以上に「業務効率化」や「生産性の向上」が求められるようになりました。特に中小企業ではITツールやモバイル機器の有効活用が急務と言われているものの、「スマートフォンは電話とメールしか使っていない」「ITツールを導入したが現場ではあまり使われていない」といった課題を抱える企業が多く見受けられます。そこで本記事では、スマートフォンの基本機能と業務向けのアプリを掛け合わせることで業務の質を飛躍的に高めることのできる「15の実践アイデア」をご紹介します。

スマ－トフォンの標準機能を業務に生かす3つのテクニック

スマ－トフォンの導入は、新たなインフラの構築などを行わずにできることが大きなメリットの１つです。端末を導入してデフォルトで備わっている機能を適切に使いこなすだけで、いつもの業務を格段に効率化することができます。

（1）カメラ機能：現場報告や証跡管理に最適

スマ－トフォンのカメラは、単なる写真撮影以上の価値を持っています。例えば、作業前後の状況記録、故障部位の撮影、商品の陳列状態チェックなど、日時・位置情報つきの写真が証跡となり、報告書作成の簡素化・精度向上に役立ちます。

（2）ボイスレコーダー：会議や商談の記録に

口頭のやりとりをそのまま記録できるボイスレコーダー機能は、議事録作成や商談内容の再確認に最適です。文字起こしアプリと組み合わせれば、作業の効率が格段にアップします。

（3）テザリング：どこでもオフィスに早変わり

スマ－トフォンをWi-Fiルーター代わりに使う「テザリング」を活用すれば、外出先でもスマートフォンを介してPCをネットに接続して業務が可能になります。リモートワークや外出中の緊急対応に効果的です。

アプリの活用で変わる業務の現場：15の活用アイデア

スマートフォンには、業務で活用できるさまざまなアプリが用意されています。そうしたアプリを活用することで企業が抱える問題を解決できる具体的なシーンを、課題別にご紹介します。

【生産性向上・残業削減】

①外出先でメール対応
営業先からの返信対応や、移動中のメール確認がスマホ1台で完結できます。お客さまへの対応のタイムラグを減らし、顧客満足度も向上します。

▶必要なソリューション：Microsoft 365 , Google Workspace™

②外出先で資料確認・編集
PDFやExcel、Wordファイルの閲覧・軽微な修正がその場で可能となります。印刷やPC起動が必要だった資料確認が、スマートフォンからでも可能です。急なプレゼンや上司への承認依頼、営業同行中の資料確認などもスムーズに対応できます。

▶必要なソリューション：クラウドサービス＋アプリ

③スマ－トフォンからWeb会議に参加
自宅・外出先からZoomやTeamsに参加でき、移動中でも意思決定に関与できます。場所に縛られずに打ち合わせができることで、会議の質と頻度を両立できます。

▶必要なソリューション：Zoom , Microsoft Teams , Google Meet（Google Workspace）

④オフィス電話をスマ－トフォンで受発信
会社番号を使った発信・着信が自宅でも可能になります。例えば総務部門の代表電話応対を在宅で実現できるので、信頼感も維持できます。内線通話や電話取り次ぎもシームレスに行えます。

▶必要なソリューション：ConnecTalk , Dialpad , UniTalk , SwitchTalk

⑤経費精算を自動化

領収書をカメラで撮影して即申請。アプリ連携で項目自動入力・承認フローも効率化が可能です。出張先でそのまま経費申請をして月末業務の削減ができます。

▶必要なソリューション：freee会計 , マネーフォワードクラウド経費

⑥勤怠管理をスマ－トフォンで
GPS連携で出退勤打刻。残業や休暇申請もアプリ経由で申請・承認でき、総務部門の負荷軽減にも貢献。直行直帰の営業社員もリアルタイムに申請できます。

▶必要なソリューション： KING OF TIME , 就業管理ツール

【情報共有・コミュニケーション改善】

⑦社員間のスケジュール共有
上司やチームメンバーの予定を可視化。アポの調整や業務分担のスピードを上げることができます。

▶必要なソリューション： Googleカレンダー、Outlook予定表（ Microsoft 365）

⑧名刺情報の電子化・共有
名刺をスマホで撮影し、データ化します。データ化された名刺を全社で検索・共有可能にすることで、組織で人脈を生かす営業活動が実現します。

▶必要なソリューション：CamCard Business

⑨チャットで気軽な報連相
メール文化により情報伝達が遅い・硬いといった状況も、ビジネスチャットを活用すれば、ちょっとした質問・相談・共有がスムーズになります。移動中でも簡単に情報共有が実現し、業務の小さな気づきや競合情報の即共有が可能となり、組織の風通しも改善されます。

