【在宅勤務時の固定電話のお悩みを全て解決】クラウド型電話システムで実現する働く場所の自由化

固定電話対応のために出社していませんか (2021年5月11日掲載)

  • クラウド型電話システムを利用すると、端末に縛られずどこからでも固定電話向けの電話が取れる。
  • クラウド型電話システムの設定・ユーザ管理はブラウザ上で全て完結する。
  • クラウド型電話システムなら必要な人数分の業務用電話を必要な時に手軽に用意できる。

緊急事態宣言で「出勤者数の7割削減」が要請されています。在宅勤務の体制を整えることは、もはやどの事業規模の会社でも避けては通れない企業課題ですが、その実現にあたり「固定電話の対応」が障壁になっていないでしょうか?

個人のモバイル端末所有率が80%を超える現在でさえ、「会社の電話番号」は企業間またはお客さまへとの窓口としての役割が期待されています。個人に紐付かない「組織への連絡」が必要なシーンもあります。 一方で、在宅勤務を推進する企業にとって、固定電話は新しい働き方への移行の障害となる可能性もあります。場所にとらわれないニューノーマルな働き方の実現に向けて、今こそこれまでの固定電話のあり方を見直す時です。

本記事では、「働く場所の自由化」をテーマに2021年3月3日に開催されたウェビナー「固定電話対応のために出社していませんか。クラウド型電話システムで実現する働く場所の自由化」の内容を再録します。

固定電話の課題を解決するクラウド型電話システム「Dialpad」

ウェビナーに登壇したDialpad Japan 株式会社 Account Executive 錦織 奈緒美 氏 は ウェビナーの冒頭で、次のように宣言しました。

錦織氏「テレワークや在宅勤務の導入による出勤7割削減が強く推進されておりますが、固定電話のためだけに出社をしていませんでしょうか。そのお悩みはもう必要ありません」

オフィスに出社できなくなった時に会社の電話をどうするのか、というのは在宅勤務を実現するにあたり避けて通れない課題です。

電話番のためだけに出社する事態は避けたいが、携帯電話に転送しようとすると1人にしか転送設定ができず「属人化」してしまう。また、テレワークのために社用携帯を急遽購入したがデバイスの固定費用が急増してしまった。もしくは、BYOD(Bring Your Own Deviceの略、従業員の私有スマートフォンなどのデバイスを業務でも利用すること)を想定していたが端末の縛りやネットワークの縛りがあるシステムが多く、なかなかBYODの促進・導入が進まないという悩みもあります。

「働く場所の自由化」を阻むこれらの悩みを解決する方法について、錦織氏は以下のように語りました。

錦織氏「クラウド型電話システム『Dialpad』なら、お手元のスマートフォンやPCでお客さまからの電話を受発信することができるので、わざわざオフィスに出社する必要がなくなります。電話の自由化が実現すれば、働く場所の自由化も実現できるのです。 『Dialpad』のアプリを通じて発信いただければ、ご自身のスマートフォン端末を利用していたとしても、プライベート番号を出さずに会社負担の通話料金で電話をかけることが可能になります。また、全ユーザーが各自バラバラの場所にいたとしても、社内にいる時と同じように一つの番号で全員一斉に鳴らして、とれる方がとる、転送をかけるなどの対応も可能になります。」

「Dialpad」で実現できること

クラウド型電話システム「Dialpad」は、在宅勤務の実現に悩む企業の課題をどのように解決するのでしょうか。 錦織氏は、「Dialpad」の機能を次のように説明します。

錦織氏「『Dialpad』では、業務用の固定電話の代わりになる050番号を簡単に用意できます。自宅に電話機がなくても、PCで電話の発着信が可能です。

050番号は電話回線不要、インターネットにつながりさえすれば、アプリをインストールしてログインするだけで電話としての利用が開始できます。03や06番号など既存番号をご利用希望の場合は、ゲートウェイという小さなサーバのようなものを設置し『0-ABJプラン』という形でご利用いただけるようになります。

一番簡単なパターンは、着信のみ会社の番号で受けて、発信は050でするものです。この場合、会社の電話番号を契約しているキャリア側から『Dialpad』で作成する代表番号に対して、転送設定をします。

『Dialpad』ではユーザーライセンスがまずベースとなっており、電話を使う人数分をユーザーライセンスを購入いただく必要があります。ユーザーライセンスを付与した方々を、『Dialpad』の代表番号、もしくはそれぞれに入ったオペレータとして登録すること事で、登録された人数分、同じグループの共有番号を同時に発着信できるようになります。いわゆる今までの既存の電話で言うチャンネル数であったり回線数といったイメージです。

オペレータとなったユーザは発着信の際、ご自身が含まれている電話番号は全て使えるようになります。発信の時はどの番号からかけるのか、着信の時はどの番号宛にかかってきたのか、グループに名前をつけておけばそのグループ名も表示されるので、分かるようになっています。

