タイムカードやExcelの勤怠管理が、実は危険なワケ

2022年6月14日掲載

多くの企業が使用するタイムカードやMicrosoft Excelによる勤怠管理は問題をはらんでいます。この記事では、タイムカードやExcelによる勤怠管理の欠点と効率的に管理をする方法をご紹介します。

目次

危険が潜むタイムカードやExcelの勤怠管理

タイムカードやExcelによる勤怠管理には、どのような問題点があるのでしょうか。

① 残業時間が月末にならないと分からない

残業時間の削減は企業の大きな課題だと思います。タイムカードやExcelの勤怠管理は、基本的には打刻時間を記録するだけのものですので、残業時間を算出するためには集計作業が必要です。集計を月末にまとめて行う場合、社員一人一人が1ヵ月でどれくらい残業をしたのかは月末にならないと分かりません。これでは一部の社員に業務が集中してしまったり、月末になると残業が増えてしまうといった勤務状況が把握できず、残業時間を削減するための改善が取りにくくなってしまいます。

② 有給休暇取得の把握漏れが起きやすい

有給休暇の取得をする場合、総務や経理担当者が社員一人一人の取得予定日や消化日をExcelや用紙に記入してファイルで管理している企業も多いのではないでしょうか。Excelや紙での管理の場合、社員が有給休暇を何日消化したのか、いつ取得予定なのかを把握するためには毎回ファイルを確認しなければなりません。また、管理が煩雑になり正しい休暇取得日数の把握漏れが発生する可能性を高めてしまいます。

③ 集計・転記業務の負荷が大きい

勤怠管理のデータは給与計算に使用されるもので、給与ソフトへ勤怠情報を転記するためにタイムカードを回収し、勤怠情報の不備を確認し、修正、集計を期日までに完了させることは大きな負担となります。また、集計作業や転記でミスが起きてしまうと、給与計算ができない、賃金が正しく計算されていないなどの事態につながります。意図せず間違った賃金の支払や残業代の不払いを起こしてしまうと、その後の対応が非常に大変です。

④ 時差出勤や時短勤務などの勤務形態への対応が難しい

近年は時短勤務や時差出勤、テレワークなど、社員によって出退勤の時間や働く場所が異なる場合があります。こうした勤務形態は感染症対策や仕事と子育ての両立に非常に有効です。しかし、タイムカードとExcelの勤怠管理では、社員一人一人の始業・終業時間が異なると集計や給与計算の対応が対応が煩雑になるため、企業として新しい働き方の対応が難しい状況を生んでしまいます。

法改正でも正確な勤怠管理が求められている

2019年4月から働き方改革関連法が順次施行され、企業に働き方改革が求められています。法改正により見直しが必要な点は、時間外労働の上限制限や年次有給休暇の時季指定などです。つまり、法的に残業時間の削減や有給休暇の取得が求められています。残業時間や有給休暇取得のリアルタイムでの把握が難しいタイムカードやExcelでの勤怠管理で、法改正の項目全てに対応するためには非常に労力と時間を要してしまいます。

▼働き方改革の内容

① 残業時間の上限規制

②「勤務間インターバル」制度の導入促進

③ 年5日間の年次有給休暇の取得(企業に義務づけ)

④ 月60時間超の残業の、割増賃金率引上げ

⑤ 労働時間の客観的な把握(企業に義務づけ)

⑥「フレックスタイム制」の拡充

⑦「高度プロフェッショナル制度」を創設

⑧ 産業医 ・ 産業保健機能の強化 

勤怠管理システムの導入がおすすめ

タイムカードやExcelなどのアナログな勤怠管理での問題点を、勤怠管理システムは全てクリアできます。残業時間や有給休暇の把握に関しても、今月は何時間残業をしているのか、有給休暇の残日数や消化日数はどれくらいなのかをリアルタイムで確認できます。さらにアラート機能を持つ製品も多く、残業時間が規定の時間を超えるとアラートを出して該当の社員や上長に通知を送ることもできるので、月末の集計時に残業時間が規定を超えてしまったという事態は起きなくなります。そのほかにも、集計作業を自動化できるため、転記ミスの心配もありませんし、時短勤務や時差出勤にも容易に対応できます。

タイムカード・Excel   勤怠管理システム

月末の集計時でないと分からない

残業時間の把握

リアルタイムで確認可能

手作業

集計・ミスが起きやすい

集計作業

自動集計

ミスが起こらない

月末の集計時でないと分からない

/申請用紙を提出

有給取得の把握

/申請

リアルタイムで確認可能

/システム上で完結

複雑な労働条件への対応が難しい

変則な勤務形態への対応

固定制・シフト制・時短勤務・時差出勤など

社員一人一人の労働条件への対応が容易

タイムカードの場合は給与ソフトへ

手入力

給与ソフトへの

連動

CSVデータでのインポートが可能

タイムカードの場合は保管場所が必要/検索も大変

保管方法

物理的な保管場所が不要

/電子化により検索も容易

勤怠管理は企業課題の解決にもつながる

タイムカードやExcelでの勤怠管理には問題点があります。今後、企業の成長を止めないためには、社員の残業時間や有給休暇の取得状況を把握し、長時間労働が常態化していないかをいち早く確認し、社員が働きやすい環境を整えることが重要です。ぜひ一度、勤怠管理の見直しをされてみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムの導入によって、企業にどんな変化が起き、どれくらい効果が出たのかを資料にまとめています。勤怠管理システム導入の参考にしてみてください。

 

勤怠管理システムの導入でどのような変化が起きて、どのような課題を解決できたのかご紹介します。

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