安否確認サービスとは？
企業が導入する意義と選び方のポイントをご紹介

近年、新型コロナウイルス感染症の世界的な流行、異常気象や地震などによる自然災害といった予期せぬ事柄が頻発しています。中でも突発的な災害の場合、安否確認の連絡が殺到し、携帯電話や固定電話からの連絡がつながりづらくなることもあります。そこで活躍するのが「安否確認サービス」です。家族や友人だけでなく、企業でも緊急時における事業継続計画（BCP）対策の一つとして導入を検討する企業が増えています。本記事では企業が導入する意義を軸に、安否確認サービスとはどのようなものか、その機能や選び方のポイントを分かりやすく解説します。

▶ソフトバンクが提供している安否確認サービスについてはこちらをご覧ください。

安否確認サービスとは？

安否確認サービスとは、自然災害や人災、不測の事態が起きたとき、家族や友人、知人、従業員などが「無事・安全であるか」を確認するサービスです。例えば、大規模な自然災害や感染症が発生した場合、企業はリスクを最小限に抑え、素早く業務を復旧・継続させるため、事業継続計画（BCP）を定める必要があります。このBCPを支える観点でも安否確認サービスは活用できるでしょう。

▶BCP対策については、こちらの記事をご覧ください。

災害時に起こりうる問題と企業の課題

災害時、企業にはどのような問題や課題が起こると想定されるのか、具体的に見ていきましょう。

連絡がつかない
災害時は、安否確認をする人々で電話回線は非常に混雑します。それは、警察や消防といったライフラインの通信を優先させるために、回線の能力を制限することがあるからです。総務省がまとめた「東日本大震災における通信の被災・輻輳（ふくそう）状況、復旧等に関する取り組み状況」によると、固定電話と携帯電話の音声通話は電気通信事業者によって異なりますが、最大80〜90％と高い割合で規制されていました。連絡がつかない場合、従業員やその家族の安否確認はもちろん、出社や稼働できる人数を正確に把握しづらい状況になります。

事業復旧までに時間がかかる
安否確認が素早くできないと、稼働できる人数を把握できず、業務がストップする期間が長くなります。トラブルへの対応も遅れがちとなり、事業復旧に時間を要することで、損失が大きくなる可能性があります。

情報共有、指示ができない
従業員の安否ならびに勤務可能かどうかを把握できなければ、出社やテレワークといった働き方の指示も適切にできません。そのために従業員の安否確認とともにその情報を速やかに共有する必要があるでしょう。

安否確認サービスの機能

では、安否確認サービスにはどのような機能があるのか、代表的な機能を紹介します。

安否確認メッセージの一斉送信、自動送信、自動集計
一斉送信は安否確認のメッセージを従業員全員に一斉に送れる機能です。事前に送信する安否確認の文章を登録しておくことで、防災管理責任者はよりすばやく連絡しやすくなります。自動送信は地震などの災害発生にあわせて登録者全員に安否確認のメッセージを送信する機能です。事前に従業員の居住地を登録しておくことで、災害が発生した地域の従業員に限定して自動送信を行える機能もあります。こうした安否確認に対する従業員からの回答は自動集計によって集約されます。安否だけでなく、回答の有無や現在の状況なども確認できるので、非常時に心強い機能といえるでしょう。

サービスによっては、チャットや音声通話、掲示板など、さまざまな方法で安否確認を行えるものもあります。

チャット
音声通話をしづらい状況下においてもチャット形式で比較的簡単にやり取りできます。例えば、防災管理責任者が安否確認の際、「1安全」「2出社可能」などといった形でメッセージを投げかければ、従業員は該当の数字を送信するだけで現状を伝えられます。既読機能があるものであれば、内容を確認したかどうか知ることもできます。

音声通話
スマートフォンなどのモバイル回線やインターネット回線を利用して通話できる機能を利用すれば、音声やビデオで通話できます。非常時に固定電話や携帯電話がつながりづらくなった際も、連絡手段の一つとなるでしょう。対話によってリアルタイムで具体的に状況を伝え、知ることができます。

掲示板
掲示板を利用すれば、文字だけでなく写真や動画なども共有でき、チャットよりも、より幅広い範囲で情報共有できます。平時はアイデアの募集やアンケートといったチームの活性化への活用もできます。

安否確認サービスを選ぶポイント

安否確認サービスにはさまざまな種類があるため、自社で導入するサービスの選定ポイントを５つご紹介します。

１，緊急時の安定した通信が可能か
安否確認サービスが、災害時の停電に耐えられる環境で構築されているのかは重要なポイントです。万が一、トラブルが発生した際に代替えの通信手段があるかどうかも事前に確認しておくとよいでしょう。同時に過去の災害時の稼働実績や定期的にシステムをアップデートしているかも判断基準にできそうです。

２，安心のサポート体制が整っているか
さまざまな機能があって操作方法が分からない場合もあるかもしれません。サポートサイトや窓口を備えているサービスは導入に向けて安心材料の一つとなります。特にITに苦手意識がある従業員が多い場合、電話対応の窓口があるとより利用しやすくなるでしょう。

３，平常時でも使えるツールか
災害などの非常時だけでなく、平常時でも情報共有に活用できるものを選ぶと使いやすいでしょう。在宅勤務時の仕事の進捗状況といった業務から従業員の健康状態まで幅広い事柄を把握しやすくなります。また、普段から活用して安否確認サービスに慣れておくことで、災害時に混乱せずに使いこなせるという大きな利点もあります。そのため、管理者と従業員の双方が使いやすいサービスを選ぶことが大切です。

４，誰でも簡単操作できるか
普段から活用して安否確認サービスに慣れておくことで、災害時に混乱せずに使いこなせるという大きな利点があります。使い方がシンプルで簡単に操作ができる、管理者と従業員の双方が使いやすいサービスを選ぶことが大切です。

５，セキュリティに強いか
多くの従業員の個人情報を扱うため、個人情報保護のためにも高いレベルの情報セキュリティは必須です。セキュリティレベルの高いサーバを使用しているサービスを選択するとよいでしょう。また、情報セキュリティマネジメントシステムの、国際標準規格の認証を受けている会社が提供する安否確認サービスであれば、より安心でしょう。

普段から安否確認サービスに使い慣れておくことが大切

安否確認サービスは、家族や友人といった間柄での利用だけでなく、企業にとっても事業継続リスクを最小限に抑える上で大切なものです。とはいえ、シンプルな機能であっても非常時は混乱して使いこなせなくなってしまうかもしれません。そこで日頃から連絡ツールなどとして利用することで使い方に慣れておくことが大切です。中には無料トライアルを実施しているサービスもありますので、活用することで導入目的に合っているかどうかを判断しやすくなるでしょう。

ビジネスチャット「WowTalk」（ワウトーク）は、トーク（チャット）や共有（掲示板）といった安否確認として使える機能のほかにも、日報作成やタスク管理といった仕事に活用できる機能も一つのサービスで利用できます。業務管理や社内コミュニケーションの活性化、従業員の健康の把握など「普段づかい」をしながら、非常時に備えられる理想的なサービスの一つです。現在、14日間の無料トライアルも実施しているため、試してみてはいかがでしょうか。
普段から安否確認サービスを活用し、「もしもの時」に備えましょう。