2024.05
クラウド活用で脱紙文化。
ワークスタイル変革を通して市民生活の向上を目指す

働き方や執務環境の改善に向けて宮崎市に訪れた転機とは

日本全体で抱えている少子高齢化の問題。宮崎市においても例外ではなく、市役所職員の数を維持することが見通せない中で、自治体業務を効率化させることが急務となっていました。宮崎市の従来の働き方について、宮崎市 総合政策部 デジタル支援課 課長補佐 兼 デジタル第一係長の松浦氏は次のように振り返ります。

「資料や文章を清書するためだけにPCを使用するケースがあるなど、古くからの紙ベースでのやり方から抜け出せないでいました。結果、紙で行っていた仕事をただPC上に移したに過ぎず、課レベルでも決裁は下から順に回すという従来のやり方がずっと根付いてしまっていました。これまでの“リレー型”の働き方では、意思決定までに時間がかかり、迅速に行政サービスを提供したり住民ニーズへ対応することが難しかったです」（松浦氏）

また宮崎市における課題はそれだけではありません。宮崎市が抱えている地理的な要因について松浦氏は次のように語ります。

「宮崎市では、南海トラフ地震の発生が懸念され、また年々台風も大型化してきており、いつ大規模災害に巻き込まれてもおかしくない状況にあります。災害が起こった場合でも市役所の機能を維持し続ける必要があります。実際、新型コロナウイルス感染症の流行時には、感染症対策により職員は庁舎に出勤せず、テレワークをする必要が出てきました。そのような状況を経て、どこからでも仕事で使うデータにアクセスできる環境を整える必要があると感じました」（松浦氏）

こうした状況の中、2022年に民間出身の市長が就任したことで、宮崎市は転機を迎えます。市長が中心となり「宮崎市デジタルチャレンジ宣言」を展開。さらに、CIO補佐官としてソフトバンク社員が就任し、同年７月には宮崎市デジタルチャレンジ宣言を発表。「市民一人一人が豊かに暮らせるまちづくりをデジタルで牽引します」と宣言し、その一環として、デジタルの活用により市役所業務の効率化を目指すこととなりました。

宮崎市が実践したGoogle Workspace の導入戦略

デジタル活用による業務効率化に向かって走り始めた宮崎市。その目標を実現するために導入されたのが、Google Workspace でした。導入を決めた背景について松浦氏は次のように語ります。

「Google Workspace はメールやカレンダーなど、すでにプライベートで利用している職員が多く、業務で使用するとなった際でも比較的障壁がなく使いこなせるようになると思いました。他社のツールも検討しましたが、インターネット上でシームレスに操作できる快適性や使い勝手のよさが決め手となりました」（松浦氏）

一方で、職員の抵抗感を減らすためにも、導入に際してはある工夫を行ったと宮崎市 総合政策部 デジタル支援課 課長 三輪 将太 氏は語ります。

「職員にGoogle Workspace を浸透させるために、市の情報政策部門を中心に、部署を限定してミニマムに導入することから始めました。これにより『Google Workspace は仕事でも使えるツールなんだ』と理解してもらうことから始めました。そうした状況が続くと次第にその評判が広がっていき、若い職員などから『私たちも使いたい』、『いつ使えるようになるんですか』という声が耳に入ってくるようになりました」（三輪氏）