2024.02
オフィス移転を機にビジネスフォンを撤廃し、「Dialpad」でコールセンター業務を効率化

コスト構造を再構築するためのオフィス移転計画

　インターネットマーケティングを通じて、潜在化した保険に関するニーズを掘り起こし、消費者と生命保険営業を生業とするファイナンシャルプランナー（以下、FP）のマッチングを行う保険マンモス株式会社（以下、保険マンモス）。「一人でも多くのお金の不安と失敗をなくす」をミッションとして掲げ、保険相談事業を中心にイベントや教育など複数の事業を展開するなど、新しい分野へのチャレンジも果敢に実践しています。そんな同社では、事業拡大やコロナ禍を通じて、ある課題が浮き彫りになっていったと西田氏は語ります。

「事業拡大に伴って出張の機会が増えたり、コロナ禍での在宅勤務などリモートワークを推進することになり、社員の働き方が大きく変化しました。そのような環境にあわせてさまざまなシステムやインフラ周りは整えていく一方で、オフィスの稼働率が52％という数値になっていたんです。『これはちょっともったいないな』ということで、いろいろ検討した結果、オフィス移転をすることにしました」（西田氏）

　移転前は、60～70人が入れるワンフロアの執務スペースや来客用会議室、サーバルームなどがあるオフィスを使用しており、コロナ禍を経て空席が目立つようになっていたと言います。そこで、販管費の抑制を実施し、コスト構造をより合理的なものにするべく新しいオフィスへの移転計画がスタートしました。

「移転後は在宅勤務とフリーアドレス制を前提としました。これまでに実践してきた在宅勤務で得た知見・ノウハウから、一定の生産性を担保できることは分かっていたので、座席数も社員数の３分の２程度に絞ることにしました。広いオフィスから座席数を減らしてコンパクトにするというのは、社員から逆にネガティブなイメージに捉えられてしまう恐れもあります。『収益構造をより合理的なものにする』という経営的な判断がありつつも、ポジティブに捉えてもらうために、単にオフィスを移るということではなく、社員の業務効率化やモチベーションアップにつながるような働き方を取り入れていくことにも注力しました」（西田氏）

オフィス移転当時の様子について語る西田氏

「電話環境」に紐づく課題を洗い出し

　物件が決まってから移転日までは約１ヵ月という非常にタイトなスケジュールとなり、さまざまな設備の移設が必要となりました。中でも、電話交換機（以下、PBX）は老朽化しており、移設するのが困難な状況でした。

「PBXはもう10年以上使っていて、保守期間が切れ、故障すると修理ができないという状況でした。PBXの移設時に物理的に壊れるリスクもあったので、このまま使い続けるには懸念がありました。新しいPBXを購入することも検討しましたが、導入コストは数百万円かかるものですし、その後のランニングコストなども考えていくと高額な設備投資になります。新しいオフィスでは限られたスペースを有効活用しなければならないので、これは見直す必要があるなと判断しました」（西田氏）

　加えて、PBXやビジネスフォンありきの環境は、働き方やBCPの観点でも課題があったと西田氏は語ります。

「まず働き方については、そもそもフリーアドレス制をやっていこうという中で、ビジネスフォンの設置が前提となるPBXは適しません。配線でレイアウトも縛られますし、『この電話があるから、この組織の人は座れない』といった組織改革を阻む要因にもなるので、余計にPBXやビジネスフォンの必要性を感じませんでした。

　さらにBCPという点で、もし誰も出社できない状態になってしまうと電話の対応ができなくなるので、そこを改善する必要がありました。コロナ禍においても、電話を取るためにシフトを組んで出社していたので、事業継続のためには、在宅勤務が100％になっても問題なくコミュニケーションが取れる環境が必要でした」（西田氏）

　また従来のPBXでの運用は、現場業務においても業務に負荷をかけていました。