2024.10
グループウェアの刷新で顧客経験価値の最大化
に寄与する部門間コミュニケーションを目指す

リーガルコーポレーションのメイン事業について

　最初に、同社の事業内容と、お二人の業務内容について伺いました。

「1902年創立の当社は今年で122年目を迎えます。国内外で靴の製造、販売、修理を行っており、「REGAL」をはじめとした自社ブランドの製造や、各種インポートブランドの輸入から販売までを行っております。強みは、紳士靴の企画・製造、卸、販売まで、全て自社でまかなえるSPA型企業であることです。主力店舗であるREGAL SHOESは、直営店とフランチャイズ店で120店舗ほど、GMSや百貨店を含めると300ほどの売場があります。私はその中で、PCやスマートフォンなどのデバイス、ネットワーク、ソフトウェアなどインフラ環境の導入・構築・運用管理を担当しています」（新田氏）

「私はDX推進部署に所属しており、ITを活用した課題解決のための企画立案、ソリューションの導入などを行っております。直近3年間で、生産管理系の基幹システムの刷新や、今回のGoogle Workspaceの導入、また全社データ基盤の刷新などに携わってまいりました」（堀口氏）

サービス導入前の課題

　「当社はここ数年で働き方が多様化しました。特にコロナ禍では在宅勤務が可能な体制を構築する中、社内環境としては全社的にデスクトップPCからノートPCへの切替を実施し、場所にとらわれない働き方を目指しました。その際、SPA型企業として環境の基盤は整っているものの、情報共有の質・量に問題があると感じ、特に部門を超えたコミュニケーションのあり方やスピード低下が課題になっていました。例えば店舗POSから情報が吸い上げられる環境があるのに、店舗と本社側での連携や共有がうまくいかずマーケティング活動や商品企画に生かせていませんでした」（新田氏）

「部門を横断したプロジェクトが増えていく中、縦割りだと情報が追い付かない部分がありました。また、在宅勤務だと業務に制限が生じることが課題としてあり、離れた場所でも社員同士がスムーズにコミュニケーションを取れる方法、例えばメールだけでなくチャットなど気軽にコミュニケーションを取れるサービスを探していました」（堀口氏）

　以前は地方では販売会社の営業をしていたという堀口氏。もっとブランドの価値を伝えたいという想いもあったようです。

「材料費や人件費の高騰により、価格改定をせざるを得ない状況の中、機能面での商品価値だけでなく、ブランドの価値観や企画開発者の思い、そして工場で靴が出来上がったときの感動、そういった情報を卸先のお客さま、エンドユーザーのお客さまにいかに伝えるか、といった部分に課題と可能性が存在していると感じていました。関連部署が多ければ多いほど、伝言ゲームのように、情報の量や質が落ちたりします。商品が出来上がるまでの情緒的価値をエンドユーザーに届けたいという思いから会社に提案をしたのがGoogle Workspace でした」（堀口氏）

サービスを知ったきっかけ

　以前は別のグループウェアを使っていたという同社。今回、クラウド型グループウェアであるGoogle Workspace をどのように知ったのでしょうか？

「以前は別のグループウェアを使っており、社内向けメールは旧グループウェアのメール機能、社外向けメールはWebメールという形で使い分けをしていました。しかし、ハード面やOSの更新が近づいていたこと、在宅勤務や部署横断のプロジェクトが増えていたこともあり、新しいサービスの検討を始めました。その際、部門最適化された旧来型のグループウェアから脱却を図りたい思いがあり、新しいツールを探すことにしました」（新田氏）

「旧グループウェアよりさらに使いやすいチャットツールをベースとした提案をしてもらえる企業を探してRFPを提出しました。その中で、ソフトバンクの営業の方から、Google Workspace のご提案をいただいたのがきっかけです」（堀口氏）

Google Workspace を導入した決め手

　導入の決め手となる部分はどこだったのでしょうか？

「導入するサービスのポイントとしては、コミュニケーションの活性化を図るために、『チャット機能を充実させたい』という部分がありました。Google Workspace のチャット機能はコミュニケーションの活性化と業務効率化につながると思いました。また、コミュニケーションツールとしてのみならず、高度な検索機能や大容量の保存容量を有したGoogleDrive、そしてセキュリティの高さから、大いにこれからの新しい働き方に対応できるグループウェアだと思い、導入に至りました」（堀口氏）

「当初、Google Workspace にはハードルが高いイメージや、Microsoft 製品との互換性に不安があったのですが、新たな働き方につながるものだと感じましたし、セキュリティ面や、今後データ容量が増えたときのキャパシティ、コンテンツの探しやすさなどが期待を上回っていました。そこで、デモを見せていただき期待通りの便利さを感じたことが決め手になりました」（新田氏）

