Google Workspace のAI（Gemini とNotebookLM ）は安全？気になるデータとプライバシーの疑問に答えます！

一番大事なポイント！Google からの「3つの約束」

難しい話の前に、Google が皆さん（ビジネスや教育機関のお客様）のデータに関して掲げている、とても大切な「3つの約束」を紹介します。これは、AI が登場するずっと前から変わらない、Google の基本的な考え方です。Gemini だけでなく、NotebookLM にも、もちろんこの約束は適用されます。

1. 皆さんのデータが、組織の外に漏れることはありません
   • これは 防音設備の整った会議室で話すようなものです。会議室での会話が外に聞こえないのと同じように、皆さんがGemini やNotebookLM とやり取りした内容が、皆さんの許可なく会社の外（ドメイン外といいます）に共有されることはありません。
2. 今までのGoogle Workspace のセキュリティがそのまま適用されます
   • 皆さんが今使っているGoogle Workspace には、データを守るための強固なセキュリティ（例えば、アクセスできる人を制限したりする機能）が備わっていますよね。Gemini やNotebookLM を使うときも、そのセキュリティが自動的に適用されます。AI だからといって、特別な抜け道が生まれるわけではないので安心してください
3. 皆さんのデータが、他の会社のために使われることはありません
   • 自社の会議で使った資料が、いつの間にか他社の研修資料に使われていたら驚きますよね。それと同じで、皆さんがGemini やNotebookLM で扱ったデータが、他の会社やユーザーのために、AI の学習用データとして使われることはありません。

【ここが知りたい！】入力したデータはどう扱われるの？

約束は分かったけれど、具体的にデータがどうなるのかは気になりますよね？もう少し詳しく見ていきましょう！

Q1. 入力した内容は、AI の学習に使われる？

A1. いいえ、使われません！

これが最も多くの方が心配される点だと思います。Google は、お客様の許可なく、皆さんがGemini に入力した内容や、Gmail・ドキュメント、そしてNotebookLM にアップロードしたファイルの中身を、AI モデルのトレーニング（AI を賢くするための学習）に使用しないことを明確に約束しています。

• Google Workspace サービスの使用時にお客様が保存したデータは、Cloud のデータ処理に関する追加条項（CDPA）で定義されている顧客データとみなされ、CDPA に規定されているデータ処理規約が適用されます。Google は、CDPA に記載されているように、お客様の指示に従ってのみ、顧客データにアクセスし、処理します。

Q2. AI は、社内のどんなデータも見ることができるの？

A2. いいえ、操作している人が見る権限を持つデータしか見られません。

Gemini やNotebookLM は、あくまで「あなたのアシスタント」です。そのため、あなたがアクセスする権限を持っているファイルやメールしか見ることができません。例えば、経理部のAさんしか見られない給与ファイルについて、営業部のBさんがGemini に質問しても、Gemini はそのファイルの内容を見ることはできないので、答えることはできません。

Q3. AI とのやり取りの履歴やアップロードしたファイルは残るの？

A3. 使い方によって異なります。そして、それは管理者が設定できます！

ここが少しだけ複雑ですが、大切なポイントです。ツールごとに見ていきましょう。

• Gemini in Google Workspace（Gmailやドキュメント内の機能）とNotebookLM の会話は、「その場限りのアシスタント」です。やり取りの履歴は保持されません。

• Gemini アプリ（gemini.google.comなど）は、「会話の履歴を残せる相談役」。この履歴を保存するかどうか、期間などを管理者さんが設定できます。

NotebookLM にアップロードしたファイルは、ユーザー自身が削除するまで、そのユーザー専用のデータとして保存されます。もちろん、このファイルがAI の学習に使われることはありません。

プロンプトを投げた後の動きがわからないから心配！

もう少し詳しく見ていきましょう。内部処理がよくわからないからこその不安ってあると思います。ここが理解できればもう少しスッキリするのではないでしょうか？

実はどのような処理が行われているか公開されています。

引用元：The life of a prompt: Demystifying Gemini

プロンプトは4つの段階で処理されます

例）Google ドキュメントのサイドパネルで、Gemini に「第 3 四半期の売上実績の概要を作成してください」というプロンプトを入力したとします。

1. Gemini は、Google Workspace でアクセスできる関連コンテンツのみを取得します。これにより、プロンプトの意味を理解し、実際の事実に基づいた役立つ回答を提供できるようになります。この場合、Gemini は特定のメール、過去の営業プレゼンテーション、関連ドキュメントなどを参照する場合があります。

