ニューノーマルに対応する新しいオフィスのあり方を考える

ニューノーマルに対応する新しいオフィスのあり方を考える

(2021年1月26日掲載)

新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するために、人々の生活はニューノーマル(新しい常態)へと変わりました。特にソーシャルディスタンスや衛生管理の考え方は、今まで常識としてきた人と人との触れ合いを中心とした価値観とは違う観点で、新しいモノ・価値を創出するきっかけとなりました。物理的に接触することを避ける一方で、互いの意思疎通や情報共有を積極的に行うために、人との関わり方やコミュニケーションの取り方を工夫するようになり、こうした変化はオフィスのあり方をも大きく変える要因になっています。新しい時代に対応したオフィスへと変革するための、さまざまなサービスやソリューションも登場しています。今回はどのような変化が見られるのかを確認し、ニューノーマルに対応するオフィスへと変わることをサポートするシステムを紹介します。

目次

あらためて、ニューノーマルとは

ニューノーマルを単語として分解してみると「新しい(New)」「常態(Normal)」となります。これは世界全体を巻き込むような大きな変化によって、それ以前の当たり前(常態)とされてきた姿には戻れなくなり、新たな常態が想定され、定着することを指しています。

ニューノーマルという言葉が使われた時代は過去に何度かありました。最初に使われたとされているのが2000年代初頭です。このときは世界中にインターネットが普及し、テクノロジーの力を活用して、今までになかったようなビジネスモデルを創出しようとするテックカンパニーが台頭してきた時代です。次は、2008年のリーマン・ショックをきっかけとした金融危機が世界に波及したときです。この金融危機から脱出をするために、社会経済のあり方が見直されはじめました。そして経済が抱えている課題を解決すべく、目の前の利益追求だけの資本主義社会を見直し、持続可能な社会への変化の必要性を、世界中の国や企業が意識しはじめたのがこの時代です。

そして今回は、2020年から世界中に感染拡大している新型コロナウイルス感染症によるものです。この感染症拡大を押さえ込むために生活様式から全てを見直すことになりました。それが今、世界が変わろうとしている第三のニューノーマル時代です。

第三のニューノーマルの特徴と、もたらした大きな変化

新型コロナウイルスの感染拡大によってもたらされた第三のニューノーマルは、それまでのニューノーマルな時代とは異なる特徴があります。そして、それによってもたらされた大きな変化があると考えられます。

今回のニューノーマルの特徴

今回のニューノーマルの原因は、新型コロナウイルス感染症が世界中に拡大したことです。以前のニューノーマルのきっかけは、新たな技術の普及や大きな金融危機のように、技術や社会経済に関するものでした。技術や経済の新たな展開によって生活様式や価値観が変化したと言い換えることもできます。今回のニューノーマルへの変化は、感染症に罹患(りかん)するリスクを減らしたいという点が大きな特徴だと言えます。新しい技術の展開や大きなお金の流れに関係のない人には影響が少なかった以前のニューノーマルとは異なり、世界中の全ての人に生活様式の変化が求められました。

つまり、人の命や暮らしを守るために変化をする必要があったということになります。

もたらされた大きな変化

新型コロナウイルス感染症は、人と人が近い距離で接したり、密閉された空間での会話やおしゃべりをしながらの食事をしたりすることで感染する可能性が高くなることが判明しています。そして感染拡大の原因は、会話のときや咳、くしゃみなどの際に飛沫が飛ぶことで他の人が感染するためであると分かってきました。そのため、ソーシャルディスタンスや衛生管理が厳しく問われることになりました。人との距離をとって、外出時や人と会うときなどにはマスクの着用が求められるようになり、会話をするときはマスクをしていても小さな声で穏やかに話をすることが基本であるということになりました。

この生活様式の変化は、働き方にも大きな影響を及ぼしています。例えば、テレワークが推奨されるようになりました。オフィスに多くの従業員が集まり、密な空間で仕事をすることを回避しなくてはならなくなったためです。また、打ち合わせや会議、取引先との連絡といったコミュニケーションを取る際においても、オンラインツールを活用したものが中心となってきています。さらに、小売業では顧客との接触を避けるために、キャッシュレス決済の導入やオンライン販売などの非対面販売が検討されるようにもなりました。