社内や店舗への展開方法

　700ID以上と大規模なID数をご導入いただきましたが、ユーザーとなる社員やスタッフの方にはどのように展開していったのでしょうか？

「本社向けには対面で、地方に向けてはオンラインでの説明会を行いました。計10回ほどの説明会を実施し、なぜ導入したのかという『導入目的』を強調することを意識し、説明しました。ユーザー数が多い割に反対意見はほとんどなかったのが印象的でした。困った、分からないなどの声は少なく、逆に新しい情報を持ってきてくれる人もいました」（堀口氏）

Google Workspace を導入後の効果について

　主にどのような業務で使われているのか、そして使ってみた感想をお聞かせください。

「業務としては多岐に渡ります。メール（Gmail）やドライブなど、主要業務全てにおいて使っています。店舗に関してもメールやカレンダー、ドライブなどを活用しています。これまでは、どこにファイルがあるのかを探すのに時間がかかっていましたが、検索がこれまでのツールと比べて格段に早く、検索範囲も広い点が便利に感じています。以前利用していたサービスも全文検索できましたが、システムが止まるほど重くなってしまうことがあったので、即時に探し当てられることで業務が効率化しています。特にドライブ内やメールの検索がとてもしやすいです」（新田氏）

「弊社はjpegなど画像資料も多いのですが、画像内の文字の認識もしてくれて、検索できたりするので大変便利です。ゆくゆくはAIを社内に浸透させたいと思っていたタイミングでもあったので、Google Workspace の導入はその点でも役立つと思っています」（堀口氏）

　社内のコミュニケーションについてはいかがでしょうか？

「社内で言えばコミュニケーション量が増えたと感じています。メールの場合は、いちいち『〇〇様 お疲れさまです。〇〇部 堀口です。』とメール本文を書き始めて送信しますが、本来伝えるべきところはその中の一部にすぎません。チャットに切り替えることで必要な部分だけを伝えられ、気軽に話せるようになりました。業務だけでなく、体調のことや懇親会などの話も気軽にできるので、格段にコミュニケーションの活性化につながったと思います。また、通知機能があるので、連絡があったことがすぐに分かってすぐにレスポンスができる部分も便利です」（堀口氏）

「チャットに抵抗がある世代や社員も多いかと心配もありましたが、そこも問題なかったです。他部門の方とも同じスペースで気軽にチャットできるようになり、円滑なコミュニケーションに貢献できていると思います」（新田氏）

　導入後に困ったことや、ソフトバンクのサポートなどはいかがでしたか？

「営業の佐藤さまのご提案をはじめ、SEの佐藤さまにもフォローいただき、サポートにおいてレスポンスも早かったです。また、不明点はWebで検索すると解決できることが多いので、ユーザーからの問い合わせも予想より少ない印象でした」（新田氏）

今後の展望について

　Google Workspace の今後の活用と、DXを推進する立場から、今後の展望についてお話しいただきました。

「今後はGoogle Workspace をモバイル端末や海外事業でも活用していきたいと考えています。HENNGE ONEを導入・連携していて、シングルサインオンなどを拡張できる仕組みがあるので、そこを広げていきたいですね。

　また、全体としては、今後も場所や時間を選ばない働き方の環境をインフラ面で構築していきたいです。セキュリティ面での意識の向上も欠かせませんし、安定的なネットワークも構築していきたいです。デジタル機器の活用によって、社員や店舗スタッフがもっと働きやすくなる環境を整えていきたいです」（新田氏）

「持っているデータをいかに見える化して使えるようにするか、そして短いサイクルでいかに仮説検証を繰り返せるかが生産性向上のポイントだと考えています。データの持ち方やファイルのネーミングなど、些細な事一つとっても、業務効率向上の妨げにつながります。同時編集ができるスプレットシートを活用し、必要なデータがアクセスできる場所にあって活用できるという、Google Workspace ならではの特長、クラウドの強みを生かしていきたいです。

　全体を通しては、働き方を進化させていくことで、従業員のライフイベントの変化、例えば育児や介護、新型コロナウィルス感染症のような予期せぬ状況に陥っても、きちんと事業が継続でき、そして企業として雇用を続けていける体制が重要ですし、それをインフラ面で整えていきたいです」（堀口氏）

　幅広い世代に愛され続け、日本のモノづくりと「足元」を長年にわたり支え続けてきたリーガルコーポレーションの事業の進化を、インフラ面から支えるお二人の取り組みと挑戦は、これからも続きます。