中小企業が円滑なコミュニケーションと情報共有を考える際のポイント

中小企業が円滑なコミュニケーションと情報共有を考える際のポイント (2021年7月2日)

業務の効率化を図るために欠かすことのできないコミュニケーションと情報共有ですが、そのために必要なツールは、ビデオ会議やチャット、ファイル共有システムなどいくつもあります。そのツールをバラバラに導入すると、それぞれログインIDが異なったり、管理が複雑になってしまい、導入に抵抗があるのではないでしょうか。本稿では業務の効率化に必要な機能が全て1つにまとめられた統合型グループウェアを紹介します。

目次

従来の電話とメールだけでは不十分

グループで作業するには、誰がどこで何をしているのか、業務の進捗状況を知ることが必要です。つまりコミュニケーションと情報共有が欠かせないことになります。その際、統合型のグループウェアを活用することで、電話とメールだけでは実現できない効率化を進めることができます。

①チャットで素早いレスポンスが可能

電話は相手が出なければ要件は伝えられず、相手の意思も分かりません。メールも「〇〇さん、お疲れ様です。」と気を遣ってしまい、気軽に連絡しづらいという面があります。これに対しチャットは、相手が今対応できなくても通知を残したり、情報を伝えることができます。また、メールより気軽に使用できるため「承知しました」の返信に悩む時間はなくなり、活発なコミュニケーションにつながります。

②スケジュールの共有で予定が組みやすい

個人やグループのスケジュールを共有することで、誰がいつどこで何をしているか一目で把握できるようになります。これまでのように予定を直接聞きに行ったり、ボードに書かれた予定表を見に行く必要がなく、素早く予定が組める、連携が取りやすいといった効果があります。

③1つの資料を複数人で共有・編集できる

資料をグループウェア上に保管することで、働く場所に関係なく、インターネット環境下であれば複数人で資料の閲覧、共同編集が可能になります。これにより、修正はリアルタイムで資料に反映され、共有することができます。これまでのように修正の度にメールを送りなおすという作業は必要なくなり、情報共有のスピードが上がります。

統合型グループウェアのポイント

統合型グループウェアならではのポイントを理解することで、効率的に業務を行うことができます。

あらゆる機能が連携する

統合型グループウェアに備わる機能はそれぞれが連動しており、別々のツールを組みあわせて使うよりはるかに効率的に業務を進めることができます。ビデオ会議の設定を例にとってみると、スケジュールに会議の予定を追加するだけで自動でビデオ会議のURLが発行され、参加者にはメールで会議通知を送ることができます。わざわざビデオ会議のURLを発行し、参加者にメールで知らせる必要はないのです。

いつどこからでも情報の確認が可能

個人個人に付与された1つのIDでPCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からもログインできます。そのため、外出中や出張、テレワークなどオフィス以外の場所からも作業が可能になり、会社にいないから仕事ができないというビジネスの停滞をなくしてくれます。

「クラウド型」の導入の際のポイント

統合型グループウェアには自社でサーバを管理する「オンプレミス型」と、インターネット上でサービスを利用する「クラウド型」の2種類があります。導入時のメリットが大きく、近年主流になっている「クラウド型」のポイントを理解し、導入の足がかりにしましょう。

PCにインストールする必要がない

クラウド型の統合型グループウェアなら専用のソフトウェアをPCにインストールする必要がありません。自社にあるそれぞれのPCにインストールしたり、更新やサポートといった業務の負担をかけることなく利用できます。

初期費用の負担が軽い

自社サーバやソフトの購入をする必要がありません。PCやスマートフォンなどの端末とインターネット環境があれば利用を開始できるため、初期費用を抑えることができます。また、ベンダ側で定期的に機能追加やバージョンアップを行うため、自社でメンテナンスを行う必要はなく、導入後の運用も難しくありません。

さらに詳しい機能や料金はサービスページへ

統合型グループウェアを活用することで、コミュニケーションや情報共有が活発になり、業務を効率的に進めることができます。サービスや料金の詳細、サポート体制については、ソフトバンクの法人向け統合型グループウェアページからご確認ください。

(文:金子)