会社概要と抱えていた課題

株式会社イデラ キャピタルマネジメントは不動産アセットマネージャーとして、オフィスやレジデンシャルなど、不動産投資ファンドの組成・運営を行う会社です。業務部門では総務とITの２つに関する領域を担当し８人ほどが在籍しています。総務としては備品管理や社内イベントの企画、ITは端末やクラウドサービスの導入や管理などを行っています。業務部門を管轄する田中氏は業務が多岐に渡る中で効率化に課題をもっていたと語ります。

 「会社のWebサイトに記載してある大代表の電話番号に、多くの営業電話がかかってくることが課題でした。それらに一つずつ受け答えしつつも、不動産の売買などの業務に関係した電話を現場につながなければなりませんでした。また、コロナ禍の在宅期間においては、来客や代表番号に電話がかかってきた場合、対象の従業員が出社しているのか在宅なのかを把握することが難しく、取り次ぎに手間と時間もかかり通常業務が滞ってしまうこともあったため、見直しが必要だと感じていました。

当時は全従業員に0ABJ番号を割り当てて、スマートフォンアプリで0ABJ番号の発着信をしていましたが、音質が不安定だったのも課題でした。そんな中、0ABJ番号を運用していたデータセンターが終了するタイミングも重なり、番号を見直す必要もありチャンスだと思い環境を見直すことにしました」（田中氏）

「Dialpad」と「Smart at reception」を選択した理由

オフィスの受付、電話の取り次ぎ業務の効率化につながるソリューションを探す矢先、以前から付き合いのあったソフトバンクより提案を受けたそうです。

 「従業員に付与しているスマートフォンやPCもソフトバンクからレンタルしています。そこで代表電話番号への対応を自動音声で行えないかとか、来客受付もタブレットの画面から人を選ぶだけで直接連絡できる仕組みはないかと相談させていただき、ご提案いただいたのか、『Dialpad』と『Smart at reception』というサービスです」（田中氏）

こうして、固定電話の代わりにPCやスマートフォンなどのデバイスで電話の受発信が行えるようになるDialpadと、受付の電話をタブレット端末に置き換えることができるSmart at Receptionを導入することを決めた同社。Dialpadが Microsoft 365 と連携できる点や導入のしやすさなど、管理者目線でも採用の決め手になったポイントがあったと田中氏と同じく業務部門を担当する米蔵氏も語ります。