総務が悩む会議室不足と管理の手間を同時に解決

2022年12月6日掲載

業務内容に応じて在宅と出社を使い分ける働き方が増えています。しかし、出社しても会議はオンラインで行うことが多いため、会議室が足りないという声を多く聞くようになりました。本記事ではそうしたオフィスが直面している会議室の課題と、その解決策について解説します。

オフィスにいても会議はオンライン

ここ数年で在宅勤務などの多様な働き方が広まり、以前のように全員が出社して業務に取り組むことが当たり前ではなくなりました。そのため、オフィスで業務を行っていても会議は個別にオンラインで参加するというケースが増えています。

こうしたオンライン会議の増加が、オフィスの設備管理に関わる総務部門などの担当者に新たな課題を与えています。

オンライン会議の増加で会議室が不足

オンライン会議が増えるに従い、オフィスでは会議室の数を増やして欲しいという声が大きくなっていますが、その実現にはいくつかの課題をクリアしなければなりません。

まず、新しく会議室を設けるには、オフィスのレイアウトを変えるような大掛かりな工事が求められます。それを避けるために小規模な会議室を用意する場合でも、会話内容が外に漏れないように防音性を備えていることが重要です。

また、会議室を増やすことにより発生しがちな予約の重複や、予約が入っているのに使われていない＝空予約など、管理面の懸念も解決する必要があります。

これらの点から、オンライン会議のための環境を整えるには「プライバシーを守れる会議室の数を、なるべく大がかりにせず、管理の手間もかからない形で増やすこと」がポイントです。

会議室の充実と、総務部門の負担軽減を両立するために

大掛かりな工事をせずに会議室を増やし、管理負担も軽減したい。この一見悩ましいテーマには、従来とは異なるアプローチが有効です。

１人用の会議室「フォンブース」という選択肢

まず、会議室不足の解決策となるのがフォンブースです。フォンブースとはオフィスに設置することができる１人用のスペースで、大規模な工事を行うことなく設置できます。その大きさは電話ボックス程とコンパクトなため、オフィスの面積を圧迫しません。

フォンブースには半個室型や個室型などのタイプがあり、いずれも防音性に優れているため、利用者は周囲を気にすることなくオンライン会議に集中できます。

会議室管理を効率化する予約管理システム

会議室の管理における課題は、予約管理システムの導入で解決することができます。会議室の予約や稼働状況をネットワーク上で管理できるシステムがあれば、予約の重複や空予約といった会議室の利用効率を下げる要因に対処することもでき、総務部門の管理負担を軽減できます。

オンライン会議に適したオフィスを作ろう

本リーズナブルなコストで１人用の会議室を増やすことができるフォンブースと、PCやスマートフォンなどから利用できる予約管理システムとを組み合わせることで、総務担当者の負荷を抑えつつ、オンライン会議の増加に対応できる環境を整えることができます

ソフトバンクではフォンブース（半個室・個室の２タイプ）と予約管理システムをセットにした「WorkOffice＋Booth Package」を機材搬入やサーバ環境構築なども含めて一括してご提供しています。それぞれを個別に準備いただくよりも安価にご購入可能なパッケージプランですので、下記のリンクから資料をご覧ください。