プロジェクトストーリー 規格外の受注を、
チームで乗り越えろ
大手製造小売業への
「G Suite™」
（現：Google Workspace™）導入

「一つのプロジェクトのために、複数の部門を跨いでこれだけのメンバーがそろうことはまずない」とプロジェクトマネージャーの内田は振り返る。上述の大手製造小売業は生産や物流、店舗管理などの役割を担う複数部門を一つの場所に集め、各部門間で常に連携しながらビジネス展開を加速させるための働き方改革プロジェクトを進めてきた。2018年2月、その改革をさらに加速させるための起爆剤として「G Suite」導入構想が浮上し、「世界中にいる社員間コミュニケーションを円滑かつスピーディーにしたい」という大きな期待を込めて、法人顧客のデジタルトランスフォーメーションを手掛けるソフトバンクに相談が持ちかけられた。

通常、1万ライセンス以上の「G Suite」導入でも大規模案件として取り扱われるが、今回持ち込まれたライセンス数は規格外だった。さらに、この顧客は当時、他社のクラウド型グループウェアを利用していたが、当然ながらこの2つのサービスには明確な機能差分があり、使い勝手や仕様、ユーザーインターフェースも大きく異なる。だからこそ、切り替える意味があるとも言えるが、今回の「G Suite」への切り替えの影響範囲は顧客のコミュニケーション基盤のみならず、ITインフラ全体に及ぶ。正式に「G Suite」の導入を決定してもらうためには、切り替えを進めた場合にどのような影響があるのかを想定し、またどれだけのコストがかかるのかを算出して、提示する必要がある。あくまで概算という前提ながら、自社のサービス提供範囲はもちろんのこと、顧客が合わせて利用を検討する他社サービスの提供範囲も試算対象となり、切り替えのための総コスト算出には2カ月間の時間を費やすことになった。

営業担当は取引先のアカウント担当に抜擢されたばかりの湯浅。湯浅が作成する提案書（RFP）のベースとなる「影響範囲の調査」と「総コスト算出」のために、「G Suite」の専門SEを含む主幹3人に加え、プロジェクトマネージャー、運用設計担当、ネットワーク担当、グローバル担当、モバイル担当など、各領域の専任者が選出され、総勢10名以上の大プロジェクトをスタートさせた。

4月に入り、「G Suite」担当SEの那須は、ほぼ毎日先方のオフィスに常駐して、「G Suite」サービスの仕様・特徴とともに、導入の際に留意すべきことを伝え続けた。一方、社内では、毎日湯浅が持ち帰ってくる先方からの追加要望を「G Suite」切り替えのための必要タスクとして整理する作業を進めていた。先方から、RFPをまとめるための材料として「G Suite」切り替えの影響範囲と必要タスクを整理するように依頼されていたためだ。その情報を元に先方によってまとめられたRFPが、7月に各社展開されることになるが、その後の具体的な提案作成がさらに困難を極めることになる。協力会社に依頼しないとコスト算出できない項目が多く、膨大な量のメールが飛び交うことになった。提案作成中にもかかわらず新たな条件は容赦無く追加される。新たな条件が加わると影響範囲が変わり、それを細かく文章化して先方に提示するとまた追加の要望が発生する。出口の見えない途方もない作業が続く中で、ひとつずつ前提条件を書き足して提案をブラッシュアップする作業を繰り返した。不思議なことに、そんな大変な状況に置かれてもチームの活気が失われることは無かった。

提案書提出までの期限も限られていたが、プロジェクトメンバー総出でRFPに対する回答を提案書としてまとめ上げ、その成果を期限内に先方に提出した。チームでまとめ上げた提案内容で先方にもご納得いただき、過去最大の「G Suite」導入が発表される運びとなる。大きかったのは、8年前の先方の新オフィス立ち上げ時にコミュニケーション基盤を構築したノウハウ、一年半前に実施したクラウド型サービスへの移行ノウハウを活用しながら、概算費用算出に従事したメンバー、提供中のサービスの構築・運用に従事しているメンバーを中心に体制を組むことができたこと。先方のことをよく知った上で、自分の領域以外のところまで全員が互いに目を配り、「こうじゃない、ああじゃない」と意見出しに時間を割くのを厭わなかった。

顧客先に足繁く通い続けた結果、那須は先方との強い信頼関係を築き上げていた。先方との関係性無くしては聞き出しづらいようなことも踏み込んで聞き出し、提案の精度を上げる重要な役目を果たした。「G Suite」が苦手とするポイントを包み隠さず伝えることで、さらに信頼関係を深めることができた、と那須は振り返る。

今回提出した提案書に他社が提供する領域を盛り込むこともできたが、「G Suite」導入以外の追加工数や無駄な一時費用を発生させてしまうことになる。先方の担当者目線で何を優先すべきかを考慮した結果、徹底的に無駄を排除した効率的な導入プランを提示することができた。