個人事業主・スタートアップ企業向け 形態別オフィス選びガイド

個人事業主や創業間もないスタートアップ企業がオフィスを確保する場合、従来であれば自宅オフィス・賃貸オフィスといったオフィス形態に絞られ、現在のようにシェアオフィスやコワーキングスペースといった多様な選択肢はありませんでした。「オフィスをどう構えるか」は費用への影響だけでなく、企業の信用度や生産性にもつながります。本記事では、失敗しないためのオフィス選びのポイントを踏まえて、３つのオフィス形態のメリット・デメリットをまとめました。

オフィス選びで失敗しないためのポイント

オフィス選びで考慮すべきポイントを一つずつ整理してみます。

立地

オフィスの立地検討は、業務効率や働きやすい環境に影響するだけでなく人材採用など経営戦略とも密接にかかわります。 頻繁に訪問する顧客や取引先の近くを選べば、移動時間の短縮や交通費などの経費削減になります。駅からの距離が近いなど交通アクセスがよい場所は、従業員の通勤しやすさや顧客・取引先の来訪のしやすさに繋がります。同業種が集まるエリアには、そのエリア自体にブランドイメージがあり、業種に通じた情報が得やすいといった特長があります。

このように複合的に条件をつけ、自社にとって利便性のよい場所が見つかれば、業務効率や社会的信用度アップなどの効果をもたらすことができます。

広さの柔軟性

従業員数に対し業務上必要な広さを確保することはもちろんですが、特に短期間で急成長するスタートアップ企業においては、急激な従業員増加に対応することも考えなければなりません。前もって広めのオフィスを用意するか、広さを柔軟に変更することができるような形態のオフィスを選ぶと効率的です。

また、テレワークやフリーアドレスが可能なレイアウトや体制をとっておけば、オフィスへの出勤率をコントロールでき、限られたスペースを有効活用することもできます。

入居のスケジュール

オフィス形態によって入居までの期間に大きな差があります。賃貸オフィスで「即日入居可」とある物件であっても、契約後には電気・通信設備工事や什器搬入など業務開始できるまでに早くても約１ヵ月はかかるとされています。早期の移転がかなわない場合もあるため、入退居に対する自社のスピード感に沿っているか確認が必要です。急を要する場合には自ずと選べるオフィス形態も絞られます。

契約期間

オフィスの契約更新までの期間が長い場合、すぐに退居や移転ができず、中途解約となると多額の違約金を支払わないといけない可能性も出てきます。事業計画の中で従業員の増加が見込まれる場合は、オフィスのキャパシティを超える前に移転が必要となる場合もあります。入居を検討しているオフィスの契約期間が適切かどうか確認しましょう。

費用

オフィスの費用を初期費用と月額費用に分けて考えてみます。賃貸オフィスの場合、初期費用には以下のような項目が含まれます。礼金は通常1～2ヵ月、敷金は6ヵ月、多いと12ヵ月分支払うことになります。ほかのオフィス形態よりも高額になりやすく、入居の段階でまとまった資金が必要になります。逆にシェアオフィスは、オフィス環境が整っているため基本的な業務がすぐ開始でき、初期費用を抑えることが可能です。

＜例：賃貸オフィスの初期費用＞
・敷金／礼金／仲介手数料／保証金
・内装工事費用
・設備通信工事費
・備品／家具購入費　など

月額費用の中で最も大きな割合を占めるのはオフィス賃料です。固定費として決められた金額になり、家賃交渉をするか移転しない限り基本的には変更ができません。適切な賃料の判断は難しいですが、候補地の賃料相場や同業種・業態で従業員規模も同じくらいの企業を一つの基準とするなど情報収集を行いましょう。
 

これまで挙げたポイントを踏まえたうえで、予算内に収まるオフィスを検討しましょう。予算オーバーした場合は、各ポイントに優先順位をつけておくことで選びやすくなります。

よく検討される３つのオフィス形態

これらのポイントを踏まえて、各オフィス形態別にメリット・デメリットを整理してみました。

①自宅オフィス

自宅オフィスの大きなメリットはオフィス費用がほぼかからないという点です。事業をスタートしたばかりでオフィスに資金をあまりかけられない企業にとっては選択しやすいオフィス形態と言えます。

メリット

・オフィス設置に伴う、物件探しや契約対応の必要がない
・初期費用や月額費用を最も抑えることができる
・短期間でオフィスを構えることができる
・通勤不要で自分のペースで仕事が可能

デメリット

・賃貸マンションなど法人登記や事務所利用ができない場合がある
・顧客を呼びにくい
・事業内容によっては自宅住所が公開される
・仕事とプライベートの区別がつかず、集中しにくい
・通信環境や仕事で使用する備品を揃える必要がある

②賃貸オフィス

自社にあった場所やレイアウトを選びやすいという点では、賃貸オフィスの検討が一般的です。しかし、世の中の状況や事業の先行きの予測が困難な状況下では、柔軟な変更がしにくいという問題があります。 

メリット

・入居審査を経るため、社会的信用性を高められる
・立地や広さを豊富な条件から選ぶことが可能
・業務効率や従業員満足度を考慮したレイアウトを構築できる
・顧客や取引先からの好感を得やすい
・法人登記が可能

デメリット

・初期費用や月額費用が高額
・入居／退居に時間がかかる
・オフィス環境の整備に手間がかかる
・通信環境や仕事で使用する備品を揃える必要がある

③シェアオフィス

オフィスの設置・移転に柔軟かつ迅速な決断が求められる企業にマッチしたオフィス形態です。複数の企業や個人で共同利用するため、賃料や光熱費などの費用を削減できます。ほかにも同居する他社とのコミュニケーションツールとしての機能や、洗練されたデザインのオフィスで働くことによる従業員満足度向上なども期待できるのがシェアオフィスの特長です。（シェアオフィスの中には、レンタルオフィス／コワーキングスペース／バーチャルオフィスなども分類されます）

メリット

・初期費用や月額費用が抑えられる
・スピーディな入居が可能で、従業員の増減にも柔軟に対応できる
・通信環境やOA機器などが備わっているため、すぐに利用開始できる
・賃貸では高額になりがちなハイグレードビルや駅直上などの好立地にオフィスを構えられる
・入居している企業との交流から、新たなビジネスが生まれる

デメリット

・プランによっては追加費用がかさむ
・セキュリティやプライバシーへの対策が必要
・周りの音で集中ができない