契約締結プロセスの「脱・紙面」で、テレワークでのビジネスをスピードアップ

毎月受領する数万件の申込書対応のため、相当数の作業工数と費用が発生。テレワーク下でも出社が必要になることも。

ソフトバンクは、新しい事業の柱としてDX（デジタルトランスフォーメーショ ン）を掲げ、日本企業のデジタル化を推進するサービスの提供に注力しています。 そんなソフトバンクでは、新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、大部分の社員が原則テレワーク勤務となっています。コロナ禍以前から社内のデジタル化を進めていたからこそ実現できたテレワークですが、一方で、デジタル化の遅れによる課題も浮彫となりました。そのひとつが「紙の申込書」だったといいます。

ソフトバンクでは、法人のお客さま向けに提供しているサービスが数百種類あり、毎月、数万件の紙の申込書を受領しています。申込書に関する課題は大きく2点あったといいます。 第一には、取り扱う申込書の量が膨大で、受領後の原本保管業務に相当数の手間や費用がかかっており、また、原本紛失リスクが常につきまとっていた点です。 第二には、テレワークが浸透している中で、受領した申込書を取り扱う担当者は出社が必要という非効率さという点です。

電子サインの導入検討がスタート

これらの課題に対して、2019年頃から社内各所より契約書の電子化を求める声が上がりはじめ、同時期に法人の業務プロセスを統一化しようという社内プロジェク トが発足したことをきっかけに、電子サインの検討がはじまりました。加えて、コロナ禍によりテレワークを実施する企業も増えたことで、お客さま側からも電子サインベンダを使えないかという打診もあったといいます。

ソフトバンクが電子サインを導入するまで

前提：電子帳簿保存法への準拠
いざ紙をやめて電子で運用しよう決めたとき、最初に注意したポイントは「電子帳簿保存法（以下、電帳法）への準拠」だったといいます。
「電帳法」とは、要約すると「従来、紙での保存が必要であった契約書や領収書などの書類を電子データとして保存してもよいと定めた法律」です。 申込書は取引関係書類として一定期間の保存が義務付けられている書類なので、 これまでの紙をPDFに置き換えるだけでは不十分で、「電帳法」で決められたルー ルに則って、電子運用を行わなければなりません。

推進チームを中心に関連部門との協力体制を構築
ソフトバンクでの電子サイン導入の推進体制は、一言でいうならば「ゼロからのスタート」だったといいます。
「申込書の電子化」を専門に対応するチームがあったわけではなく、申し込みに関する処理業務に携わるさまざまな部門から、「紙」脱却への実現に向けた思いの強 い人が集められ、推進のコアとなるチームができたそうです。十分な知識を最初から持ちあわせているわけではなかったため、活動の中で調べ、関連しそうな部門への相談やヒアリングを重ねて知識を蓄え、推進に必要な部門を巻き込んでいきました。
電子契約化の取り組みは、商取引や契約に関連するフローに変更を加えるため、 法令順守、セキュリティ、内部プロセス、お客さまへのご説明など、さまざまな観 点での考慮や対策が必要となります。そのため、電子契約推進プロジェクトチームを中心とし、関連する機能や役割を持つ多くの部門が、必要な時に協力する、といった体制で導入が進んでいきました。