一方、消費者側でも商品やサービスを購入する際の意識が変化しています。店舗での購入を避けECサイトを活用することが増えました。また、商品の受け取り方法として玄関先への置き配や宅配ボックスなどを利用することも一般的になりました。その影響が受領印やサインの省略といった変化にもつながっています。

このような生活様式や働き方の変化は、多くのオフィスのあり方を変えました。しかし、製造業のように工場や製造現場での作業がある業種、対面の接客が欠かせない業種においては、一概にテレワークにすればよいというわけにもいかず、それぞれに新しい働き方への取り組みが求められています。

では、具体的にオフィスや工場・製造現場などではどのような変化があるのでしょうか。ニューノーマル時代におけるオフィスや工場、製造現場、その他の業種のあり方を見ていきましょう。

ニューノーマル時代におけるオフィスのあり方

ニューノーマルな時代になって、オフィスでの働き方はどのように変わってきたのでしょうか。オフィス、通勤・移動、コミュニケーションの取り方、衛生管理、コストの視点で確認しましょう。

オフィスの変化

従来であれば毎日決まった時間にオフィスに出勤し、決められた座席で仕事をすることが当たり前とされていました。しかし、現在では密集や密接、密閉した環境を避けるためにテレワークを実施する動きが出てきています。三菱UFJリサーチ&コンサルティングが調査した「テレワークの労務管理等に関する実態調査(速報版)2020年11月16日」があります。この調査は、農林水産業、公務を除く全業種の従業員10人以上の20,000企業を対象に行われました。調査機関は2020年8月20日〜10月8日で、有効回答数は3,788件でした。この結果(2020年7月時点)を見ると、在宅勤務を制度として導入している・制度はないが実施する従業員がいる企業を合計すると34%、同じくサテライトオフィス勤務の場合は9.3%、モバイル勤務の場合は13.8%となっています。このように、テレワークを行うようになったオフィスでは従業員が自宅やサテライトオフィスを活用して業務にあたるようになりました。(この調査ではテレワークの定義を「情報通信技術を利用して行う事業場外での勤務」とし、労働者の自宅で業務を行う「在宅勤務」、メインのオフィス以外の決められた場所で業務を行う「サテライトオフィス勤務」、それ以外でノートPCやスマートフォンなどを活用して移動中など臨機応変に選択した場所で業務を行う「モバイル勤務」の3つに分類しています)

オフィスに出勤して仕事をする場合でも、オフィスの使用人数が日々変化するなかで柔軟に対応できる、フリーアドレス制を導入しているところもあります。また、時差出勤や出勤日時の調整など、オフィスという限られた空間に多くの従業員が一度に集まらないような工夫をするところも出てきました。

このような変化によって、時間や場所に縛られない働き方が可能になってきたと言えます。

また、オフィススペースの見直しをはじめた企業もあります。例えば、従業員数が多い企業では、大きなスペースが必要でした。しかし、ほとんどの従業員がテレワークになり、出勤するのが少人数になったことで、小さなスペースのオフィスで対応できるようになったケースもあります。

言うなれば、オフィスの変化は集積と分散のバランス、つまり必要なときはオフィスに出社して従業員どうしが直接業務に当たるケースと、テレワークを利用して従業員どうしが別の場所から業務に当たるケースとの両方の働き方を組み合わせながら、より働きやすい形を模索する時代になったと言えるでしょう。

通勤・移動の変化

テレワークをする人が増えると、通勤にも変化が現れました。在宅勤務によって通勤自体が必要なくなったり、時差出勤によって混雑を避けることができたり。また、サテライトオフィスを活用することで通勤時間・距離が短くてすむようになったケースもあります。

こうした通勤の変化によってもたらされたメリットとしては、人との接触や密閉した空間を避けることが可能となり、新型コロナウイルス感染症への感染リスクが減少したことがあります。また、通勤時間が削減できたことで、時間の有効活用やストレス軽減の可能性が広がり、企業にとっては通勤費負担の軽減にもつながりました。

一方で、通勤がなくなったことや在宅勤務が中心になったことで、運動不足や精神的な閉塞感を訴える従業員も増えています。

テレワークが中心になる以前の企業では、従業員の生産性や満足度を高めるために健康経営に力を入れてきました。健康経営というのは、従業員の健康管理を経営的な視点で考え、戦略的に実践することです。また、積極的に従業員への健康投資をすることで、組織全体の活性化をもたらし、結果的に業績向上につながることが期待される経営方針です。

