電子取引データの保存どうすればいい？
おすすめの電子帳簿保存法対策

電子データの保存にシステムを使用する場合、システム仕様や構成、マニュアルなどわかりやすく説明する書類を備えていることが求められます。運用する人たちだけが理解しているということは望ましくありません。いざと言う時に、誰でも迅速に対応できるようにしておく必要があります。

保存した電子データをいつでも閲覧できるよう、ディスプレイやアプリなどを備える必要があります。取引データ情報は、業務上さまざまな形で利用されますがデータが電子的に保存されているため、専用の閲覧装置がない限り見ることができないため、データ確認のためには必須なものです。

「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならないことです。専用ソフトの検索機能や、ファイル名に必要事項を入れる、Excelなどで索引簿を作成するなど、ファイルと関係づけて検索できるようにしておくことが必要です。

データの改ざんや削除を防止するためには、タイムスタンプやバージョン管理や認証機能を活用することが重要です。データがいつ、誰によって訂正・削除されたかなどの記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用することで、管理の迅速化や正確性が向上します。