便利なチャットの落とし穴「仕事では使いたくない」個人LINEとの使い分け

メールよりも会話に近い感覚で瞬間的にやり取りできることから、テレワークなど非対面でのコミュニケーション不足を補う手段としてチャットツールが活用されています。
しかし、会社が認めていないプライベート用チャットを仕事で利用することで、業務を停止させる致命的なトラブルを引き起こす可能性があり、「シャドーIT」のリスクとして問題視されています。

プライベート用チャットを仕事で使うことのリスク

メールや電話するほどではない軽い業務連絡であれば、日常的に使い慣れているLINEやFacebookメッセンジャーなどのプライベート用チャットで連絡を済ませたくなるものです。しかし、プライベート用チャットを仕事で利用することは、個人的な連絡先を提供するという心理的な抵抗感があることはもちろん、セキュリティトラブルや業務効率の低下につながる恐れがあります。管理できないことによるプライベート用チャットの危険性を確認していきましょう。

公私混同が横行する

プライベートの連絡先を交換してしまうことで、「業務時間外なのに連絡や通知が来る」「個人的な誘いがあり困る」ということも考えられます。プライベートと使い分けがうまくいかず、ストレスの要因となる可能性があります。

不正アクセスによる情報漏えいと”なりすまし”

プライベート用チャットはユーザ自身でセキュリティ対策を行うため個人差があり、対策が不十分な場合は不正アクセスされるリスクがあります。近年は標的型攻撃などの手口が巧妙化・高度化しており、IDやパスワードを窃取される被害が増加しています。もしプライベート用チャットで業務連絡を行っていた場合はそれらの情報が漏えいするだけでなく、「なりすまし」によって取引先に迷惑をかけてしまう危険性もあります。

宛先の誤送信

プライベートと仕事での用途が曖昧なことで、同僚との業務連絡を知人や友人に誤送信してしまうという、うっかりミスも起こりがちです。

ログが管理できない

会社側にはトーク内容のログが残らないため、トラブル発生時の状況確認や証拠の把握が困難になることも大きな課題です。もし社員が退職した場合には、顧客情報も何もかも会社には残らないため、情報資産が流出してしまっていると言えるでしょう。

ツールを使い分けるのは非効率的

一方で、取引先や上司への連絡には会社貸与のPCや携帯電話を使うなどと機器を使い分けると、いくつものコミュニケーションツールを確認しなければなりません。
相手やシチュエーションによって異なるツールを使い分けることは、情報共有スピードの低下や確認漏れなどの問題を引き起こします。