この世の中から議事録作成作業をなくしたい！NotebookLM で爆速化！

1. NotebookLM ってなに？

NotebookLM を使えば、様々な種類のファイルをアップロードして、その内容を簡単に分析・検索することができます。例えば、会議の録音データ、PDFファイル、Google ドキュメントやスライドなど、様々な形式のファイルに対応しています。

2. NotebookLM でできること

NotebookLM では、アップロードしたファイルに対して、様々なことができます。

たとえば・・

• 検索: ファイルの中から特定のキーワードやフレーズを検索できます。
• 要約: 長文のドキュメントを要約することができます。
• 質問応答: ファイルの内容に関する質問に対して、AIが回答してくれます。
• 翻訳: 複数の言語に対応しており、異なる言語のテキストを翻訳することができます。異なる言語で実施された会議の議事録も作成できます。

3. 会議の議事録作成を自動化！

NotebookLM の最も魅力的な機能の一つが、会議の議事録作成を自動化できる点です。厳密には議事録を作成する機能があるわけではないのですが、音声データを文字に変換してくれる機能があるのでこの機能を併用することで議事録作成ツールとして使うことができます。

具体的な手順

1. 録音データのアップロード: iPhoneのボイスメモや音声やご利用中の会議ツールで録音/録画した音声ファイルをNotebookLM にアップロードします。
2. 音声認識: NotebookLM が音声データをテキストに変換します。
3. 議事録作成: テキスト化された内容を基に、議事録を作成します。
4. 質問応答: 会議の内容に関する質問に対して、NotebookLM が整理して回答してくれます。

操作の流れは以下の通りです

新しいNotebookを作成し、「ソースをアップロード」から議事録を作成したい音声データをアップロードします。

ファイルをアップロードするとソース登録＆テキスト化が始まります。

処理が完了すると、どのようなことが話し合われたのか？というようなソースデータ（会議）の概要が表示されます。これだけで簡易な議事録として使えそうです。

従来の方法との違い

従来、会議の議事録を作成するには、会議の内容を聞きながら、逐一メモを取ったり、録音した音声データを聞き起こしたりする必要がありました。しかし、NotebookLM を使えば、これらの作業を自動化できるため、大幅な時間短縮が可能です。おおよその感覚ですが1-2時間程度の会議の録音データであれば5分以内でテキスト化されます。

4. さらに便利！QA機能で議事録をもっと活用！

NotebookLM は、議事録を作成するだけでなく、その内容に関する質問にも答えることができます。

• 会議の決定事項を確認したい: 「〇〇についてどう決まったか？」といった質問に対して、NotebookLM が該当箇所をまとめて提示してくれます。
• 議事録のToDoを整理したい: 「ToDoをまとめて」といった質問をすると、音声データからToDo事項をまとめて提示してくれます。
• 議事録の内容を詳しく知りたい: 「〇〇についてもっと詳しく説明してほしい」といった質問に対して、NotebookLM が関連する情報を提供してくれます。

例えば、「ToDoを教えて」と依頼すると人別に整理してまとめてくれます。

例えば、「ToDoを教えて」と依頼するとこのように文字起こしデータから会話の内容を整理してToDoをまとめてくれます。議事録に含める目次のようなものが決まっていれば、その切り口に沿ってプロンプト入力するだけで議事が出来上がってしまいます！

5. NotebookLM は共有ができる！

議事録は同じものを見ているからこそ意味があります。議事録用に用意したNotebookを参加者で共有すれば全員が同じデータを見ることができるので参照先に違いが出ることはありません。さらに決定事項を「メモ」として保存しておけば、文字として残したものを全員が参照できるので認識の相違も起こりにくくなります。

こちらは、アップロード直後に表示されるノートブックガイドから「ブリーフィング・ドキュメント」というボタンを押してメモを生成したものになります。これだけでそれなりの議事録としてまとまっています。これをメモとして保存することができます。

最速で議事録を作りたい！という場合は

1. ソースファイル（音声データ）をアップロード
2. 「ブリーフィング・ドキュメント」を押下しメモをNotebookLM が自動作成
3. Notebook を参加者へ共有

これで完成！です。

マウスを数回クリックするだけで議事録ができてしまいます。

6. 使用上の注意点

いいことづくめのNotebookLM ですが、利用にあたって注意が必要なこともいくつかあります。

• Google Workspaceの正式（コア）サービスではなく、適用される利用規約はコンシューマ向けと同じとなります。
• プライバシーポリシーは Google Workspaceユーザー向けに設定がされています。
  • Google Workspace または Google Workspace for Education のアカウントでは、NotebookLM にアップロードしたデータ、クエリ、モデルの応答は、人間のレビュアーの対象にはならず、AI モデルのトレーニングにも使用されません。
  • NotebookLM によるデータ保護
  • 人名などの誤りは避けられないので、公式な議事録とするための編集は少なからず必要です。完全に無人化とはなりません。
• １データのサイズに200MBの制限があります。サイズを超過するとエラーになります。

Google Workspaceユーザー向けの項目はありますが、適用される利用規約がコンシューマ向けであり企業では積極的に活用していくとはなりづらい状況です。ただ機能としては非常に優秀で、規約の問題さえなければ活用したい！　と思わせるだけの非常に魅力的なサービスとなっています。それだけに企業として安心して使っていくためにビジネス版NotebookLM の早期リリースが望まれるところです。もしご興味がありましたらパイロットへのご参加を申込されてはいかがでしょうか？

NotebookLM  サイト

7. Gemini for Google Workspace は不要なのか？

と、ここまで本記事を読んでくださった方の心の声が聞こえてきます。私も最初思いました。利用目的により異なると思いますが、Gemini for Google Workspace とNotebookLM の比較は　”点”での比較でしかないというところは注意が必要です。その上で、筆者の目線で誤解を恐れずに比較すると主だったところは以下になると思います。

NotebookLM が有利な点

• 無償版がある
• 利用する会議ソリューションに依存しない（Google Meet 以外でも利用可能）
• 過去の会議メモを一つのノートブックにまとめることができるため、複数の会議の横断検索やQAができる。過去から今に至るまでにどのような議論が積み上がってこの結論に至ったのか？というようなことを追いたい場合にも使うことができそうです。
• 会議が終わった”後”に強い

Gemini for Google Workspace が有利な点

• リアルタイムで要約を確認できるため、議論のポイントを見失うことなく、スムーズに会議を進めることができます。
• 会議終了後すぐに議事録が完成するため、参加者への情報共有が迅速に行えます。
• 一連のタスクが全て自動化されているため取り忘れが起こりにくい。
• 議事録という1点においての比較ではNotebookLM の方が優位なところもあるが、Gemini for Google Workspace は会議中から議事録が作成され、会議終了とほぼ同時に議事録が出来上がる点で非常に便利。また、会議中にも要約などが確認できるため、リアルタイムでの状況確認が可能。
• 議事録機能は様々な機能の中の一部でしかなくGoogle Workspaceの機能全体の底上げや、アジェンダ作成といった会議の開始前準備からToDoのWBS化など会議にまつわる一連のプロセス全体もカバーでき総合力で勝る。