オフィス移転を進める際のプロセスとポイント

オフィス移転のプロセスとポイント

オフィス移転が決まったら、移転準備をはじめましょう。一般的なオフィス移転のプロセスとそれぞれのチェックポイントを以下にご紹介します。

１.新オフィスの物件を探す

新オフィスに求める要件を整理したうえで、実際に物件情報を収集します。

２.オフィスレイアウトを考える

以下のポイントを押さえて、オフィスレイアウトを検討します。
　・執務スペースの部署、チームごとへの割り当て
　・執務スペース以外の空間の配置
　　（エントランス、会議室、応接室、倉庫など）

また、オフィス移転を機に現在の働き方を見直し、執務スペースの固定席を撤廃しフリーアドレス化を検討してみたり、執務スペース以外ではラウンジ、小さなミーティングスペースなどのコミュニケーションに役立つようなレイアウトを検討してみてもよいでしょう。

上記のポイントを考えた上で、全体を見て、レイアウトに無理がないか再度確認しましょう。

３.オフィス家具やOA機器を選定・発注する

以下の観点から、必要なものを洗い出し・選定・発注します。
　・新たに購入する家具やOA機器
　・リースする家具やOA機器
移転先で使わないオフィス家具やOA機器の廃棄処分も忘れないようにしましょう。

４.オフィス移転計画を作成する

オフィス移転予定日から逆算して、オフィス移転計画を作成します。
　・現オフィス退去までのスケジュール策定
　　（原状回復工事、鍵の変換など）
　・新オフィス入居までのスケジュール策定
　　（電気工事、通信関連の工事、内装工事など）
　・引越し会社の選定、および事前打ち合わせ
　・取引先、協力会社などへの移転通知
　・従業員への移転計画説明と準備の協力依頼

５.移転作業の準備から当日の作業

従業員にもオフィス移転作業に協力してもらう必要があります。荷物の梱包やデータのバックアップ、共有スペースの移転準備などについて、具体的な指示系統を明確にしておき、スムーズに進めましょう。また移転担当者が旧オフィスと新オフィスの双方に立ち会えるよう、スケジュールを調整しておくことも忘れないようにしましょう。

６.移転に伴う各種変更・届出

関係する役所への届け出や移転に伴う印刷物の発注（社用封筒、名刺など）も必要です。適切なタイミングで実施しましょう。

企業の中長期的な成長を見越したオフィス移転を

近年のオフィス事情を考慮すると、オフィス移転を単なる「場所の移動」で終わらせてしまうことは非常にもったいないと言えます。オフィス移転の機会は「企業の中長期的な基盤を作るチャンス」と捉えて慎重に計画を練るのがおススメです。

企業戦略のひとつとして、移転コストや時間を削減し、かつ従業員満足度が向上するようなオフィス環境を手に入れる検討をしてみませんか。

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