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Google Workspace Studio (旧称Flows)と Gemini で完了！「空き時間いつ？」に全自動で返信するAIエージェント
Google Workspace導入/技術支援チーム
ソフトバンクのGWSエンジニアが、その専門分野で様々な記事を日々執筆しています。
2025年12月19日掲載
この記事は、アドベントカレンダーに参加しています。
「来週で空いている時間はありますか？」 ビジネスメールで最も頻繁に飛び交うこのフレーズ。これを受け取るたびに、カレンダーを開き、空きを目視で確認し、「〇日の〇時と…」と手入力で返信する。この作業に、年間でどれだけの時間を費やしているでしょうか。
この「人間がやる必要ある？」と思える単純作業、Google Workspace Studio (旧称Flows)に任せてみませんか？
今回は、メールが届いた瞬間、Google Workspace Studio が裏側で私のカレンダーを “勝手に” 検索し、最適な候補日をリストアップして、返信メールまで “勝手に” 用意してくれる、夢のような全自動フローを構築しました。
※本記事で紹介する機能は、正式リリース前のアルファ版時点での挙動に基づいて書いています。
2025年12月4日の正式リリース以降、現在はプライマリドメイン以外へのメール送信ができない仕様（将来的に対応予定）となっていることを確認しております。そのため本記事の内容は今後の参考情報としてご覧ください。
なお、メール送信はできませんが、「メールの下書き作成」機能は利用可能です。用途によっては下書き作成を代替手段として検討ください。
また、記事執筆中に本ブログ内で利用している「Ask Gem」の利用が限定公開に変更されました。
正式リリースの時期が延期になっているということなので、こちらについては別途行われるアナウンスを待って頂ければと思います。
この記事では
- Google Workspace Studio を使ってどのような連携ができるかを説明しています
- GeminiアプリのGemを呼び出し連携しています
- エンドユーザー向けの内容です
「勝手に」やってくれる仕組みの全体像
今回構築したのは、私が寝ていても会議中でも、Google Workspace Studio が秘書のように振る舞うシステムです。
【自動化の流れ】
- 会議の「調整依頼」メールが届く。
- Geminiがメール内容を分析し、日程調整の返信が必要かを判断。
- 返信が必要な場合、Gem（カスタムAI）がカレンダーから最適な空き時間を自動検索。
- Geminiが検索結果を元に、返信メールの文章を即座に作成・送信。
人がやることはありません。
実際の設定内容と動作イメージは以下の動画を御覧ください。
※名称変更前に作成した動画のため動画内は旧称のFlowsのままとなっています。
標準機能にないなら「Gem」にやらせればいい
現在の Google Workspace Studio の標準アクションには「カレンダーの空き時間を検索してテキスト化する」という機能はありません。 そこで、今回は Gemini アプリ の「Gems（カスタムAI）」 を活用しました。
Point 1: 「空き時間検索」専用の Gem を用意
まず、メールに記載されている日時が空いているか、空いてなければ候補時間を探して出すというGemを作成します。
以下は、日程調整の「秘書役」として Google カレンダーを操作させるために用意した Gem のプロンプトです。
@Google Calendar
受け取った内容に時間の指定がある場合はその時間が空いているかどうかを確認して空いていれば空いていることを返してください。
空いてなければ直近一週間の中から３つ空き時間を探してください。
今の時点から一番近い順に3つを抽出してください。
具体的な日時がない場合は、こちらから候補日を出してあげてください。
また、回答は候補日時だけを回答してください。
Point 2: Google Workspace Studio から Gem を呼び出す
ここがポイントです。Google Workspace Studio の設定で Ask a Gem アクションを使い、この Gem を呼び出します。 これにより、Google Workspace Studio は「メールが届いたら、この Gem にカレンダーを見に行かせる」という動作が可能になります。
Point 3: 各種判断はGemini に任せる
GeminiとGemの役割分担は以下の通りです。
Gemini (Google Workspace Studio連携AI): 受信メールの意図判断（返信要否）と、空き時間取得後の返信文作成・送信を担当。
Gem (カスタムAI): カレンダーを操作し、具体的な空き時間を見つけてくる「実働部隊」を担当。
プログラミング不要で「専属秘書」が完成
設定は以上です。たったこれだけの手順で、冒頭の動画でお見せしたような動きが実現します。
従来であれば、このような「空き状況を確認して分岐する」といった処理には Google Apps Script (GAS) などのプログラミング知識が必要でした。 しかし、Google Workspace Studio と Gem を組み合わせれば、普段使っている「言葉（プロンプト）」だけで、高度な自動化フローを構築できてしまうのです。
まとめ
今回の検証で、Google Workspace Studio は単なるツール連携だけでなく、「人間の判断や確認作業」の代行まで可能であることが分かりました。
・カレンダーを目視で確認する時間
・日時を手入力する手間
・ダブルブッキングの不安
これら全てを Google Workspace Studio が 「勝手に」 引き受けてくれます。 標準アクションになくても、Gem と組み合わせれば実現できるこの拡張性こそが、Google Workspace Studio の真骨頂です。
実務で使うにはまだ色々と確認や調整が必要になると思いますが、Google Workspace Studioによる自動化は今後業務を効率化するうえでとても重要になってくるはずです。ぜひ本記事を参考にしてみてください。
「この自動化を自社に導入したい！」「具体的な設定手順を知りたい」といったご要望は、ぜひソフトバンクの窓口または担当営業までお気軽にご相談ください。あなたの会社の非効率な日程調整業務を、今すぐ自動化へと変革させましょう！
さらに詳しく知りたい方はこちら
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