▶必要なソリューション：LINE WORKS , WowTalk

⑩IP無線アプリで現場連携
リアルタイム連携が難しい現場でも、スマートフォンがトランシーバ代わりになります。例えば建設現場、警備、介護において現場スタッフとのリアルタイム連携ができ、トラブルを未然に防ぐことができます。

▶必要なソリューション：Buddycom , スカイトランシーバープラス

⑪動画で現場指示を共有
施工方法・トラブル箇所などを動画で送れば、文章よりも圧倒的に正確に伝えられます。映像と音声で「見る」指示が可能となり、遠隔地の新人への作業レクチャーなどに最適です。

▶必要なソリューション：遠隔支援ツール（Zoom）

【人材育成】

⑫スマホでeラーニング
従来、研修は集合形式が前提でしたが、スマートフォンを活用して学習することにより移動中や隙間時間もスキルアップできるようになります。ITや営業スキルの教育にも有効です。

▶必要なソリューション：Axross Recipe for Biz , Schoo

【セキュリティ強化】

⑬ MDMで紛失時も安心
スマートフォンを紛失しても、MDM（モバイルデバイス管理）で遠隔ロック・初期化が即座に可能。情報漏えいを防ぎます。

▶必要なソリューション： ビジネス・コンシェルデバイスマネジメント（MDM）

【 BCP・健康経営】

⑭災害時の安否確認
スマートフォンと連携した安否確認サービスで緊急時の連絡手段を統一し、自動通知・集計が可能になります。地震発生時には社員へ一斉安否確認ができ、BCPとして役立ちます。

▶必要なソリューション：WowTalk（安否確認機能）

⑮健康管理アプリで従業員サポート
医療相談アプリを通じて、従業員の健康不安や体調不良の早期発見に貢献。医師・看護師へのオンライン相談が可能となり、相談から欠勤判断、ストレス軽減ができ、離職率低下にも寄与します。

▶必要なソリューション：HELPO（ヘルポ）　ヘルスケアプラットフォーム

個人契約（BYOD）と法人契約、どちらを選ぶべきか？

スマートフォン導入時、多くの企業が悩むのが個人の端末を業務で使用する「BYOD」か、「法人契約」の端末を導入するかという選択です。以下にそれぞれの特徴をまとめます。

BYOD（Bring Your Own Device）の特徴

【メリット】

・導入コストがかからない
新たに端末を購入する必要がないため初期費用を抑えることができます。

・端末購入・通信費が不要
通信費も個人契約の範囲で済むため、端末購入・通信費の支給が不要となり企業側の月額コストを軽減できます。

・すぐに運用が開始できる
すでに使い慣れた端末を利用できるため、導入研修や操作説明の手間が省けます。

【デメリット】

・セキュリティ管理が難しい
個人所有端末に業務データが混在するため、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。MDMなどの管理ツールを導入しても、機能制限が効かないケースがあります。

・プライベートと業務の境界が曖昧
プライベートとの切り分けが難しく「業務中に私用の通知がきて集中力が削がれる」「勤務時間外でも業務アプリから通知が届く」「業務と私用データが混在する」といったストレスが発生することもあります。

・業務用アプリの統一が難しい
OSのバージョン違いやアプリのインストール可否により、サポートやマニュアル対応が煩雑になります。

・トラブル対応が自己責任になる
故障や紛失時に企業側が支援できない場合が多く、業務継続に支障をきたすリスクもあります。

法人契約のスマートフォンの特徴

【メリット】

・アプリ・通信制限が可能（MDM）
業務で必要なアプリの一元配信や、不要なアプリのブロック、データのリモート削除などが可能です。

・情報漏えいリスクの最小化
紛失や盗難時も、即座にロックや初期化対応ができ、個人端末と比較して安全性が圧倒的に高くなります。

・一括請求で経費処理が簡単
通信費が一元化され、経費精算や部門別の利用管理がしやすくなります。

・サポート体制・端末保証が充実
故障・水没などのトラブル時にも、法人向けの窓口で迅速に対応してもらえるため、業務が止まりにくくなります。

・社員の入退社に柔軟に対応可能
利用権限の切り替え、初期化・再設定がスムーズです。人事異動・新入社員対応にも適しています。

【デメリット】

・導入初期に一定のコストがかかる
端末購入費・通信費・MDMなどの管理ツール導入費用が必要です。

スマートフォンは最強のビジネスパートナー

私たちが日常的に使っているスマートフォンは、もはや単なる連絡手段ではありません。電話やメールはもちろんのこと、ドキュメントの閲覧や編集、勤怠や経費の申請、社員同士の情報共有や遠隔地との会議、そして学習や健康管理まで、スマートフォンは、ありとあらゆる業務の局面をサポートできる持ち歩ける業務システムに進化しています。スマートフォンを正しく活用すれば、高額なITインフラや大規模なシステム導入に頼らずとも、次のような課題に対応できます。