しかしテレワークが中心になると、従業員の健康管理を直接的に行うことが難しくなります。こうした状況をサポートするシステムのひとつが、オンライン健康医療相談サービスの「HELPO(ヘルポ)」です。

「HELPO」はソフトバンク株式会社のグループ企業であるヘルスケアテクノロジーズ株式会社が提供している法人や自治体向けのサービスです。

従業員や住民などの利用者はHELPO」のスマートフォンアプリで、チャット形式での健康相談を受けることができます。24時間365日、いつでも相談受付可能で、ヘルスケアテクノロジーズが雇用している医師、看護師、薬剤師といった医療系資格所有者が対応します。

スマートフォンで行えるチャットのため、いつでもどこからでも簡単に利用ができ、画像や映像を送り、詳しく状況を伝えて相談をすることもできます。さらに、健康相談だけでなく、症状によっては適切な診療科を案内する病院検索や、一般市販薬を購入できるヘルスモール機能も備えています。

例えば、在宅勤務で腰痛を感じるようになった場合、従業員自身が「HELPO」を使って相談することで、病院を受診すべきなのか、一般市販薬で様子を見るのがよいのかといった判断を、医師、看護師、薬剤師がサポートしてくれます。

企業側は、こうしたシステムを導入し活用することで、在宅勤務する従業員の安心感や満足感を高め、生産性向上やモチベーション維持を図ることができます。 通勤の変化は単に出勤する・しないの変化にとどまらず、企業の健康経営の取り組み方にも影響を及ぼしていると言えるでしょう。

コミュニケーションの取り方の変化

ニューノーマルに対応したオフィスは、コミュニケーションの取り方も大きく変わってきています。従来は対面での会議が基本であり、会議室の利用や資料の印刷は当然のことのように行われてきました。しかし、テレワークで多くの従業員がそれぞれの場所から業務を行っている環境では、Web会議が基本になります。利用されるWeb会議ツールはZoomをはじめさまざまですが、会議への参加者が情報をデータによって共有し、それぞれの場所からインターネットを介して参加するようになってきました。こうしたオンラインツール活用することで、遠隔地の従業員も会議に参加することが簡単になり、会議のために出張をする必要もなくなりました。

Web会議の一般化は、商談や打ち合わせなどを目的とした顧客とのコミュニケーション方法も変えました。営業の基本は何度も顧客を訪ねてニーズを引き出すことだとされてきましたが、オンラインツールを活用して、いつでもどこからでも顧客とのやり取りが可能になり、顧客が必要とする情報を即座に提供することも可能になりました。そのことで顧客満足度を高めることにつながるほか、潜在的なニーズをも引き出せる可能性が高まっています。

コミュニケーションの取り方の変化は、場所や時間に縛られなくなったことによって、より詳細に、より的確に対応できる可能性を広げることにもなりました。

一方で、うまくオンラインが活用できないケースや、オンラインによる対話に孤独感を感じる、あるいはオンラインでは相手の熱意が感じられないというケースも出てきています。その原因のひとつに、対面での会議や打ち合わせにおいては相手の雰囲気や視線をじかに感じることができたのに対して、Web会議ではお互いの様子や表情が読みづらく、発言のタイミングも図りにくいといったことが挙げられます。

こうした課題への対応として、VRと5Gによる、より精緻な仮想現実や、限りなく実体験に近い仮想体験を可能にしたりする技術が活用されはじめています。例えば、VRを使った会議では、会議室に在席しているかのような臨場感を感じることができるほか、参加者どうしの位置関係や視線を把握できるので、話し手の様子もよりリアルに感じることができ、発言のタイミングを図りやすくなるでしょう。

マーケティング分野では、VR広告が登場しています。これは視聴者が見ている映像にさまざまな情報を表示することで、商品を仮想的に再現して使用感を試してもらうことができたり、視聴者と対話をしながら商品説明をすることができたりなど、新しいプレゼンテーションの方法としても注目されています。

衛生管理の変化

新型コロナウイルスは、ウイルスの中でも生存戦略が極めて巧妙といわれています。なぜなら、多くの人が感染しても無症状あるいは軽症であるため、気づかずに出歩いてしまう可能性が高く、その結果、知らないうちに他者に感染させてしまうためです。また、感染した人が発症する前に他者へ感染させる可能性があるとも指摘されています。つまり、知らないうちにどんどん感染を広げてしまうことにも、うなずける性質を持っているわけです。

