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2024年3月27日掲載
こんにちは、出寺 樽子(でじ たるこ)です。
聞いてください。先日、弊社オフィスで大変なことがあったんです。由々しき事態です。
弊社のような企業では、オフィスの手狭さが悩みの種。昭和の創業以来、ずっとオフィスを移転せず営業し続けているので、記録や資料など紙書類が膨大に保管されており、狭苦しさの要因となっております。
先日、その蓄積が、とうとう限界に達し……。なんと、紙なだれが…。
棚の上に積まれた紙の資料を、通りがかりに思いっきり倒してしまいました。後片付けだけでもひと苦労でした…。
こんなの、もう二度と嫌!
そこで気が付いたんです。DXを推進すると決めた弊社なのですから、まず取り組むべきは、ペーパーレス化の徹底だったかもしれません。
さっそく阿南部長に進言してみました。すると、
「えっ、紙をやめちゃうの? うーむ……」
と驚いたあと、何やらブツブツと後ろ向きなことを言っています。
「紙の手触りとか、好きなんだけどなぁ」
「大事なことは紙で残しておかないと、心配じゃないかなぁ」
まあしかし、私は阿南部長の元で働いて数年…。そんな反応は想定内です。すぐに説得に取りかかりましょう。
まず、紙ベースで仕事をしていると、次のような問題点が生じます。
書いてみると、どうでしょうか。なかなかの困難が詰まっています。
そういえば、弊社の阿南部長も紙が好きと言いながら、たびたび「出寺さ〜ん、あの書類、しらない?」「どこに置いたんだっけなぁ」とワタワタしていらっしゃいます。部長が探している書類、よくマグカップの下、部長の目と鼻の先にあることもしばしばなのですが……。
これらの問題点、ペーパーレス化することでどうなるでしょうか?
このように、いいことがたくさんあります。紙への愛着も分かりますが、ここは、仕事の早さと快適さを優先させるべきでしょう。
ペーパーレス化とは、情報をデータ化することでもあります。すると、情報の共有・拡散速度は格段に増し、組織の意思決定スピードアップにも貢献できます。
やらない手はないのではないでしょうか。
書類のペーパーレス化をする際に忘れてはいけないのが、デジタル情報の保存ルール化です。
全社・チームで共有すべき資料・書類であれば、全員が閲覧できるデジタルサーバに、フォルダ分けやファイル名のルールを決めて保存・格納する必要があります。ここには社内のチームワークが肝心。
該当の資料・書類が検索しやすいような構造にし、みんなで仕事がはかどるデジタル環境を作っていきましょう。
また、個人で閲覧できればよい資料・書類も同様です。書類をスキャンして保存したPDFを「どこに行ったかな〜」と探す羽目になっては本末転倒。
個人のパソコン内でもルールを決めて、スッキリと保存・活用していくのがベストでしょう(阿奈〈あな〉部長……、聞いていますか?)。
思えば、大事なのは紙そのものではありません。紙に書かれた中身の情報です。ペーパーレス化によって、情報の共有性・閲覧性を上げて、中身をより活用できるようにしていきたいものです。
資料・書類を今ある資源として捉え、膨大な書類のスキャン作業も、資源の見直しと捉えることも一つですね。私も阿奈部長と一枚一枚、せっせと進めてみようと思います。
株式会社ぎゅーほ堂は、紙なだれを二度と起こさないことをここに誓います!
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