全ユーザーが各自バラバラの場所にいたとしても、社内にいる時と同じように一つの番号で全員一斉に鳴らして、とれる方がとる、転送をかけるなどの対応も可能になります。設定から利用開始までも、従来型の PBX システムと違ってとても手軽です。申し込みから設備投資のための時間的・金銭的なコストも大幅に削減できます。 アプリはPC・スマートフォン・タブレット全てにご用意しています。 OS も Windows 、Mac、 Android、 iOS 全て対応可能です。CTIの機能でセールスフォースなどの CRM ツールとの連携も可能で、自動で発着信のログだったり録音のデータの記録を残すことができます。各CRMツール上にも『Dialpad』のCTIを入れていただくことができるので、各CRMツール上からでも発着信ができるようになっています」


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「Dialpad」設定~利用開始まで

クラウド型電話システム「Dialpad」の利用開始までの手続きは、ブラウザ上での操作で完結。ユーザ側も、利用したい端末にアプリのインストールをしてログインするだけで利用可能になるわかりやすさが特長だと錦織氏は語りました。

ユーザの登録フロー

①契約後、管理者にWelcome E-mail が届く
②管理者が管理画面でユーザを追加
③ユーザ登録完了

ユーザの利用開始までのフロー

①利用開始ボタンを押し、アプリを各自PC・スマホへインストール
②ユーザに招待メールが届く

錦織氏「ユーザーライセンスを付与した方を管理者がオペレータとして追加、後はグループ単位で営業時間や着信処理をお好みで編集できるという形です。また、各ユーザーは個人番号だけではなく部署番号や代表番号といったグループ番号に所属して、受発信するということも可能です。管理者はブラウザ上から全てのグループ番号の管理ができるようになっています。設定や操作も非常にわかりやすい UI なので、設定する側としても操作しやすいことが特長です

Dialpad 実際の操作画面

Dialpad PC版のアプリ画面

錦織氏「上記がPC版のアプリの画面です。スマートフォンでも操作できる項目はほぼ同じです。PCでは電話をかけるというボタンが左上にあり、個人番号での履歴は電話をかけるボタンすぐ下の受信トレイから確認できます。共有番号でやり取りした履歴は、さらにその下にあるグループで、各グループのトレイ別に名前がついている状態で表示されます。

画面の真ん中に表示されているのは、個別のコンタクトとの発着信履歴で、例えば今はチャットが見えている箇所に、不在着信のあと、誰が折り返しの対応したのか、なども追えるようになっています。」

Dialpad PC版の通話中画面

錦織氏「通話中の画面のイメージが上記です。画面の下のアイコンにあるように、PCの画面であってもスマートフォンのアプリ側からであっても、録音・転送・三者通話の機能が使えるようになっています。

スマートフォンの場合は画面が小さいので隠れている機能もあるのですが、ここに出ている機能は全て同じように使えます。 こちらでご説明した機能は、全て標準で搭載されている電話の基本機能です。」

転送時の操作例(動画)

転送操作の流れはこちらの動画でもご覧いただけます

「Dialpad」なら人数分の業務用電話を手軽に用意できる

050番号を1ライセンス800円という手軽な価格、かつ、申込書の提出から約5営業日という短期間で電話環境を用意できることが「Dialpad」の特長だと錦織氏は語ります。

<Dialpad for 050利用料金> Dialpad価格表

錦織氏「050番号は1ライセンス月額800円からご用意があり、ライセンス契約期間の縛りも特にありません。ミニマムワンユーザー月額800円です。日割り計算ができないという部分だけ、ご注意いただければと思います。

各社さまの繁忙期・閑散期にあわせて、電話の増設や削減が月単位で変動できることがメリットです。

050番号の場合は、初期費用や工事、期間の縛りなどは必要ありません。利用したい機能ごとにベンダに相談したり、来てもらったりという必要もなくなります。『Dialpad』に必要な費用は、2つ、もしくは、3つだけ。050番号利用時はライセンスの費用、発信時の通話料金。加えて既存の番号を着信のみ利用されてあい場合は、転送設定された場合の転送料金です。

通話料金は 『Dialpad』どうしの通話、および、ソフトバンク携帯への通話料金が無料です。転送設定は、NTTやKDDIの回線を既存の電話として使っている場合は通常の転送料金がかかってきますが、ソフトバンク社のおとくラインからの転送設定の場合は、毎月の転送料金が固定化できるというメリットもあります。

0AB-J プランをご希望の場合は別途ゲートウェイ費用が発生しますので、その場合は ソフトバンク社と個別にご相談いただければと思います。

また、050番号ご利用の場合であれば、ソフトバンク社に申込書をご提出いただいてから、約5営業日で開通です。 今ご利用の端末とインターネットの回線をそのまま利用、設定もブラウザからお手軽に開始でき、使いたい機能が網羅されている。これが『Dialpad』です。」

最後に、錦織氏は次のようなメッセージで講演を締めくくった。

錦織氏「現在はオフィスへの出社か在宅か、という二択になってるかもしれません。しかし今後在宅で仕事ができるようになった場合、オフィスに出社する必要性について考える方も増えてきたのではないでしょうか。

働き方を見直すのは、企業としては大変なことかもしれませんが、大変という文字のごとく大きく変わるチャンスでもあります。コロナの対策というだけではなく、ぜひ皆さまの働き方が場所にとらわれずコミュニケーションでき最高の経験となることを、『Dialpad』でお手伝いできましたら幸いです。」

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