スマートフォンでオフィスに限定されない働き方を実現しよう

スマートフォンでオフィスに限定されない働き方を実現しよう (2021年6月29日掲載)

外出や出張に加え、コロナ禍では感染対策のため在宅勤務が推奨されるようになり、オフィス以外で働くテレワークが多くなっています。モバイルPCやフィーチャーフォンの導入など、テレワーク環境を構築するためにはさまざまな方法がありますが、スマートフォンを導入するだけでも実現可能です。通信面や機能面など、オフィスで行っている業務のほとんどはスマートフォンでもできるためです。
今回のブログでは、オフィス外での業務を可能にするスマートフォンの特長を紹介します。

目次

PCやフィーチャーフォンの課題

単にオフィス外で仕事をするだけならば、デスクトップPCをモバイルPCに、固定電話をフィーチャーフォンに変えれば環境は整いますが、一方でデメリットもあります。

PCは単体ではインターネットアクセスができない

モバイルPCをオフィス外で使うために最も大きな課題は通信環境です。
PC単体ではインターネット接続ができないため、Wi-Fiへの接続が必須となりますが、そのためには自宅のWi-Fi環境の設置、オフィス外から社内ネットワークに安全にアクセスするためのセキュリティ構築など、いくつもの対策が必要です。
また、カフェなど近年はフリーWi-Fiを完備している施設も増えました。都市部であれば容易に見つけることができますが、出張で遠方へ訪問するとWi-Fiスポットへ移動を要する場合が多く、インターネットアクセスが困難になってしまいます。

フィーチャーフォンは機能が少ない

固定電話からフィーチャーフォンへの変更は、確かに場所を問わず電話ができるという点で大きな変化です。
オフィス外では、メール添付資料の確認、訪問先への地図の確認、Webサイトでの検索など、突発的に多岐にわたる作業が発生します。画面が小さく、機能が少ないフィーチャーフォンでは使い勝手が悪いだけでなく、対応できない業務があります。

スマホで手軽にオフィス外で業務

スマートフォンを業務で活用すると、PCやフィーチャーフォンの課題をクリアしつつ、オフィス外でも業務が可能です。

社内サーバにアクセスでき、その場で閲覧できる

フィーチャーフォンよりも画面が大きいスマートフォンは、資料の閲覧に優れています。
モバイルPCのように、カバーを開いてWi-Fiに接続するといった手間もなく、片手で社内サーバにアクセスして資料を確認できるというのは、オフィス外での業務において大きな利点です。

メールに長文で応対できる

外出時、メールに長文での対応が必要なときはありませんか?
フリック入力やキーボード入力ができるスマートフォンは、急な長文でのメール対応も可能です。内容の確認も、フィーチャーフォンよりも画面が大きいスマートフォンで行うほうが効率的です。

業務用セキュリティで情報漏えいを防止

私用のスマートフォンを業務に活用すればいいと思われるかもしれません。
仮にスマートフォンを紛失してパスワードの流出につながる場合、会社から支給したスマートフォンであれば、紛失時に遠隔でロックをかけたり初期化したりすることが可能です。私用のスマートフォンでは、そういった高いセキュリティ対策をとることはできません。

テザリング機能でPCが使える

スマートフォンをWi-Fiルータとしてインターネット接続ができる「テザリング」が使えます。これにより、モバイルPCをインターネットに接続させることができ、公共のWi-Fiスポットを探す必要がありません。
テザリング中もスマートフォンは操作できますので、PCとの併用が可能です。

ならではの機能でオフィス内よりも効率的に

スマートフォンには、PCやフィーチャーフォンでは利用できない便利なアプリがあり、オフィス内でPCのみを使うよりも、効率的に業務ができます。

アプリ利用で資料作成や経費精算

スマートフォン対応のアプリは多くの種類があります。
例えば、経費精算。外出や出張では、領収書が多く発生します。オフィスに戻った際にまとめて精算作業を行う方も多いと思いますが、時間も手間もかかり、残業のもとになりやすい業務です。アプリを活用すれば、ネット決済した領収書データの自動取得や、レシートの読み込みで手入力不要でデータ化など、各段に手間を省くことができます。
また、WordやExcel、Googleドキュメント、Googleスライドなどもアプリ版がありますので、資料の作成・編集もスマートフォン上でできます。

オンラインで会議に参加

コロナ禍で当たり前になったリモート会議。
利用場所にWi-FiがなくてもPCを使うスペースがなくても、スマートフォンからリモート会議に参加できます。共有された画面もスマートフォンで確認できますので、会話についけいけなくなることもありません。

チャットツールによる手軽なコミュニケーション

MicrosoftのTeams、GoogleのChat、Slackなど、多くのビジネスチャットはスマートフォンのアプリでも利用できます。メールと同様にチャットもスマートフォンで確認できますので、急な連絡に対してのリアクションが遅くなることも防ぐことができます。

料金や多彩なオプションの確認はサービスページへ

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(文:岡田)