【自己分析】Geminiの「@Google Workspace」で仕事の振り返りが劇的に変わる！活用術

「先月、自分がどんな業務に時間を使っていたか正確に思い出せますか？」

「AIにメールの下書きを頼んでも、結局『自分らしくない』から全部書き直していませんか？」

日々の業務に追われていると、自分自身の働き方やコミュニケーションの癖を振り返る時間はなかなか取れないものです。しかし、実はあなたのGoogle Workspace (GmailやGoogleドライブ)の中には、あなたの「働き方のデータ」が宝の山として眠っています。

この記事では、生成AI「Gemini」の拡張機能 (@Gmailや@Google Driveなど)を使って、あなた自身のデータを分析し、専属のキャリアコーチのようにアドバイスをもらう方法をご紹介します。さらに、記事の後半では分析結果を使って「自分そっくりの文章を書くAI」を作る高度なテクニックも公開します。

なぜ、自分のデータをGeminiで分析するのか？

多くの人がGeminiを「ネット検索の代わり」や「文章作成」に使っていますが、Google Workspace拡張機能を使うことで、「あなただけしか知らない情報」に基づいた回答を得られるようになります。

1. 客観性の確保: 自分の記憶は曖昧ですが、ログ(メールやドキュメント)は嘘をつきません。
2. 時間の節約: 膨大な過去メールを一つずつ読み返す必要はありません。AIが一瞬で要約・抽出します。
3. 「自分らしさ」の再現: 自分の文体や思考の癖をAIに学習(理解)させることで、AIを「自分の分身」のように扱えるようになります。

準備：Google Workspace拡張機能を有効にする

まずは、GeminiがあなたのGmailやGoogleドライブにアクセスできるように設定します。

設定手順:

1. Gemini (gemini.google.com) にアクセスします。
2. 画面左下の「設定」 (歯車アイコン)をクリックし、「アプリ」を選択します。
3. 「Google Workspace」 のスイッチを「オン」にします。
   • Google Workspace アカウント(会社用など)の場合、管理者がこの機能を許可していないと利用できない場合があります。

実践！ 自分を分析するためのプロンプト活用術

ここでは、具体的に「@メンション」機能を使って、Geminiに分析を依頼するシーンを紹介します。

1. 業務内容の棚卸しと要約

「最近何をやっていたっけ?」という曖昧な記憶を明確にします。

プロンプト例:
@Gmail @Google Drive 過去1ヶ月の間に、私が送信したメールや作成したドキュメントを基に、私が主に取り組んでいたプロジェクトやタスクを箇条書きで3つ要約してください。また、それぞれのタスクにどれくらいエネルギーを割いていたか、推測で良いので教えてください。

2. 「私ってどんな人？」 口癖や性格傾向を分析

大量のテキストデータから、あなた自身も気づいていない「癖」や「人柄」を読み解いてもらいましょう。

プロンプト例:
@Gmail 私が過去3ヶ月に送信したメールの文体を分析してください。そこから読み取れる私の「口癖(よく使うフレーズ)」を3つ挙げてください。また、文章のトーンから推測される私の「性格的な特徴(慎重、楽観的、論理的など)」があれば教えてください。

解説:

「一応」 「なるほど」などの口癖や、「論理的だが少し堅い」といった性格傾向を知ることは、面白いだけでなく自己改善の第一歩になります。

応用編：分析結果から「自分専用ペルソナ」を作る

ここからが本記事の目玉です。

自分の口癖や文章のトーンを分析できたら、それを「ペルソナ定義(プロンプト)」として出力させましょう。これを持っておけば、今後AIに文章作成を依頼する際、驚くほど「あなたらしい」文章が一発で生成されるようになります。

手順： あなたの「分身」を作るプロンプト

以下のプロンプトをGeminiに入力してください。

プロンプト:

@Gmail 私が送信したメールの履歴を分析し、私が文章を書く際の「ペルソナ(人格・文体)定義」を作成してください。

今後、あなたが私の代わりに文章を書く際に、私の文体を再現できるようにするための指示書を作りたいです。以下の項目を含めて出力してください。

1. トーン&マナー: (例: 親しみやすい、堅実、論理的など)
2. よく使う語彙・口癖:(例:接続詞の使い方、結びの言葉など)
3. 文章構造の特徴: (例:結論先出し、箇条書きを多用するなど)
4. 性格設定: (メールから読み取れる私の性格)

活用方法： これぞ「時短の極み」

Geminiが出力した「ペルソナ定義」をメモ帳などに保存しておきます。そして、次回からメールの下書きなどを頼む際に、以下のように指示します。

【指示】

以下の「ペルソナ定義」になりきって、○○様へのお礼メールを作成してください。

【ペルソナ定義】

(先ほどGeminiが作ってくれた定義をここに貼り付け)

これを行うだけで、AI特有の「機械っぽい翻訳調」が消え、まるであなたが書いたかのような違和感のない下書きが完成します。修正の手間が激減し、本当の意味での「AIによる自動化」が実現します。ここまでできればNext Stepとして Gemの作成や Workspace Studioとの連携などして手放しでの業務が見え隠れしてきます。今回はここまでとします。