Excel / Google スプレッドシート / Numbersで同じ資料を開いて互換性を検証してみた

Excelで作成した資料を各アプリで開く

まず、Excelで作成した通常の文字、条件付き書式、入力規則、ファイル・フォルダへのリンクを含んだ課題管理表です。

「場所」や「課題詳細」のところにリンクを挿入しています。

「状況」の列で入力規則が使われており、そこの値をもとにNo3、No5のように背景色を変える条件付き書式を使っています。

① ExcelファイルをGoogle スプレッドシートで開く

これをGoogle スプレッドシートで開いてみます。

ほぼ変わりないですが、一部改行されてしまっています。
これはおそらく、前回のプレゼンテーション資料編と同じ理由の可能性があります。

条件付き書式、入力規則はそのまま利用可能でした。

② ExcelファイルをNumbersで開く

続いてNumbers で開いてみます。

大きくレイアウトが崩れたうえに、警告マークが全セルで出てしまいました。
どうやら、Excelの条件付き書式には対応していないようです。

改行だけではなく、行のサイズ(高さ)も変わってしまっているように見受けられますが、入力規則は問題なく使えているようです。

Google スプレッドシートで作成した資料を各アプリで開く

今度はGoogle スプレッドシートで作成した同じ資料で、通常の文字、条件付き書式、入力規則、ファイル・フォルダへのリンクを含んだ課題管理表です。
スプレッドシートには「スマートチップ」と呼ばれる機能があるため、スマートチップで作られたセルを追記しています。

「スマートチップ」は「課題（お題）」列に記載しており、対象行は「登録者」が「スマートチップ」になっている行です。

色付きのプルダウンも「状況」や「分類」で２種類設定してあります。

① Googleスプレッドシートファイルを、Excelで開く

まずはExcelでファイルを開いてみます。

行の高さがデフォルトに戻ってしまって、チップの形式だった部分は単純なリンクに変わってしまいました。
ファイナンスに関しては代わりの機能が無いからか単なるテキストになっています。
※ファイナンスのスマートチップは 株価などの金融情報をポップアップで表示することが可能なチップです。
評価はプルダウン形式に変わっていました。

行の高さが変わってしまった部分については回避策を後ほど紹介します！

② Googleスプレッドシートファイルを、Numbersで開く

続いてNumbersでファイルを開きます。
※Google スプレッドシートからNumbers形式には出来ないので、.xlsxでダウンロードした資料をNumbersで開いています。

行の高さはExcelの時と違ってそのままの高さで出力されました。
ただ、エラーが多くなってしまったようです。
Excelで作成した(開いた)ときにもあったRow()関数が今回はエラーになってしまいました。

NumbersもKeynoteのときと同じく今後に期待します。

関数について

続いて関数についてです。
Excelのみ使えるもの、Google スプレッドシートでのみ使えるものをそれぞれ集めてみました。(2024年3月時点)
それぞれの関数の内容については以下の各メーカーの関数一覧記事を参考にして比較しています。
Google スプレッドシート関数一覧 (Google 公式サイト) / Excel 関数一覧 (Microsoft 公式サイト)
※関数の有無しかみていません。関数の内容が異なる可能性があるので注意してください。

また、比較については両社の関数一覧サイトのみの比較となり、一覧記載以外の関数の存在も確認しております。(YEN、xmatch等)
※通貨関連関数は異なる関数に置き換わる場合があるため比較が難しくなっています

Google スプレッドシートで使えて、Excelで使えない関数

以下はGoogle スプレッドシートで使えて、Excelで使えない関数です。
この関数一覧は上述した通り、Google、Microsoft両社の関数一覧記事(以下のリンク)からソフトバンクで比較して抽出したものになります。
(5/7修正：一部関数一覧記事の翻訳機能のために比較に間違いがあったため修正しました。また、関数一覧記事に記載のない関数のチェックについては対象外としています)

Google スプレッドシートになく、Excelにのみ存在する関数

次はExcelにのみ存在する関数です。
(5/7修正：一部関数一覧記事の翻訳機能のために比較に間違いがあったため修正しました。また、関数一覧記事に記載のない関数のチェックについては対象外としています)

一般のユーザーからするとどちらもほぼ使わない関数ばかりだと思います。
特に気にしなくても良さそうですが、万が一使ってる場合は使えなくなるので注意してください。

Google スプレッドシートをExcelに変換するときの注意点

まず、Google スプレッドシートにしか無い「スマートチップ」色付きの「プルダウン」リストを使用しないことを推奨します。
スマートチップ、色付きプルダウンの機能を使う場合は内部向けの資料だけにしましょう。

Google スプレッドシートをExcelに変換した際に行の高さがデフォルトに変わってしまった問題ですが回避策はあります。
Excelで行の高さを入力量に合わせて自動で高さを調整するときに行と行の間をダブルクリックするときが有ると思います。
Google スプレッドシートでこの機能を使ったあと、Excel形式にダウンロードして、Excelで開くと行の高さがExcelのデフォルトに戻ってしまいます。

行の高さが自動で変わらないようにするためには、Google スプレッドシート上で手動で高さを調整すると、Excelにしても高さが変わらなくなります。

上記はダブルクリックで高さを自動調整したあと、少しずつ手動で高さを増やしたあとダウンロードしたファイルです。
※手動で調整する際は余白に余裕を持った高さにすることを推奨します。スプレッドシートでの見た目より高さが若干少なくなるようです。

面倒な場合は、範囲選択して高さの設定で「数値」を直接入力しても大丈夫です。

この場合は、全部同じ高さになってしまうのでレイアウトとしては不自然になるかもしれませんが簡単に統一は出来ます。
※「データに合わせる」方を使ってしまうとダブルクリックして調整しているのと同じ問題が発生します。

まとめ

今回比較して思ったのは、Google スプレッドシートのほうが「色付き」のプルダウンなどが簡単に作れることに気がつきました。
Excel の場合、条件付き書式を設定しなければならないので面倒でした。

スマートチップに関しても社内ユーザーの連絡先リストを作る場合にも楽ですし、そもそもメニューもスプレッドシートのほうが見やすい（探しやすい）と感じました。

古い話で知らない方も増えていると思いますがOffice アプリに「リボン」機能が搭載される前は同じような使用感だった気がするなと最近思うことがよくあります。

アプリを新しいものに切り替えるのは最初はハードルが高いと思います。
ただ、正直「慣れ」の部分が非常に多いので、今回のブログを参考にスプレッドシートの活用幅を広げて行ってもらえれば幸いです！

皆様も是非、お試し下さい。
最後まで読んでいただきありがとうございました。

次回もぜひお楽しみに！

◆Google Workspaceに関するご相談は、ソフトバンク窓口又は担当営業までご相談ください。

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