タブレットの導入でデジタル環境を整備 紙や電話が中心だった業務の効率化に成功

マンションのインフラや現場の業務環境が、デジタル化の課題だった

マンション管理を中心とする事業を展開している日本ハウズイング株式会社。デジタルを活用して業務を効率化することで、お客さまの期待に応えたいという思いを持っていましたが、その実現には課題を抱えていたと専務執行役員でありCFO・CIOを務める奥田氏は語ります。

「近年、マンションの管理業務においてもさまざまな技術革新が急速に進んでいます。居住者さまのニーズも多様化しており、それらに効率的に応えていくためにも、デジタルを積極的に活用していくことが欠かせない状況になりました。そこで当社でも中期事業計画に『業務オペレーションのデジタル化・効率化』を重要項目として掲げ取り組んでいますが、全てが上手くいっている訳ではありませんでした」（奥田氏）

その原因は、同社が管理を手掛けるマンションの環境と、管理業務の現場にありました。

「当社が手掛けているマンションは、管理事務室にネットワーク環境がない物件も多く、簡単にはデジタル化を進められない状況だったのです。また、マンションにはそれぞれに管理員がおり、清掃、各種ごみの管理、受付業務、設備点検などさまざまな業務に携わっていますが、従来は紙や電話などを用いた手続きが多く、一足飛びに最新のものを導入しても活用しきれないのではないか、という懸念を抱いていました」（奥田氏）

マンション管理のデジタル化を実現するため、誰にでも扱いやすいタブレットを導入

「そうした課題を抱える中、紙やネットワーク環境に頼らなくても業務を遂行できるデバイスをマンションの管理業務に導入し、デジタル活用のきっかけにしようという案が社内で上がりました。当初はスマートフォンの導入を検討したのですが、管理員は高齢の方も多く、スマートフォンの小さな画面では操作がしにくいと考えたため採用を見送りました。また、PCを使ってはという意見も社内にありましたが、管理員にとって操作が比較的複雑なことやITリテラシーの面で課題があったため、PCだけではデジタル化の推進が困難でした」（奥田氏）