こうした性質を持ったウイルスから身を守るため、そして社会的ダメージを可能な限り小さくするために、「飛沫感染防止(マスクの着用、ソーシャルディスタンス)」「接触感染防止(手指消毒)」といった行動が徹底されました。

生活習慣としてだけではなく、こうした行動はビジネスの場においても徹底することが呼びかけられています。例えば、常時のマスクの着用や、出勤前の検温とオフィス出社時のうがいと手洗いなどが行われています。このような感染回避の対応は、今やどの業種の企業においても当然のこととして行われるようになりました。

コスト面の変化

環境省が公開している「平成30年版 環境・循環型社会・生物多様性白書」の第1部の「環境保全にも資する働き方改革」に示された総務省の試算によると、テレワークの導入やオフィスのフリーアドレス化などによって、オフィス自体の電力消費量は1人当たり43%の削減が可能であるとされています。さらに環境省の見解としてテレワークが中心になると、資料や書類は電子化され共有されることになるためペーパーレス化が進み、紙の書類を保管するスペース削減にもつながると述べられています。こうした状況の変化によって、紙のために使っていた経費の削減や、オフィススペースの縮小による光熱費の削減も可能になりました。

一方で、テレワークを実現するためのコストも必要になりました。ネットワークの構築、端末の準備などのほか、セキュリティ対策にかかる費用も重要です。セキュリティに関して言えば、システムやネットワークのセキュリティを高めるほか、デバイスやデータの管理に関する費用や、テレワークをする従業員のセキュリティ意識を高めるための教育費用も必要です。

ニューノーマル時代における工場、製造現場、その他の業種におけるあり方

多くの企業がテレワークを導入している現在ですが、業種や業務内容によっては全てテレワークでの対応が難しい場合もあります。代表的な業種として製造業が考えられます。現場主義や職人による技術の属人化が根付いている職場において、ニューノーマルへの対応は一様には進まないのが現状です。本項ではどのようなあり方があるのかを確認しましょう。

工場、製造現場、その他の業種での変化

工場や製造現場などのモノを作る現場においては、全てをテレワークにすることはできません。しかし、DXにより自動化を図ることが可能です。例えば、現場に設置されたさまざまな設備からデータを取得して、分析・解析します。そして、そのデータを現場に設置されたさまざまな設備にフィードバックして活用していきます。こうしたシステムで必要になるのがAI、5G、IoTといった最先端技術です。鍵となるこれらの技術を活用すれば、遠隔業務支援システムを構築することが可能となり、故障や不良品発生といったトラブルを事前に予測することや、即座に感知することができるようになります。こうした環境が実現した現場では、業務の効率化が可能になり多くの従業員が勤務する必要がなくなります。さらに、時間を問わず製造ラインを稼働させることも可能になるため、人材不足への対応、生産性の向上にもつなげることができます。さらに、従来ならベテランの職人が支えてきた技術力を最先端技術によって数値化することで、技術継承や人材不足への対応が可能になります。

このように最先端技術を活用し、デジタルデータを最大限生かすことができるスマートファクトリー化は、すでに多くの企業がその取り組みに対して関心を持っています。

また、接客業においては可能な限り客との接触を避ける工夫がされています。例えば、小売店においては決済のキャッシュレス化やセルフレジ化が進んでいます。

通勤・移動の変化

製造業における営業部門、資材調達部門、製造現場それぞれの通勤・移動の変化を見てみると、営業部門においては顧客訪問をせず、Web会議システムや商談システムを活用した非対面での営業が一般的になると考えられます。

また、資材調達部門においては、発注や仕入れた資材の検収などをデジタル化し、人が行う作業量を削減することで、出勤制限が可能な環境へと変化が進んでいます。

製造現場は業務を完全にリモート化することはできないにしても、設計や生産管理、製造ラインを自動化することで従業員が現場に出勤する回数を減らし、時短を図っています。

このように、従業員が対応していた業務をオンライン化や自動化することで、業務時間短縮や出勤回数の削減、時差出勤なども対応も可能にしています。また、出勤する際も自家用車やカーシェアを利用した車通勤を推奨するといった動きも出ています。

社内外とのコミュニケーションの変化

製造現場や取引先、仕入先とのコミュニケーションが欠かせない製造業においては、チャットツールを活用して情報やアイデアを共有し、意見交換を行うことなどが普及しています。また、以下のようなオンラインの活用例もあります。

