仕事に個人携帯を使いたくない！それだけではない法人スマホを導入すべき理由

2023年7月4日更新

ビジネスのさまざまな場面で活用が進んでいるスマートフォンですが、個人が所有している、いわゆる「私用スマートフォン」をビジネスシーンでも活用している方も多いのではないでしょうか。本記事では、私用スマートフォンをビジネスシーンで利用する際の危険性と法人スマートフォンを使うメリットをご紹介します。
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進むスマホのビジネス活用

総務省の「令和３年版情報通信白書」によると、人口の89.4%の方がスマートフォンを保有しており、60歳以上であっても８割以上がスマートフォンを利用している状況です。

スマートフォンが身近な存在になる中、ビジネスシーンにおけるスマートフォンの導入率も増加しており、総務省が実施した「デジタル化による生活・働き方への影響に関する調査研究」によると、法人スマートフォンの導入率は2019年に50%を超え従来型携帯電話の導入率を上回りました。しかしながら、私用スマートフォンを業務で利用するケースも多く散見され、私用スマートフォンの業務利用が問題視されています。

私用スマホをこんな風に使っていませんか？

スマートフォンを日々の業務で利用することで、社員間の連絡がスムーズになったり、外出先からもメールが確認できるなど、業務効率を向上させることができます。しかし、私用スマートフォンの業務利用は情報漏えいの危険性をはらんでおり、以下のような利用方法は見直しが必要です。

・私用スマートフォンのチャットツールを利用して、業務上のやり取りをしている。

・会社PCのメールを私用スマートフォンに転送して、外出先からメール対応している。

・業務上写真撮影が必要な場合、私物スマートフォンのカメラで撮影している。

・会社のノートPCを私用スマートフォンのテザリング機能でインターネット接続してる。

・会社の業務システムに私用スマートフォンからアクセスしている。

私用スマホの持つ情報漏えいの危険性

私用スマートフォンを業務で利用することは、さまざまな面で自社や取引先の顧客情報などの機密情報を外部に漏えいするリスクを高めてしまいます。

チャット・SNS

業務上のやり取りにチャットやSNSを利用している方も多いと思います。チャットやSNSは気軽にコミュニケーションがとれる反面、それだけ情報が流失しやすいのも事実です。社員のアカウント管理がずさんであればアカウントへの不正ログインをゆるしてしまい、やり取りを盗み見される可能性もゼロではありません。また、業務上スマートフォンで撮影した情報を誤ってSNSにアップロードしてしまう可能性もあります。

業務システムへのアクセス

私用スマートフォンから業務システムへアクセスしている場合、社員のスマートフォンがウイルスに感染していれば、業務システムへウイルス感染が広がってしまう可能性もあります。

紛失

業務で利用する私用スマートフォンを紛失してしまった場合も情報漏えいのリスクを高めてしまいます。私用スマートフォンのパスワードロック設定を強制することはできず、社員がロックをかけているかどうかの確認も困難です。

私用スマホではなく、法人スマホがよい理由

業務で使用するスマートフォンを法人スマートフォンに限定することで得られるメリットには、さまざまなものがあります。

情報漏えいのリスクを回避できる

法人スマートフォンであれば、社員一人一人にセキュリティ対策を委ねることなく、一定レベルのセキュリティ対策を会社で統一して行うことができます。

請求書の一括管理

私用スマートフォンを業務で使用する場合、通話料金やデータ使用料金を社員一人一人に確認し、精算をするケースも生じます。法人スマートフォンを導入することで、請求の一括管理が可能になるとともに、使用料金をまとめて支払いできるので、スムーズな事務処理が実現します。

端末レンタルの活用

法人スマートフォンは端末をレンタルすることができ、端末購入にかかる費用が不要になるため、初期費用を抑えて利用を開始できます。また、レンタル端末のため資産計上する必要がなく、経理上の処理を軽減することもできます。「使い方がよくわからない」「契約しているプランの内容を確認したい」などのお困りごとも、専用のヘルプデスクに365日いつでも相談ができますし、端末の持ち主本人が直接ヘルプデスクに問い合わせすることで運用担当者の管理の手間を軽減できるメリットもあります。

こうしたメリット以外にも、遠隔ロックやデータ消去、安否確認、共有電話帳などのオプションサービスを追加することで、さらに安全に便利にスマートフォンを利用できます。

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安全な利用で進む、さらなるスマートフォンの活用

業務を効率よく進められるスマートフォンですが、法人スマートフォンであれば、より安全に活用の幅を広げることができます。

例えば、勤怠管理ツールを使えば、外出先や現場から打刻ができるようになります。また、経費精算ツールはレシートを撮影するだけで経費申請を可能にします。このように、スマートフォンとアプリケーションを連携させることで、大規模な工事を行って通信インフラを整えたり、システムを構築したりするといった設備投資をせずに業務効率化やコスト削減などの効果を生むことができます。

法人スマートフォンを導入することで、導入コストを上回るコストメリットを受けられる場合も多くありますので、業務での活用をぜひご検討ください。

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