電話がつながらない、メールを読んでくれたか分からないを防ぐには

ビジネスコミュニケーションツールの違い

株式会社クオリティアが2021年4月に発表した調査※3によると、ビジネスパーソンのコミュニケーションツールの使用率として、電話81%、メール76%とまだまだ多くを占めています。
しかし、電話ではリアルタイムで話せるものの、出られない・つながらないことも多く、聞き間違いや伝達漏れの可能性もあります。メールはいつでも送付可能ですが、挨拶文など文章作成に時間がかかります。また、留守番電話を聞いたか・メールを読んでくれたか分からないなど、相手に伝わっているかどうか判別がつきません。LINE WORKSのようなビジネスチャットであれば、誰が読んでくれたか個人単位で知ることや隙間時間にいつでもどこでも確認することもできます。ビジネスチャットは電話やメールの足りない部分を補完できるツールです。

スマホだけでなくPCやタブレットも利用可能です。同時に複数端末でログインできるため、社外はスマホで社内はPCなど環境に応じて利用できます。また詳しく会話したい場合は、やり取りの途中で音声やビデオ通話に切り替えて話し合うこともできます。Web会議システムとビジネスチャットを比較する人が多いですが、Web会議システムとの違いはあらかじめ時間を決めてコミュニケーションをするかどうかです。

ビジネスチャットの活用事例

某新聞社様では会社支給のケータイと個人のLINEを利用していたため、誰とつながっているか、どのようなやり取りをしているかわからない、退職者した人のLINEに情報が残ってしまうなどの課題もありました。また、夜にFAXで送付される大刷り紙面を記者が支局で待機してチェックする必要もありました。スマートフォンとLINE WORKSを導入することで、情報管理が適切に行えることに加え、スマートフォン上で紙面チェックを行えるようになり、支局で待機せず都合がつく場所で確認作業を行えるようになりました。

また、今まではお客さまからの電話取次で担当者がわからないことも多くありました。社内の関係メンバーが参加するトークルームを作成し電話要件を投稿するようにすると、社内の一人一人に確認する手間が省け一括で確認できるようになりました。緊急時の安否確認についても既読・未読で判別し、10分後に未読の従業員だけに個別連絡する運用で確認作業を削減できました。

ウェビナーでは、このほかにも医療機器商社や不動産管理業、スポーツクラブやスーパーマーケット運営、電気・通信工事業などの発注ミス低減や作業報告、間接業務の削減などの活用事例を紹介しています。実際に業務が30分〜1時間削減できた、顧客連絡先取得率が2倍になったなどの数値効果についてもお伝えします。

ウェビナーアーカイブ

LINEとつながることができる唯一のビジネスチャットサービスのウェビナーをご視聴ください。

関連サービス

参考情報

※1一般社団法人日本能率協会「日本企業の経営課題2021」（2021/9/15公開）
※2　一般社団法人日本能率協会 2021年「ビジネスパーソン1000人調査」【雑談機会と効果】（2021/10/4公開）
※3　株式会社クオリティア　ビジネスコミュニケーションに関する調査2021（2021/4/27公開）