オンライン工場視察
オンラインによる工業視察を取り入れる企業も出てきています。一例としては、株式会社ナラハラオートテクニカル、武藤工業株式会社といった製造企業で取り入れられています。 オンライン工業視察は、VR技術を使った360度ライブ映像を5G通信によって配信すれば、詳細な視覚情報を提供することができ、配信可能なエリアであれば場所を問わず、例えば自分の部屋にいながらでも工場視察ができます。 こうしたオンライン工場視察がさらに普及すると、日本全国、世界各国へと自社工場の情報を配信することが可能となり、新たなビジネスチャンスが広がることも期待できます。

オンライン・バーチャル展示会
ニューノーマルな時代の展示会としてオンライン・バーチャル展示会を開催する企業も増えてきました。例えば、前田建設工業ICI総合センター主催のオンライン展示会「ICI DAYS」や株式会社壽屋主催の「コトブキヤ模型ホビーショー2020オンライン」などが開催されています。 こうしたオンライン・バーチャル展示会は、VRを活用して臨場感のある展示会場疑似体験空間を構築されているため、利用者は会場に訪ねたようにその場を体感することができます。さらにAR技術によって、実際に見学してもらう以上に製品細部を説明できるため、利用者はより詳細な情報を得ることができます。また、チャットによりコミュニケーションを図れば、顧客からの質問に対応できます。

衛生管理の変化

工場や製造現場においても、人との接触を極力避けることが心がけられ、マスクの着用、手指消毒が図られています。さらに工場内、製造現場に入る際には検温を行い、健康チェックが行われることが一般的になりました。

工場や製造現場では、製造物によっては温度管理がなされているため、検温をする際には、計測場所の気温や室温によって検温精度が変わる可能性があることを意識し、そうした環境にも対応したシステムを使用する必要があります。例えば、多くの施設、現場に導入されているAI温度検知ソリューション「SenseThunder(センスサンダー)」はマスクを着けたままでも温度検知が可能です。0.5秒という高速で検知できるため、施設入り口に行列ができることもありません。また、「SenseThunder」はAI技術を活用して顔の複数温度点(1万~11万)から情報を収集して総合的に温度を検知するため、誤差±0.4~0.3℃を実現。施設環境によって生まれる誤差もごくわずかです。

こうした環境に対応した設備を準備し、工場・製造現場で働く従業員の健康管理や、感染症への罹患防止といった衛生管理を徹底させることが今後ますます重視されます。

コスト面での変化

製造業におけるDXへの取り組みは十分に進んでいるとは言えない状況です。

その理由は、業務自体がテレワーク化しにくいことや、DX推進に投資できない状態が続いているなど、さまざまです。

しかし、ニューノーマルな時代に対応する工場・製造現場を構築するためにも、適切なDX推進が望まれます。事務作業における自動化やペーパーレス化をはじめ、工場・製造現場においてはAIやIoTの導入が欠かせません。DXを推進することで無人化や省人化が実現できれば、製造業が抱えている課題の対策にもなります。こうした業務効率化や無駄な経費の削減を図ることで、必要経費を見直すことも可能になります。DXへの環境構築のためには最初に投資することが必要になりますが、中長期的な視点でコストを考えておくことが重要です。ニューノーマルな時代の製造業にとって、早急なDX推進に向けた投資の充実が必要でしょう。

先端技術の活用がニューノーマル時代での成長を支える

ニューノーマルに対応するオフィスのあり方といっても、業種によっても実現すべき形は異なります。オフィスと工場とでは業務内容が異なることもあり、同様の環境を目指しても、具体的な取り組みとは違ってきます。大切なことは、自社において目指す形と既存の状態がどう違うのかを把握し、どのような先端技術を活用すれば実現できるのかを考えることです。それは現状分析、課題の可視化、目標設定、取り組み方といった企画設計をしていくことだとも言えます。もちろん課題が可視化され、取り組む段階になった時点で、自社内で取り組むことも可能です。自社内での取り組みは対応ノウハウが自社内に残るメリットはありますが、それなりの専門知識を持ったスタッフを用意しなければなりません。

例えば、ソフトバンクの法人部門は、オフィスのニューノーマル対応を支援するソリューションやノウハウを持っています。ソフトバンクに相談することもニューノーマルに対応したオフィス構築のための選択肢のひとつだと言えるでしょう。

テレワーク導入と有効活用