Google Calender 全員が辞退したスケジュールの会議室 自動キャンセルの動作検証

下記のスクリーンショットでは、グローバル設定はオンで、34個の検証用会議室のうち5つの会議室はキャンセル機能が適用されないように設定されていることが分かります。

本記事では利用者がよくありそうな状況を想定して、下記の機能を順に確認・テストしました。

１．適用していない会議室を対象に

２．適用する会議室を対象に

　　2-1  外部ドメインの参加者が存在する会議を辞退する場合

　　2-2  開始まで30分以内の会議を辞退する場合

　　2-3  開始まで10分以内の会議を辞退する場合

　　2-4  会議の所要時間が 4 時間を超える場合

適用していない会議室を対象に

まずは、設定上この機能を適用しない会議室を対象にして、自動キャンセルが正常に機能するかどうかを確認しました。

本記事では、上記の5つの会議室は会議室の予約キャンセルの対象外となっています。その中でも「会議室F21-B（中）」を使用して検証を行いました。

適用する会議室を対象に

・外部ドメインの参加者が存在する会議を辞退する場合

まず、組織外のアカウントを会議に招待する場合、自動キャンセル機能を適用した会議室を選択しました。結果として、主催者以外の全員が不参加になっても会議室は自動キャンセルされませんでした。

Googleはこのような設定の内部ロジックを公開していません。

推測になりますが、一つの可能な原因は、組織内であればともかく、外部アカウント（お客様、見学者、パートナー）が参加する場合、会社のビジネスイメージを維持する必要があるためです。その結果、一部のリソースが無駄になる可能性がありますが、急に外部アカウントが参加する場合に利用できる会議室がないという気まずい状況を避けることができます。

・開始まで30分以内の会議を辞退する場合

次に、直前30分以内に会議を設定した場合の自動キャンセルの動作を確認しました。

30分前を過ぎると、主催者以外の参加者が全員辞退しても予約した会議室は自動的にキャンセルされませんでした。

また、同じ条件で40分後に開始する会議を設定して、参加者が全員辞退すると予約した会議室は自動的にキャンセルされました。

こちらの内部ロジックもGoogleが開示しませんが、一つの推測としては30分以内で設定した会議は緊急会議の可能性があります。 いくら主催者以外の全員がキャンセルになっても、カレンダーではなく直前に声をかけた他の参加者もいるじゃないかと想定し、せめて静かで他の人に邪魔されない作業スペースを確保する視点からみれば、会議室を保留したほうが全体的に良いではないかと考えています。

・開始まで10分以内の会議を辞退した場合

会議開始30分前に作成した会議では、参加者が開始前10分を過ぎて全員辞退すると予約した会議室が自動的にキャンセルになるかどうかを確認してみました。

結果は下記の通り、開始まで10分を過ぎて全員キャンセルした場合、予約した会議室が自動的にキャンセルされませんでした。 

・会議の所要時間が 4 時間を超える場合

最後は、長時間（4時間以上）の会議のために予約した会議室について、事前に主催者以外の参加者が辞退しても自動的にキャンセルされませんでした。注意してください。

まとめ

本記事では、「Google Calender 全員が辞退したスケジュールの会議室 自動キャンセル」という新機能の発動及び不発動条件を検証を実施しました。

以下に本記事の内容をまとめます。お客様がこの機能を有効に活用することで、以下の改善されたユーザーエクスペリエンス（UX）を得ることが期待されます。

1. 会議室の可用性をリアルタイムで確認することができ、会議室の混雑や予期せぬ利用不可の問題を回避できます。

2. 必要な会議室の数や配置を最適化し、リソースの無駄遣いを防ぐことができ、リソースの最適化利用が可能になります。

3. 会議の開始時間や場所に関する混乱や遅延を防ぐことができ、スムーズな会議体験を提供できます。

4. 会議室の予約や可用性の確認にかかる手間や時間を削減でき、組織全体の効率化につながります。

会社内で会議室などのリソースが緊迫している方や、リソースの最適化を目指す企業の方々にとって、本記事で紹介した「Google Calendar 会議室の自動キャンセル」の利用条件を理解していただければ、実際にその機能を運用する際に「なぜキャンセルにならないのか？」などの疑問の声を減少させることができると考えています。

自社内の会議室を効果的に活用するために、ぜひ本記事で紹介した内容を実践してみてください。それでは、是非一度実施してみましょう！