Google Workspace による業務効率化とは？

2023年8月15日掲載

（この記事は約3分で読めます）

皆さん、こんにちは。
Google Workspace導入/技術支援チームです。

お客さまがGoogle Workspace(GWS)を導入する中で出てきた課題や、要望、お困り事などを解決するためのTIPS等について、私たちSEのGWS利用方法を踏まえて発信しています。

この記事はGWSで効率化をするために使える機能を紹介します
情シスやDX担当者の方向けに書いています。
企業において効率化をするためのアイデアを得ることが出来ます。

はじめに

業務の効率化を求められている企業は多いのではないでしょうか。

本日は、GWSを使用したら何がどのように効率化できるのか？を考えていきたいと思います。

そもそも効率とは？

企業で効率というと、「ひとりの社員が1日でこなせる仕事量の最適化」と言うことが出来ます。

効率化には以下の２つの考え方があると思います。

ひとりの社員が8時間（業務時間内）にできる業務量
ひとりの社員が１つの仕事を終わらせるのに必要な業務時間

限られた時間の中で業務量を増やすか、長くかかっていた作業時間を短縮するかです。どちらかを達成できると「効率が上がった」といえます。

効率を上げるには？

効率化と言われてもどうやったら効率化できるかわからない！という課題も多いかと思いますが、重要なのは「今より早く終われば」効率化成功なので、単純な話、キーボードの入力速度を早めるだけでも十分効率化になります。

キーボードの入力速度を早める＝早打ちだけではありません。
誤入力を減らすことでも十分に入力速度を早めることができます。

入力速度自体、極めれば会話についていけるぐらいの速度を出すことも可能です。
たとえ、たった数分しか削れなくても、それだけで十分な効率化に繋がります。

一人あたりたった数分の効率化でも、企業全体で見れば大きく変わってきます。
具体的な数字は後半で解説します！

あと、気をつけなければいけないのは、複数のことを同時に行うことで効率が上がるという勘違いです。

複数のことを同時に行うのは効率を上げるための手段ではありますが、同時に行うこと自体は効率化ではありません。

同時に作業を行っても、終わる時間が同じでは意味がありませんし、集中できずミスして手戻り・・・も本末転倒です。

GWSで効率化できそうなところ

では実際に、GWSを利用してその根本的な「速度を上げる」方法による効率アップできる機能を紹介します。

既に過去にブログで書いている機能も多いので、記事を紹介しながら、その機能で具体的にどう効率化できるかを説明します！

Gmail のラベル表示コントロール

ラベルの自動非表示機能を使うことで、見た目がスッキリし、新規メールにすぐ気付くことができるようになります。

返信漏れ、確認漏れを防ぐのも立派な効率化に繋がる行動です。
返信、確認を早くするというのは他の人の業務を円滑に進めることにも繋がります。

それだけではなく、見た目をスッキリさせることで無駄な思考を減らすこともできます。

Google ドライブによるファイル検索 / Chrome によるGoogle ドライブ検索追加

今まではフォルダを細かく分けて、保存して、必要になったらフォルダの中を探しに行き・・・としていたものを検索だけで見つけることができるのですから圧倒的にファイルを開くのが早くなるかと思います。
また、そもそもフォルダを整理する時間も最低限で済むので結構な時間が短縮できます。

Google ドライブ+Chrome によるファイル作成

ファイルを新規で作成するのもGoogle ドライブ+Chrome なら数秒でできます。

Chromebook であれば新規ファイルを開こうと思ってから早ければ2秒もかからず開くことが可能です。
最近上司の端末がM1チップ搭載のMacbook Airに変わってて、それも同じぐらいの速さで開くので羨ましいです。

Chromebookはソフトバンクから購入できますのでこの機会にご検討ください！

その作業を1日のうちに何回やっている？

アプリを開く(資料を作成する)、ファイルを探すといった行為は今までのやり方では効率化の限界があったと思います。

ただ、数十秒掛けていたものが数秒になるだけではエンドユーザーとしては「その程度か」となると思います。
でも管理者、経営者からしたら馬鹿になりません。

例えば、1つの作業で20秒縮まった場合、その作業を1日で30回やってたとすると、10分短縮できます。
1日10分を1ヶ月(実働20日)続けたら200分ほど削れる計算です

日本の平均年収は約430万円ぐらいかと思います。
ざっくり計算すると時給換算で約2000円です。

200分の業務で支払われる時給は約6600円になります。
つまりGWSのEnterprie Plusのライセンス費用分以上が削られていることになります！

これが残業時間だったらどうでしょう。
6600円ｘ残業している社員数で計算したら効果も実感できるのではないでしょうか。
また、ただ単に「残業削れ！」と言うより「GWSを使いこなして10分だけ削れ！」だと目標として達成しやすいかと思います。

さらに、GWSを使って資料を共同作成(編集)することで、今まで個人で働いていた業務をチームで行うようにするともっと効果は出ると思います。
GWSの共同編集機能は何十人でアクセスしても不具合もまず出ませんし、チームで働くためのツールとして最適だと思います。

コロナのようなパンデミックが起きてもチームで働いていれば、バックアップ体制も取れて業務継続も可能だと思っています。

働き方改革と色々言われていますが、ツールを追加するだけでは働き方が追加されるだけで「改革」にはなっていないのではないでしょうか。

上記記載した様なことを実現するには、残業時間を1分単位で支払うようにするとか色々と変えていかなければいけないところも出てきます。

グループウェアだけを見るのではなく、それ以外も変えてこそ働き方改革だと思います。

働き方改革のためにGWSを導入するお客様は非常に多いです。
GWSを使って思い切って「働き方改革」してみませんか？

まとめ

GWSによる効率化で働き方改革を！

最後まで読んでいただきありがとうございました。
次回もぜひ楽しみにしていただけると嬉しいです。

◆Google Workspaceに関することは、ぜひソフトバンク窓口又は担当営業までご相談ください。