クラウドサービスの一元化でコスト削減!統合グループウェアのススメ

クラウドサービスの一元化でコスト削減!統合グループウェアのススメ (2021年9月2日)

より一層のコスト削減が求められる中小企業

経済産業省が発表した「中小企業白書」によると、新型コロナウイルス感染症の流行により多くの中小企業が引き続き厳しい経営状況にあります。このような状況下では、財務状況の改善のためのコスト削減が急務です。

コスト削減のひとつとして「日頃の業務で使用しているツールにかかる費用を見直す」という方法があります。順に解説していきます。

クラウド型のSaaSサービスの利用が拡大

従来からの人手不足という課題にテレワークが加わったことで、離れた場所からでも効率的に業務ができる環境の構築は、どの規模の企業でも必須となりました。 この環境の実現に向けて、メールやファイル共有、スケジュール管理を行うためのクラウド型SaaSサービスを、多くの企業が業務ツールとして導入しています。

引用:情報通信白書令和3年版
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/pdf/n4200000.pdf

上記図の通り、2016年以降のクラウド型SaaSサービスの利用率は右肩上がりで、2020年には何らかのサービスを利用している企業の割合は約7割となっています。

これらのクラウド型のSaaSサービスには、メールやファイル共有、スケジュール管理などの種類があり、メールならA社、ファイル共有はB社といった形で用途別に複数サービスを使いわけているケースが、中小企業の場合は多いのではないでしょうか。

しかし、複数のクラウド型SaaSサービスを併用することには、実は思わぬ落とし穴があります。

複数のクラウド型SaaSサービスを利用することの落とし穴:管理コストが倍増

この落とし穴とは、クラウド型のSaaSサービスの管理に発生するコストです。 実は、一般にクラウド型のSaaSサービスを利用するには、月額の利用料金とは別に以下の管理コスト/工数が発生してます。

①リスク管理と安全対策にかかる費用
②サービス運用管理にかかる費用と工数
③従業員に対して使い方や活用の仕方を教育する工数

これらの管理コスト/工数はひとつひとつは小さなものかもしれませんが、複数サービスを併用するとなると単純計算で総額は3倍、4倍と膨らんでいき、かつ①・②については固定費として長期間にわたり継続的に発生することになります。

統合グループウェアで管理コストを一元化

クラウド型SaaSサービスの「管理コスト/工数」を削減するためには、サービスをひとつにまとめることが近道です。メールならA社、ファイル共有はB社といった形で用途ごとにいくつものクラウド型SaaSサービスを使い分けていたものを一元化することで、導入・管理にかかるコスト/工数を大幅に削減できます。

このクラウド型SaaSサービスの一元化を実現してくれるのが、統合グループウェアです。

統合グループウェアとは、日頃から使用するメールやビデオ会議、カレンダーなどを1つにまとめたもので、最近ではこれらの機能をインターネット上で利用する「クラウド型」が主流になっています。

統合グループウェアを1つ導入するだけで、例えば以下のような複数の業務効率化を実現でき、かつ、管理コスト/工数は複数サービスを併用していた時と比較してぐっと抑えることができます。

・チャットで社員間のコミュニケーションを円滑にする
・カレンダーでスケジュールを調整し合い仕事をスムーズにする
・オンラインストレージを使って素早く情報共有
・共同編集ツールを使って複数人で素早く資料作成

もしも今、複数のクラウド型SaaSサービスを用途ごとに併用しているならば、コスト削減の観点からも、統合グループウェアでの一元化を検討してみてはいかがでしょうか。

オススメのグループウェア①:Google Workspace™

Web会議、メール、チャット、資料の作成や共有など、社内コミュニケーションを円滑に行うためのさまざまなツールをひとつにまとめたサービス。Gmail™ 、Google カレンダー™ 、などで多くのユーザーが利用したことのあるサービスと同じUIなので、導入後スムーズに利用できる点も魅力です。

オススメのグループウェア②:Microsoft 365

Microsoftが提供するOfficeやグループウェアをクラウド化したサービス。WordやExcelなどの使い慣れたツールに加えて、メールや予定表、WEB会議などビジネスに必要なツールを全てカバーしています。

さらに詳しい機能や料金はサービスページへ

統合型グループウェアを活用することで、コミュニケーションや情報共有が活発になり、業務を効率的に進めることができます。サービスや料金の詳細、サポート体制については、ソフトバンクの法人向け統合型グループウェアページからご確認ください。

(文:松島)