スプレッドシート×AppSheet×Looker Studioの活用

アプリの作成

AppSheet でアプリを作成します。

[拡張機能] > [AppSheet] > [アプリを作成] から作成が可能です。

スプレッドシートに記載されているデータを利用して自動でアプリを作成してくれます。

スプレッドシートでプルダウンだった優先度やステータスのカラムは AppSheet では Enum 型が適用され、アプリ上でもプルダウンと同じような形で値の選択ができます。

タスクの詳細や追加の画面、データが可視化された画面も自動で作成され、すぐに利用することができます。

プロジェクトの管理者はこのアプリをメンバーに共有し、アプリからタスクを入力してもらいます。

■ AppSheet アプリを利用するメリット

メンバーがタスクの進捗状況をアプリに入力するとすぐにアプリとスプレッドシートに反映されるため、管理者はほぼリアルタイムで状況を把握できます。

また、メンバーもスプレッドシートにアクセスすることなくアプリから入力するだけでよいので業務効率化にも繋がります。

報告用レポートの作成

Looker Studio でレポートの作成を行います。

[拡張機能] > [Looker Studio] > [レポートを作成する] から作成が可能です。

簡単なものであればレポートの作成も自動で行ってくれます。

今回はグラフやフィルタを追加して報告用レポートを作成してみました。

レポートの作成方法については「Looker Studioで売上データを分析〜ユースケースに沿った見せ方を作成してみた〜」をご覧ください。

プロジェクトの管理者はこのレポートを上司などに共有し、プロジェクトの状況を確認・報告します。

■ Looker Studio を利用するメリット

リーダーは管理者や上司にこのレポートを共有するだけで現状のプロジェクトの報告ができるようになります。メンバーがアプリから入力した情報はほぼリアルタイムでレポートにも反映され、常に最新の情報がレポートに表示されます。

そのため、報告時に都度値の上書きや確認を行う必要がなくなりリーダーの工数削減に繋げることが可能です。

※ 注意点

テンプレートの成果物カラムにしたがって Drive にあるファイルをスマートチップで管理した場合、AppSheet と Looker Studio ではテキストとして判定され、URLとして利用できずファイルへのアクセスができなくなるためこのような場合にはスマートチップの利用は避けたほうが良いかもしれません。

想定ケースの確認

コラボレーションの仕組みが完成したので実際の動きを見ていきたいと思います。

AppSheet からタスクを入力 → スプレッドシートに反映 → Looker Studio レポートに反映という流れです。

プロジェクトメンバーは配布されたアプリから自分の担当タスクを入力します。今回は新しいタスクを一つ追加します。

入力したタスクはすぐにスプレッドシートに反映されます。

スプレッドシートに反映されたデータは Looker Studio のレポートにも反映されます。

AppSheet アプリから情報を入力するだけで、スプレッドシートと Looker Studio レポートにもデータが反映されました！

おわりに

いかがでしたでしょうか。AppSheet と Looker Studio は無料で利用可能な Google サービスとなっているので Google Workspace との相性も良く、積極的に活用すれば業務効率化に繋げることができるようになるかと思います。

Google Workspace をご利用の方はぜひ試して頂ければと思います。その際に本記事が参考になれば幸いです。

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