2. この情報とコンテキストはGemini モデルに渡されます。ただし、Gemini はこれを保存したり、モデルのトレーニングに使用したりすることはありません。Gemini セッションが終了すると、データは消去されます。

3. Gemini は、お客様の信頼境界内でお客様に合わせたレスポンスを返します。信頼境界とは、組織内外を問わずお客様がアクセスおよび共有できる情報を制御する仮想的な境界です。Gemini とのやり取りはすべてこの信頼境界内で行われます。

4. 組織のセキュリティ、プライバシー、アクセス制御はすべて自動的に適用されます。これは、Gemini のレスポンスを Google ドキュメントに挿入するとすぐに適用されます。そのため、組織はデータの保存場所と処理場所を管理し、承認された関係者のみがデータにアクセスできるようにすることができます。

管理者としてできること、利用者にお願いしたいこと

Google がデータを守ってくれる仕組みはバッチリですね。では、管理者・そして利用者として、さらに安心して使うためにできることはあるのでしょうか？

• 管理者として設定を確認しよう
  まずは、Google 管理コンソールにログインして、「Gemini アプリ」の会話履歴の設定がどうなっているかを確認してみましょう。会社のポリシーに合わせて、履歴をオフにしたり、保持期間を短くしたりすることができます。また、NotebookLM を部署ごとに有効にするか、無効にするかといった設定も可能です。

• 【利用者側で注意したい点】NotebookLM のコンプライアンスについて
  • 一点、管理者として知っておきたい大切な情報があります。それは、NotebookLM は現時点（2025年9月時点のヘルプ情報に基づく）で、ISO 、SOC 、HIPAA 、FedRAMP といった一部のコンプライアンス認証をまだサポートしていないという点です。これは、特定の厳しい業界基準や規制への対応が、今後のアップデートで予定されている段階だということです。もし、皆さんの会社でこれらの認証が必須となるような機密性の高い情報を扱う場合は、NotebookLM の利用について、まずは情報システム部門や法務部門と相談することをおすすめします。
• 利用者へのちょっとしたお願い
  • Google はデータを強固に保護してくれますが、私たち利用者側でも「その情報は適切な回答を得るためにAI に入力する（教える）必要があるか？」と一度立ち止まって考える習慣はとても大切です。
  • 例えば、以下のような情報をAI への質問（プロンプトと言います）に含めるのは避けるように、社員の皆さんへアナウンスすることで、より安心して利用できます。
    • お客様の氏名、住所、電話番号などの個人情報そのもの
    • まだ社外秘のプロジェクト名や製品名
    • 社内の人事情報や評価に関する具体的な記述

便利なツールだからこそ、みんなで賢く安全に使っていきたいですよね！

まとめ 

今日のポイントを3つにまとめます。

• Google のAI は、会社のデータを勝手に学習に使いません。 これはGemini でもNotebookLM でも同じで、契約で固く約束されています。

• AI が見られるのは、操作している人が見る権限を持つデータだけ。 他の人のデータが勝手に見られることはありません。

• 管理者として会話履歴の設定を確認できます。 また、NotebookLM のように新しいツールについては、自社のセキュリティ要件と照らし合わせることも大切です。

生成AI は、私たちの働き方を大きく変えてくれる可能性を秘めた素晴らしいツールです。プライバシーの仕組みを正しく理解して、ぜひ皆さんの会社の業務効率アップに役立ててくださいね。まずは、管理コンソールからGemini アプリやNotebookLM の設定を確認することから始めてみましょう！

さらに詳しく知りたい方へ

• Google Workspace の生成 AI に関するプライバシー ハブ - Google Workspace 管理者 ヘルプ
• Cloud Data Processing Addendum | Google Cloud